枣庄市会议管理制度细则

枣庄市会议管理制度细则第一章总则

一、会议宗旨

为确保枣庄市各级会议的有序进行，提高决策效率，加强各部门之间的沟通与合作，根据相关法律法规，结合本市实际情况，特制定本会议管理制度细则。

二、适用范围

本制度适用于枣庄市各级单位、部门召开的各种形式的会议，包括但不限于：工作会议、座谈会、研讨会、汇报会等。

三、会议原则

1.实事求是原则：会议讨论内容要真实、客观、全面，严禁弄虚作假、虚报浮夸。

2.效率优先原则：会议应注重效率，尽量缩短会议时间，减少参会人员负担。

3.民主集中制原则：充分发扬民主，尊重不同意见，集中正确意见，形成决策。

4.分类管理原则：根据会议性质、规模、内容等不同特点，实行分类管理。

四、会议组织与管理

1.会议的召开应由会议召集人提前向与会人员发出通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议召集人负责组织会议，指定专人担任会议主持人，确保会议有序进行。

3.会议主持人应严格遵循会议议程，控制会议时间，确保会议内容全面、深入。

4.各级单位、部门应设立专门的会议管理机构，负责会议的筹备、组织、协调等工作。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加各类会议，不得无故缺席、迟到、早退。

2.会议期间，与会人员应保持会场秩序，关闭手机或调至静音状态，不得随意离场。

3.会议内容应严格保密，未经允许，不得泄露会议讨论情况。

4.与会人员应积极参与会议讨论，踊跃发言，尊重他人意见，维护良好的会议氛围。

六、本制度的解释权归枣庄市会议管理机构所有。如遇特殊情况，可根据实际情况予以调整。

后续章节内容待补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主要议题和目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等，并报请相关负责人审批。

3.发送会议通知：在会议召开前，通过书面形式通知与会人员，确保相关人员按时参加。

4.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料、数据等，整理成会议材料，提前发送给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责与会人员的签到工作，确保与会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和目的，明确会议要求。

3.按议程进行讨论：会议主持人按照既定议程逐项组织讨论，确保会议内容全面、深入。

4.会议发言：与会人员围绕会议议题积极发言，提出意见和建议。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，形成决策或结论。

三、会议决策与表决

1.对于需要决策的事项，会议主持人应组织与会人员进行充分讨论。

2.讨论结束后，由会议主持人或指定人员提出决策方案。

3.与会人员进行表决，表决方式可以是口头表决、举手表决或投票表决。

4.表决结果由会议主持人当场公布，并根据表决结果形成会议决策。

四、会议记录与纪要

1.指定专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策结果等。

2.会议结束后，整理会议记录，形成会议纪要。

3.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

4.会议纪要需经会议主持人审核后，及时发送给与会人员，以便落实会议决策。

五、会议后续工作

1.跟踪落实会议决策：各级单位、部门应按照会议纪要的要求，认真落实会议决策。

2.反馈会议决策执行情况：在规定时间内，向会议管理机构反馈会议决策的执行情况。

3.评估会议效果：会议结束后，对会议效果进行评估，总结经验教训，不断改进会议组织工作。

本章内容旨在规范会议流程，确保会议高效、有序进行，为枣庄市各级单位、部门提供参考。后续章节内容待补充。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议决策和任务分工。

2.会议纪要编制完成后，应由会议主持人或指定责任人进行审核，确保纪要内容的准确性和可执行性。

3.审核通过的会议纪要应尽快通过邮件、公告或书面形式发送给所有与会人员及相关执行部门。

4.对于涉及重大决策的会议纪要，必要时可进行正式的签署或盖章程序，以增强其权威性。

二、会议决策的分解与责任分配

1.根据会议纪要，将会议决策分解为具体的执行任务，明确每项任务的责任人、完成标准和时限。

2.对于复杂或跨部门的任务，应指定协调人或建立工作小组，以促进任务的有效执行。

3.责任分配应合理，确保每个责任人都有明确的职责范围和执行能力。

三、会议决策的执行与监督

1.各责任部门和个人应根据会议纪要的要求，立即着手执行任务。

2.建立会议决策执行情况的定期汇报制度，责任人应按时向会议管理机构汇报进度。

3.会议管理机构应加强对会议决策执行情况的监督，对执行不力的部门和个人进行督促和指导。

四、会议决策结果的反馈与评估

1.任务完成后，责任人应及时向会议管理机构反馈执行结果。

2.会议管理机构应对执行结果进行评估，判断是否达到了会议决策的目标。

3.对于未达标的任务，应分析原因，制定改进措施，并重新分配责任，确保问题得到解决。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行归档，便于日后查询和审计。

2.建立会议纪要查阅制度，确保会议纪要的透明性和可追溯性。

3.对于涉及敏感信息的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理和使用。

本章内容着重强调会议纪要的跟踪落实，旨在确保会议决策得到有效执行，提高枣庄市各级单位、部门的工作效率和执行力。后续章节内容待补充。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：各级单位、部门应提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室安排：会议室管理部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.会议室使用：会议召开期间，与会人员应爱护会议室设施，遵守会议室管理规定。

二、会议室设施与设备管理

1.设施配置：会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响设备、白板等，以满足不同会议需求。

2.设备维护：定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备正常运行。

3.设备使用：使用会议室设备时，应遵循操作规程，防止不当操作导致的损坏。

三、会议室环境卫生与安全管理

1.环境卫生：保持会议室整洁，定期进行卫生清洁，营造良好的会议环境。

2.安全管理：会议室管理部门应加强安全管理，确保会议期间的人员安全。

-疏散通道畅通，明确疏散指示；

-定期检查消防设施，确保消防设备正常；

-会议期间，严禁携带易燃、易爆等危险物品进入会议室。

四、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内卫生。

2.会议期间，请勿大声喧哗，保持会场秩序。

3.会议室使用完毕后，责任人应确保关闭所有设备电源，锁好门窗，确保会议室安全。

五、会议室管理责任与监督

1.会议室管理部门应建立健全的管理制度，明确管理责任。

2.对违反会议室管理规定的行为，应及时进行制止和纠正，必要时进行通报批评。

3.定期对会议室管理情况进行检查，对存在的问题及时整改，提高会议室使用效率。

本章内容旨在规范枣庄市各级单位、部门的会议室管理工作，为会议的顺利召开提供良好的场所保障。后续章节内容待补充。

第五章附则

一、本制度的解释权归枣庄市会议