定金款管理制度

定金款管理制度一、总则（一）目的为加强公司定金款的管理，规范定金款的收取、使用、退还等行为，保障公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及定金款相关业务的活动。（三）基本原则1.合法性原则：定金款的管理必须符合国家法律法规的规定。2.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行定金款的操作。3.安全性原则：确保定金款的安全，防止出现丢失、挪用等情况。4.准确性原则：对定金款的记录和核算要准确无误。二、定金款的定义及相关规定（一）定义定金是指合同当事人为了确保合同的履行，依据法律规定或者当事人双方的约定，由当事人一方在合同订立时，或订立后、履行前，按合同标的额的一定比例，预先给付对方当事人的金钱或其他代替物。（二）定金的法律规定1.《中华人民共和国民法典》第五百八十六条规定：当事人可以约定一方向对方给付定金作为债权的担保。定金合同自实际交付定金时成立。定金的数额由当事人约定；但是，不得超过主合同标的额的百分之二十，超过部分不产生定金的效力。实际交付的定金数额多于或者少于约定数额的，视为变更约定的定金数额。2.第五百八十七条规定：债务人履行债务的，定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定，致使不能实现合同目的的，无权请求返还定金；收受定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定，致使不能实现合同目的的，应当双倍返还定金。三、定金款的收取（一）收取依据1.公司与客户签订的合同中有关于定金条款的约定。2.双方达成的口头协议，并已实际收取定金，后续应及时补签相关书面协议明确定金事宜。（二）收取流程1.业务部门在与客户洽谈业务达成合作意向后，如需收取定金，应填写《定金收取申请表》，详细说明收取定金的合同名称、合同编号、客户名称、定金金额、收取原因等信息。2.《定金收取申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对申请表进行审核，重点审核定金金额是否符合合同约定、客户信息是否准确等。审核通过后，开具收款收据，并在收据上注明"定金"字样。4.财务部门将收款收据的客户联交予业务部门，由业务部门转交给客户；记账联留存作为记账凭证；存根联留存财务部门存档。5.业务部门应及时将收取定金的情况告知客户，并提醒客户妥善保管收款收据。（三）收取注意事项1.业务人员应严格按照合同约定的定金比例收取定金，不得擅自提高或降低定金比例。2.收取定金时，应向客户明确说明定金的性质、用途以及退还条件等相关事项。3.如因特殊情况需要变更定金条款，必须经双方协商一致，并签订书面补充协议。4.严禁以任何形式截留、挪用定金款。四、定金款的使用（一）使用范围1.与定金相关合同的履行过程中产生的直接费用，如原材料采购、生产加工、运输费用等。2.为履行合同而进行的必要准备工作所产生的费用，如设备租赁、场地租赁等。3.经公司管理层批准的与定金业务相关的其他合理费用。（二）使用流程1.业务部门因合同履行需要使用定金款时，应填写《定金款使用申请表》，详细说明款项用途、金额、支付对象等信息，并附上相关合同、发票、收据等证明材料。2.《定金款使用申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对申请表及相关证明材料进行审核，审核内容包括费用的合理性、与合同的关联性、支付对象的合法性等。审核通过后，按照公司资金支付流程进行付款操作。4.财务部门在付款后，应及时进行账务处理，记录定金款的使用情况。（三）使用监督1.财务部门应定期对定金款的使用情况进行检查，确保款项使用符合规定用途。2.公司审计部门有权对定金款的使用情况进行审计监督，如发现违规使用情况，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。五、定金款的退还（一）退还条件1.因公司原因导致合同无法履行，按照合同约定应退还客户定金的。2.因客户原因导致合同无法履行，且公司无过错，按照合同约定应退还客户定金的。3.合同履行完毕，定金按照约定抵作价款或收回的剩余部分需要退还客户的。（二）退还流程1.业务部门根据定金退还的原因，填写《定金退还申请表》，详细说明合同名称、合同编号、客户名称、定金金额、退还原因等信息。2.《定金退还申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对申请表进行审核，核实定金款的收取及使用情况，确认符合退还条件后，办理退款手续。4.财务部门通过银行转账等方式将定金款退还至客户指定账户，并取得客户的收款确认。5.财务部门在退款后，应及时进行账务处理，冲减相应的定金款记录。（三）退还注意事项1.如因客户原因导致合同无法履行且需退还定金，业务部门应及时与客户沟通，明确告知客户公司的退款政策和流程。2.退还定金时，应确保退款金额准确无误，避免出现多退或少退的情况。3.如客户对定金退还金额有异议，业务部门应及时与客户协商解决，协商不成的，可通过法律途径解决。六、定金款的账务处理（一）核算原则1.定金款应按照收付实现制原则进行核算，即实际收到定金时确认收入，实际退还定金时冲减收入。2.定金款的收支应与相关合同相对应，进行明细核算。（二）账务处理流程1.财务部门在收到定金款时，借记"银行存款"等科目，贷记"预收账款定金"科目。2.当定金款用于合同履行相关支出时，借记"预收账款定金"科目，贷记"银行存款"等科目；同时，按照支出的性质，借记相关成本费用科目，贷记"库存现金"、"原材料"、"应付账款"等科目。3.合同履行完毕，定金抵作价款或收回剩余部分时，借记"预收账款定金"科目，贷记"主营业务收入"、"银行存款"等科目（根据实际情况确定贷方科目）。4.当需要退还定金时，借记"预收账款定金"科目，贷记"银行存款"科目。（三）账务核对与清查1.财务部门应定期（每月末）对定金款的账务进行核对，确保账目清晰、准确。核对内容包括"预收账款定金"科目余额与实际收取的定金款金额是否一致，定金款的收支记录与相关合同及业务凭证是否相符等。2.每年年末，公司应对定金款进行全面清查，盘点银行存款中与定金相关的款项、核对"预收账款定金"科目余额及明细记录等。清查过程中如发现问题，应及时查明原因并进行调整处理。七、定金款的风险管理（一）风险识别1.客户违约风险：客户可能因各种原因不履行合同，导致公司无法收回定金或遭受其他损失。2.法律风险：定金款的收取、使用、退还等环节如不符合法律法规规定，可能引发法律纠纷。3.操作风险：在定金款的收取、使用、退还等流程中，可能因人为疏忽、流程不规范等原因导致错误或违规行为。4.资金安全风险：定金款可能存在被挪用、丢失等风险，影响公司资金的正常运作。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和可能造成的影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，对于高风险事项要重点关注并制定相应的风险应对措施。（三）风险应对措施1.客户违约风险应对：在签订合同前，对客户进行充分的信用调查和评估；在合同中明确违约责任条款，加大客户违约成本；密切关注客户履行合同情况，及时发现潜在风险并采取措施。2.法律风险应对：加强对法律法规的学习和培训，确保定金款管理工作符合法律规定；在涉及定金款业务时，及时咨询法律顾问意见；妥善保存相关合同、协议、票据等资料，以备发生纠纷时作为证据。3.操作风险应对：完善定金款管理流程，明确各环节的操作规范和责任；加强对业务人员和财务人员的培训，提高其业务水平和风险意识；建立内部监督机制，定期对定金款管理工作进行检查和审计。4.资金安全风险应对：加强对公司资金账户的管理，设置安全的密码和权限；定期对资金进行盘点和核对；采取安全的收款和付款方式，如银行转账等，确保资金流转安全。八、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对定金款的收取、使用、退还等情况进行自查，确保账务处理准确无误，资金使用合规合理。2.审计部门应不定期对定金款管理情况进行审计监督，检查是否存在违规行为，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受税务机关、工商行政管理部门等相关政府部门的监督检查，积极配合提供有关定金款管理的资料和信息。2.如涉及与客户的纠纷或法律诉讼，应接受司法机关的监督和审查，按照要求提供相关证据和资料。九、责任追究（一）责任界定1.因业务人员故意或重大过失导致定金款管理出现问题，如未按合同约定收取或退还定金、截留挪用定金款等，由业务人员承担主要责任。2.因财务人员操作失误或未严格履行审核职责导致定金款管理出现错误或违规行为，由财务人员承担相应责任。3.因部门负责人对本部门定金款管理工作监督不力，导致出现问题的，由部门负责人承担领导责任。（二）追究方式1.对于责任人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。2.如因责任人员的行为给公司造成经济损失的，责任人员应承担相应的赔偿责任。3.对于违反法律法规的行为，公司将依法追究责任人员的法律责任。十、