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文档简介
枣庄市会议管理制度细则第一章总则
一、会议宗旨
为确保枣庄市各级会议的有序进行,提高决策效率,加强各部门之间的沟通与合作,根据相关法律法规,结合本市实际情况,特制定本会议管理制度细则。
二、适用范围
本制度适用于枣庄市各级单位、部门召开的各种形式的会议,包括但不限于:工作会议、座谈会、研讨会、汇报会等。
三、会议原则
1.实事求是原则:会议讨论内容要真实、客观、全面,严禁弄虚作假、虚报浮夸。
2.效率优先原则:会议应注重效率,尽量缩短会议时间,减少参会人员负担。
3.民主集中制原则:充分发扬民主,尊重不同意见,集中正确意见,形成决策。
4.分类管理原则:根据会议性质、规模、内容等不同特点,实行分类管理。
四、会议组织与管理
1.会议的召开应由会议召集人提前向与会人员发出通知,明确会议时间、地点、议程等内容。
2.会议召集人负责组织会议,指定专人担任会议主持人,确保会议有序进行。
3.会议主持人应严格遵循会议议程,控制会议时间,确保会议内容全面、深入。
4.各级单位、部门应设立专门的会议管理机构,负责会议的筹备、组织、协调等工作。
五、会议纪律
1.与会人员应按时参加各类会议,不得无故缺席、迟到、早退。
2.会议期间,与会人员应保持会场秩序,关闭手机或调至静音状态,不得随意离场。
3.会议内容应严格保密,未经允许,不得泄露会议讨论情况。
4.与会人员应积极参与会议讨论,踊跃发言,尊重他人意见,维护良好的会议氛围。
六、本制度的解释权归枣庄市会议管理机构所有。如遇特殊情况,可根据实际情况予以调整。
后续章节内容待补充。
第二章会议流程
一、会议筹备
1.确定会议主题:根据工作需要,明确会议的主要议题和目标,确保会议内容具有针对性和实用性。
2.制定会议方案:包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等,并报请相关负责人审批。
3.发送会议通知:在会议召开前,通过书面形式通知与会人员,确保相关人员按时参加。
4.准备会议材料:收集与会议主题相关的资料、数据等,整理成会议材料,提前发送给与会人员。
二、会议召开
1.会议签到:会议开始前,由专人负责与会人员的签到工作,确保与会人员到齐。
2.会议主持人开场:会议主持人简要介绍会议主题、议程和目的,明确会议要求。
3.按议程进行讨论:会议主持人按照既定议程逐项组织讨论,确保会议内容全面、深入。
4.会议发言:与会人员围绕会议议题积极发言,提出意见和建议。
5.会议总结:会议主持人对会议讨论情况进行总结,形成决策或结论。
三、会议决策与表决
1.对于需要决策的事项,会议主持人应组织与会人员进行充分讨论。
2.讨论结束后,由会议主持人或指定人员提出决策方案。
3.与会人员进行表决,表决方式可以是口头表决、举手表决或投票表决。
4.表决结果由会议主持人当场公布,并根据表决结果形成会议决策。
四、会议记录与纪要
1.指定专人负责会议记录,详细记录会议讨论内容、决策结果等。
2.会议结束后,整理会议记录,形成会议纪要。
3.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。
4.会议纪要需经会议主持人审核后,及时发送给与会人员,以便落实会议决策。
五、会议后续工作
1.跟踪落实会议决策:各级单位、部门应按照会议纪要的要求,认真落实会议决策。
2.反馈会议决策执行情况:在规定时间内,向会议管理机构反馈会议决策的执行情况。
3.评估会议效果:会议结束后,对会议效果进行评估,总结经验教训,不断改进会议组织工作。
本章内容旨在规范会议流程,确保会议高效、有序进行,为枣庄市各级单位、部门提供参考。后续章节内容待补充。
第三章会议纪要的跟踪落实
一、会议纪要的编制与发布
1.会议纪要应准确反映会议内容,明确记录会议决策和任务分工。
2.会议纪要编制完成后,应由会议主持人或指定责任人进行审核,确保纪要内容的准确性和可执行性。
3.审核通过的会议纪要应尽快通过邮件、公告或书面形式发送给所有与会人员及相关执行部门。
4.对于涉及重大决策的会议纪要,必要时可进行正式的签署或盖章程序,以增强其权威性。
二、会议决策的分解与责任分配
1.根据会议纪要,将会议决策分解为具体的执行任务,明确每项任务的责任人、完成标准和时限。
2.对于复杂或跨部门的任务,应指定协调人或建立工作小组,以促进任务的有效执行。
3.责任分配应合理,确保每个责任人都有明确的职责范围和执行能力。
三、会议决策的执行与监督
1.各责任部门和个人应根据会议纪要的要求,立即着手执行任务。
2.建立会议决策执行情况的定期汇报制度,责任人应按时向会议管理机构汇报进度。
3.会议管理机构应加强对会议决策执行情况的监督,对执行不力的部门和个人进行督促和指导。
四、会议决策结果的反馈与评估
1.任务完成后,责任人应及时向会议管理机构反馈执行结果。
2.会议管理机构应对执行结果进行评估,判断是否达到了会议决策的目标。
3.对于未达标的任务,应分析原因,制定改进措施,并重新分配责任,确保问题得到解决。
五、会议纪要的归档与查阅
1.会议纪要应按照规定进行归档,便于日后查询和审计。
2.建立会议纪要查阅制度,确保会议纪要的透明性和可追溯性。
3.对于涉及敏感信息的会议纪要,应严格按照保密规定进行管理和使用。
本章内容着重强调会议纪要的跟踪落实,旨在确保会议决策得到有效执行,提高枣庄市各级单位、部门的工作效率和执行力。后续章节内容待补充。
第四章会议室管理规定
一、会议室预订与使用
1.会议室预订:各级单位、部门应提前向会议室管理部门提交会议室预订申请,明确会议时间、参会人数、所需设备等。
2.会议室安排:会议室管理部门根据预订申请,合理安排会议室,确保会议需求得到满足。
3.会议室使用:会议召开期间,与会人员应爱护会议室设施,遵守会议室管理规定。
二、会议室设施与设备管理
1.设施配置:会议室应配备必要的设施,如投影仪、音响设备、白板等,以满足不同会议需求。
2.设备维护:定期对会议室设备进行检查、维护,确保设备正常运行。
3.设备使用:使用会议室设备时,应遵循操作规程,防止不当操作导致的损坏。
三、会议室环境卫生与安全管理
1.环境卫生:保持会议室整洁,定期进行卫生清洁,营造良好的会议环境。
2.安全管理:会议室管理部门应加强安全管理,确保会议期间的人员安全。
-疏散通道畅通,明确疏散指示;
-定期检查消防设施,确保消防设备正常;
-会议期间,严禁携带易燃、易爆等危险物品进入会议室。
四、会议室使用规范
1.会议室内禁止吸烟、进食,保持室内卫生。
2.会议期间,请勿大声喧哗,保持会场秩序。
3.会议室使用完毕后,责任人应确保关闭所有设备电源,锁好门窗,确保会议室安全。
五、会议室管理责任与监督
1.会议室管理部门应建立健全的管理制度,明确管理责任。
2.对违反会议室管理规定的行为,应及时进行制止和纠正,必要时进行通报批评。
3.定期对会议室管理情况进行检查,对存在的问题及时整改,提高会议室使用效率。
本章内容旨在规范枣庄市各级单位、部门的会议室管理工作,为会议的顺利召开提供良好的场所保障。后续章节内容待补充。
第五章附则
一、本制度的解释权归枣庄市会议
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