会议服务清单化管理制度

会议服务清单化管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，提高会议服务质量，规范会议管理工作，特制定本制度。会议服务清单化管理制度（以下简称“本制度”）适用于会议的组织、召开、管理及跟踪落实的全过程。以下内容为本制度总则部分，其余章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定及附则等内容。

一、目的与原则

1.目的：本制度旨在建立标准化、流程化的会议管理体系，确保会议的高效、有序进行，提升决策效能，促进组织内部沟通与协作。

2.原则：

（1）明确会议目的，提倡务实高效，禁止形式主义；

（2）尊重与会人员，保障发言权利，倡导民主决策；

（3）严格控制会议规模、时间和频率，减轻与会人员负担；

（4）注重会议纪要的撰写与跟踪落实，确保会议成果的转化。

二、适用范围

1.本制度适用于公司（或组织）内部各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等；

2.对于特殊会议（如：外部接待、大型活动等），可根据实际情况在本制度基础上进行调整，并报请相关部门审批。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、通知、组织、主持等工作；

2.会议纪要记录人：负责会议纪要的记录、整理、分发及跟踪落实；

3.与会人员：按时参加或请假，积极参与会议讨论，认真履行会议决策；

4.相关部门：负责会议室预定、设备维护、资料准备等会务工作。

四、制度执行与监督

1.各部门应严格按照本制度规定开展会议管理工作；

2.公司（或组织）应设立监督机构或指定专人负责对本制度的执行情况进行检查、评估和改进；

3.对于违反本制度规定，影响会议效率、效果的行为，应予以通报批评或纪律处分。

五、修订与废止

1.本制度根据公司（或组织）业务发展需要，可适时进行修订；

2.本制度的修订、废止，由公司（或组织）最高决策机构审批，并予以公告。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议的筹备、召开、进行及结束的整个流程。

一、会议筹备

1.会议主题与目的：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议的主题与目的，确保会议的召开具有针对性和必要性。

2.会议通知：会议组织者需提前向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员、预期目标等内容。

3.会议资料准备：会议组织者应提前准备好与会议主题相关的资料，并在会前分发给与会人员，以便于大家提前了解会议内容。

4.会议室预订与布置：根据会议规模、形式和需求，提前预订合适的会议室，并确保会议室内的设备、设施正常运行。同时，布置会议室，设置座位牌，确保与会人员有序入场。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员需签到，以便于统计参会人数和人员。

2.会议开幕：会议组织者宣布会议开始，介绍与会人员，明确会议主题、目的和议程。

3.会议议程：按照预定议程，逐项进行会议内容。会议组织者应确保会议内容紧凑、高效，避免跑题和无效讨论。

4.会议讨论：会议组织者引导与会人员进行充分、深入的讨论，鼓励大家发表意见和建议。

5.会议决策：针对会议议题，形成明确的决策结论。会议组织者应对决策过程进行记录，确保决策结果的准确无误。

三、会议进行

1.会议记录：会议纪要记录人应认真记录会议内容，特别是决策结果、工作安排和责任分配等关键信息。

2.会议时间控制：会议组织者应密切关注会议进度，确保会议按时完成各项议程。

3.会议氛围营造：会议组织者应保持会议氛围轻松、愉快，鼓励与会人员积极发言，充分交流。

四、会议结束

1.会议总结：会议组织者对会议成果进行简要总结，强调重要事项和下一步工作计划。

2.散会：会议组织者宣布散会，与会人员有序离开会议室。

3.会议纪要整理与分发：会议纪要记录人应在会后尽快整理会议纪要，经会议组织者审核后，分发给与会人员和相关人员。

4.会议跟踪落实：会议纪要记录人应跟踪会议决策的执行情况，确保会议成果得到有效落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行具有指导作用。本章将重点阐述会议纪要的整理、分发、跟踪落实等环节，确保会议决策得到有效执行。

一、会议纪要的整理

1.及时性：会议纪要记录人应在会议结束后尽快整理会议纪要，确保内容准确、完整。

2.内容要素：会议纪要应包括以下内容：

-会议时间、地点、参会人员；

-会议主题与议程；

-与会人员的发言摘要及主要观点；

-会议决策结果、工作安排及责任分配；

-会议总结及下一步工作计划。

3.格式规范：会议纪要应采用统一的格式，便于阅读与存档。

二、会议纪要的分发

1.范围：会议纪要应根据需要，分发给与会人员、相关部门及相关领导。

2.时间：会议纪要应在整理完毕后1-2个工作日内完成分发。

3.方式：可采用电子邮件、纸质文件等形式分发会议纪要。

三、会议纪要的跟踪落实

1.责任分配：会议纪要中明确的工作任务和责任分配，应落实具体责任人。

2.进度反馈：责任人需按照会议纪要要求，定期向会议纪要记录人反馈工作进度。

3.协调沟通：会议纪要记录人应主动与责任人沟通，了解工作进展，协调解决问题。

4.到期提醒：会议纪要记录人应在工作任务到期前，提醒责任人按时完成工作。

5.跟踪检查：会议组织者或指定专人定期对会议纪要中的工作任务进行跟踪检查，确保会议决策得到有效执行。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档：会议纪要整理完毕后，应按照规定进行归档，便于查阅和追溯。

2.管理：建立会议纪要管理制度，明确会议纪要的保存期限、查阅权限等。

第四章会议室管理规定

会议室是公司（或组织）召开会议的重要场所，为保障会议的顺利进行，提高会议室使用效率，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.预订流程：各部门需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，注明会议时间、地点、参会人数等信息。

2.预订原则：按照“先申请、先使用”的原则，合理安排会议室的使用。

3.审批权限：会议室管理部门负责审批会议室预订申请，并对预订情况进行统一管理。

二、会议室使用

1.使用规范：会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、乱丢杂物等不文明行为。

2.设备使用：与会人员应熟悉会议室设备的使用方法，如遇问题，及时联系会议室管理部门解决。

3.会议室布置：根据会议类型和需求，提前布置会议室，确保会议设施、设备正常运行。

三、会议室设备管理

1.设备维护：会议室管理部门应定期检查、维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.设备报修：如发现设备故障，应及时报修，并记录故障原因、维修情况等信息。

3.设备更新：根据实际需要，会议室管理部门可提出设备更新、更换方案，报请相关部门审批。

四、会议室环境卫生

1.卫生保洁：会议室管理部门负责会议室的日常保洁工作，确保会议室环境整洁、卫生。

2.定期消毒：针对会议室内的公共物品，如话筒、桌面等，应定期进行消毒处理。

五、会议室安全管理

1.消防安全：会议室管理部门应确保会议室消防安全设施齐全、有效，定期开展消防安全检查。

2.人员安全：会议期间，应确保会议室入口畅通，禁止无关人员进入，保障与会人员安全。

3.资料保密：会议结束后，应将涉密资料及时收回，防止泄露公司（或组织）内部信息。

六、会议室使用反馈

1.使用评价：会议室管理部门应收集与会人员对会议室使用情况的反馈意见，不断改进会议室管理工作。

2.问题整改：针对反馈意见，会议室管理部门应及时整改，提升会议室服务质量。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权