部队会议室管理制度

部队会议室管理制度第一章总则

为确保部队会议室使用高效、规范，提高会议质量，加强会议的组织与管理，特制定以下部队会议室管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范部队会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高会议效率，确保会议决策的及时、准确传达与执行。

2.会议管理应遵循公开、公平、高效、节俭的原则，严格执行会议计划，杜绝无效、重复、冗长的会议。

二、适用范围

1.本制度适用于部队内部所有会议室的使用与管理。

2.本制度适用于部队各级单位召开的各类会议，包括但不限于党委会议、行政会议、业务会议、专题会议等。

三、责任主体

1.部队各级单位应明确会议管理的责任主体，设立会议管理员，负责会议室的日常管理和会议的组织协调工作。

2.会议管理员应具备较强的组织协调能力和责任心，熟悉会议室的各项设施设备和操作方法。

四、会议分类

1.按照会议性质和内容，将会议分为党委会议、行政会议、业务会议、专题会议等类别。

2.各级单位应按照会议类别，制定相应的会议计划，明确会议时间、地点、议程、参会人员等。

五、制度执行与监督

1.各级单位应严格执行本制度，确保会议的顺利进行。

2.部队应设立会议监督机构，对会议的组织、管理、效果等方面进行监督、评价和反馈，促进会议质量的持续提升。

六、制度修订

1.本制度根据部队实际情况制定，如有需要，可适时进行修订。

2.修订后的制度应广泛征求各级单位意见，经审批通过后予以公布实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议计划：各级单位应根据工作需要，提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等，并报上级审批。

2.会议通知：会议计划审批通过后，会议管理员应及时发布会议通知，确保参会人员提前了解会议相关信息。

3.会议资料：会议组织者应提前准备会议所需资料，包括会议议程、相关文件、报告等，并在会前送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，会议管理员负责组织参会人员进行签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人：会议主持人应严格按照会议议程组织会议，确保会议内容完整、有序进行。

3.会议发言：会议主持人应根据议程安排，组织相关人员发言，发言内容应紧扣会议主题，简洁明了。

4.会议讨论：会议主持人引导参会人员进行充分讨论，确保各种观点充分表达，为决策提供参考。

5.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行表决或决策，形成会议纪要。

三、会议记录

1.会议记录人员：会议组织者应指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.会议记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议程、讨论要点、决策结果等。

3.会议记录整理：会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议结束

1.会议总结：会议主持人对会议进行简要总结，强调会议决策事项和下一步工作要求。

2.会议解散：会议主持人宣布会议结束，参会人员有序离场。

3.会议资料归档：会议管理员负责将会议纪要、签到表等资料进行归档，以备查阅。

五、会议后续工作

1.会议纪要分发：会议纪要应尽快整理完毕，分发给参会人员和相关单位，以便落实会议决策。

2.会议决策落实：各级单位应按照会议纪要，明确责任人和完成时限，确保会议决策得到有效执行。

3.会议效果评估：会议组织者应对会议效果进行评估，收集反馈意见，为今后会议的改进提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应由会议主持人或指定负责人进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.审核通过的会议纪要应尽快发布，并明确要求各相关单位和责任人按照纪要内容执行。

3.会议纪要发布前，应确保所有参会人员对纪要内容有充分的了解和认可。

二、责任分解与任务分配

1.根据会议纪要，将决策事项分解为具体的任务，明确每项任务的责任人、协助人及完成时限。

2.任务分配应结合责任人能力和资源情况，确保每项任务都能得到有效执行。

3.对于涉及多个部门或单位的任务，应明确牵头部门和配合部门，确保协同工作。

三、进度监控与协调

1.设立专门的会议纪要跟踪机制，对会议决策事项的执行情况进行定期监控。

2.责任人应定期汇报任务进展情况，对于存在的问题和困难，及时向上级或相关部门反映。

3.会议组织者或指定协调人应负责解决执行过程中的问题，确保会议决策顺利推进。

四、评估与反馈

1.对会议决策的执行结果进行评估，包括任务完成情况、目标达成程度等。

2.收集相关单位和人员的反馈意见，分析存在的问题和不足，为改进会议管理和决策执行提供依据。

3.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，形成报告，供各级领导和相关部门参考。

五、奖惩机制

1.对于按期完成会议决策任务的单位和个人，给予表彰和奖励，激励全体人员积极参与会议决策的执行。

2.对于未按期完成任务或执行不力的单位和个人，视情节给予相应的处罚，并要求整改。

3.建立完善的奖惩制度，形成正向激励机制，提高会议决策的执行效率和质量。

六、持续改进

1.根据会议纪要跟踪落实的实际情况，不断优化会议管理制度，提高会议决策的科学性和实用性。

2.加强对会议纪要执行情况的监督检查，确保会议决策得到有效实施。

3.深入分析会议管理中的不足，积极采纳各方建议，持续改进会议管理工作。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用单位需提前向会议管理员预订会议室，并提供会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.会议管理员根据预订信息，合理安排会议室，确保会议的顺利进行。

3.预订会议室的单位应遵守预定时间，如需取消或变更，应提前通知会议管理员。

二、会议室布置

1.会议室布置应简洁、大方，符合会议主题和氛围。

2.会议管理员负责检查会议室设施设备，确保设备正常运行，如投影仪、音响、话筒等。

3.根据会议需求，合理摆放桌椅，设置签到台、发言台等。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持手机静音，不随意离场。

2.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生整洁。

3.使用会议室的单位应爱护会议室设施设备，如有损坏，需照价赔偿。

四、会议室安全与保密

1.会议管理员应确保会议室的安全，加强防火、防盗措施，定期检查消防设施。

2.会议涉及敏感内容时，应采取保密措施，严格控制参会人员，禁止携带无关人员进入会议室。

3.会议结束后，责任人应确保会议室内无遗漏的保密文件和资料。

五、会议室维护与更新

1.定期对会议室设施设备进行保养和维护，确保设备性能良好。

2.根据会议需求和发展趋势，适时更新会议室设施设备，提升会议室品质。

3.鼓励采用节能环保的会议室设备和用品，降低能源消耗。

六、会议室开放时间

1.会议室应根据部队工作需要，合理设置开放时间，确保会议需求得到满足。

2.特殊情况下，会议管理员可根据实际需求调整会议室开放时间，并及时通知相关单位。

七、会议室资源调配

1.会议管理员应合理调配会议室资源，优先保障重要会议和紧急会议的需求。

2.鼓励各单位共享会议室资源，提高会议室利用率，避免资源浪费。

第五章