人力资源部会议管理制度

人力资源部会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

为保证公司人力资源部会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，特制定本制度。本制度遵循高效、务实、公开、保密的原则，旨在促进信息沟通，提高决策质量，确保人力资源管理工作顺利进行。

第二条适用范围

本制度适用于公司人力资源部所有层级、类型的会议，包括但不限于部门例会、项目协调会、专题讨论会等。

第三条会议性质分类

会议根据性质分为例行会议和临时会议。例行会议指定期召开的会议，如每周、每月的部门例会；临时会议指根据工作需要临时召集的会议。

第四条参与人员

会议的参与人员包括但不限于以下几类：

1.会议主持人：负责会议的组织、主持与总结。

2.与会人员：根据会议主题与职责范围，参与讨论、提供意见及决策。

3.记录人：负责会议记录、整理会议纪要及跟进事项。

第五条会议通知

会议通知应明确会议主题、时间、地点、预期目标、与会人员及准备工作。会议通知应提前发送给与会人员，以便做好充分的准备。

第六条会议纪律

1.与会人员应准时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静，不随意离场。

3.会议内容涉及商业秘密和敏感信息，与会人员需遵守保密原则，不得泄露。

第七条持续改进

本制度应根据公司发展和人力资源管理工作的需要，不断进行修订完善，以保证其适用性和有效性。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议主持人根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议议题、讨论重点、预计时间等。

3.确定与会人员：根据会议主题和议程，会议主持人确定与会人员，并通知相关人员做好参会准备。

4.发送会议通知：会议主持人负责发送会议通知，确保与会人员了解会议相关信息。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确认参会人员。

2.会议主持人开场：会议主持人简述会议主题、议程和预期目标，明确会议纪律。

3.各议题讨论：按照会议议程，依次对各个议题进行讨论。与会人员积极发言，提供意见及建议。

4.会议决策：针对议题讨论结果，会议主持人或相关人员做出决策。

5.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，并对下一步工作进行部署。

三、会议记录与整理

1.会议记录：记录人负责记录会议讨论过程、主要观点、决策事项等。

2.整理会议纪要：会议结束后，记录人根据会议记录整理会议纪要，包括会议主题、时间、地点、与会人员、讨论内容、决策事项等。

3.发送会议纪要：会议纪要整理完成后，发送给与会人员，以便大家了解会议内容并落实相关工作。

四、会议跟进与落实

1.事项分解：将会议决策事项分解为具体任务，明确责任人、完成时限等。

2.跟进与协调：会议主持人或指定专人负责跟进会议决策事项的落实情况，协调解决过程中出现的问题。

3.反馈与汇报：责任人定期向会议主持人反馈工作进展，会议主持人汇总后向相关部门或领导汇报。

五、会议评估与改进

1.会议效果评估：会议结束后，收集与会人员对会议效果的评价和建议。

2.改进措施：根据会议效果评估结果，制定相应的改进措施，提高会议质量。

3.修订会议管理制度：结合会议评估结果，对会议管理制度进行修订完善，确保其适应公司发展和人力资源管理工作的需要。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要的编制：记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的编制工作，确保纪要内容准确、完整、条理清晰。

2.会议纪要的审批：会议纪要完成后，需提交给会议主持人进行审批，确保纪要内容的准确性和决策事项的明确性。

3.发布会议纪要：经审批通过的会议纪要，应在48小时内通过公司内部通讯系统或邮件形式发送给所有与会人员及相关部门。

二、会议纪要的内容要求

1.明确会议主题和讨论重点，记录主要观点和决策结果。

2.列出会议中提出的待办事项，明确责任人和完成期限。

3.对会议中未解决的问题进行记录，并提出后续处理建议。

三、会议纪要的落实与监督

1.责任人根据会议纪要中的待办事项，制定详细的工作计划并开始执行。

2.会议主持人或指定专人负责定期检查待办事项的完成情况，确保会议决策得到有效落实。

3.对于完成进度滞后或遇到困难的事项，及时协调资源，提供支持，确保按期完成。

四、会议纪要的反馈机制

1.责任人在完成任务后，需向会议主持人提供书面或口头反馈。

2.会议主持人定期组织会议，对会议纪要中提出的各项决策和任务的执行情况进行回顾和总结。

3.对于执行不到位的情况，分析原因，制定整改措施，并监督执行。

五、会议纪要的归档与查询

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.建立会议纪要查询机制，方便员工在需要时能够快速查找相关会议纪要，了解会议决策内容。

3.对于涉及敏感信息和商业秘密的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理。

六、会议纪要的改进与优化

1.定期收集与会人员对会议纪要的意见和建议，不断优化纪要格式和内容。

2.根据会议纪要落实情况，评估会议管理流程的有效性，及时调整和改进，以提高工作效率和决策执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订原则：遵循先到先得的原则，各部门可根据会议需求提前预订会议室。

2.预订流程：通过公司内部预订系统或向行政部门提出申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

3.预订确认：行政部门在收到预订申请后，应及时进行审核确认，并在预订系统中更新会议室状态。

二、会议室配置与维护

1.会议室配置：根据会议类型和规模，配置相应的硬件设施，如投影仪、音响设备、白板等。

2.会议室环境：保持会议室整洁、安静，确保空调、照明等设施正常运行。

3.定期检查：行政部门定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.会议开始前，与会人员应提前进入会议室，做好会前准备。

2.会议期间，遵守会场纪律，保持手机静音或关机，不随意离场。

3.爱护会议室设施，使用完毕后，关闭设备电源，整理会场，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全与保密

1.会议室钥匙由行政部门统一管理，借用需登记并按时归还。

2.会议室内严禁吸烟、进食，严禁携带易燃、易爆物品。

3.会议内容涉及商业秘密和敏感信息时，与会人员需遵守保密原则，不得泄露。

五、会议室应急处理

1.如遇突发情况，如设备故障、网络中断等，应及时联系行政部门或IT部门进行抢修。

2.会议室使用过程中，如出现安全问题，立即启动应急预案，确保人员安全。

六、会议室使用反馈

1.会后，与会人员可就会议室设施、服务等方面提出意见和建议，以便行政部门进行改进。

2.行政部门定期收集会议室使用情况，对存在的问题进行整改，提高会