会议及会议接待管理制度

会议及会议接待管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保会议及会议接待工作的有序进行，提高会议效率，明确会议职责，制定本管理制度。会议及会议接待应遵循高效、务实、节俭的原则，严格执行会议议程，确保会议质量。

二、适用范围

本管理制度适用于公司内部各类会议及会议接待活动，包括但不限于董事会、经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

三、会议分类

1.高层会议：指公司董事会、经理办公会等决策性会议；

2.部门会议：指各部门内部召开的例会、专题研讨会等；

3.公司级会议：指涉及公司全局性、跨部门协调的会议；

4.接待会议：指接待外部来访客人或合作伙伴的会议。

四、会议组织与管理

1.各级会议应由相应管理部门或负责人组织，明确会议主题、议程、参会人员等；

2.会议组织者应提前通知参会人员，确保参会人员按时参加；

3.会议组织者负责会议现场的管理，确保会议有序进行；

4.会议组织者应负责会议纪要的编写及跟进落实。

五、参会人员职责

1.参会人员应按时参加各类会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假；

2.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，发表建设性意见；

3.参会人员应严格保密会议内容，未经允许不得泄露给无关人员；

4.参会人员应认真履行会议决议，确保会议效果。

六、会议记录与资料管理

1.会议记录应真实、完整、准确，反映会议内容、讨论情况及决策结果；

2.会议记录应由专人负责整理、归档，保存期限不少于一年；

3.会议资料应分类整理，便于查阅和追溯。

七、本管理制度的解释权归公司行政管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。各部门应严格遵守本管理制度，共同维护会议及会议接待工作的正常开展。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司发展需要或各部门工作安排，明确会议主题，确保会议目标清晰；

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，制定会议议程，明确会议讨论的重点、顺序及时间安排；

3.确定参会人员：根据会议主题及议程，确定参会人员范围，包括主持人、主讲人、参会部门及人员等；

4.通知参会人员：会议组织者应提前通知参会人员，告知会议时间、地点、议程等信息，确保参会人员做好准备；

5.准备会议材料：会议组织者应根据会议议程，准备相关会议材料，提前分发给参会人员，以便于会前预习；

6.会议场地及设备准备：会议组织者应提前预定会议室，检查会议设备，确保会议场地及设备满足会议需求。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐；

2.会议主持人宣布会议开始，介绍参会人员，明确会议主题和议程；

3.按照会议议程，由主讲人或相关部门负责人进行主题发言，阐述问题、分析原因、提出方案等；

4.参会人员针对发言内容展开讨论，提出意见和建议；

5.会议主持人对讨论进行总结，形成决策或共识；

6.如有必要，会议主持人可邀请相关部门或人员在会上进行汇报或解答疑问；

7.会议结束时，主持人对会议成果进行总结，明确责任人和完成时间。

三、会议纪要

1.会议记录：会议过程中，由专人负责记录会议内容、讨论情况、决策结果等；

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，将会议内容、决策等清晰、完整地呈现出来；

3.会议纪要分发：会议纪要整理完成后，应尽快发送给参会人员，以便于了解会议成果和执行决策；

4.会议纪要归档：会议纪要应按照规定保存期限进行归档，以备查阅。

四、会议反馈与改进

1.参会人员应对会议效果、组织、流程等方面进行评价，提出改进意见；

2.会议组织者应认真听取反馈，针对存在的问题进行改进，不断提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议决策的明确与分解

1.会议纪要中应明确列出会议的决策事项，包括具体的任务、目标、责任人和完成时间；

2.对于复杂的决策事项，应进行任务分解，明确各子任务的责任人和完成时间，确保决策的顺利执行；

3.会议组织者应确保会议纪要中的决策内容清晰、具体、可操作。

二、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，应由会议主持人或相关负责人进行审批，确保纪要内容的准确性；

2.审批通过的会议纪要应及时发布，通过公司内部通信系统、邮件或公告等形式通知到所有参会人员和相关执行人员；

3.发布会议纪要时应强调其重要性和执行要求，确保相关人员及时阅读并理解纪要内容。

三、会议决策的跟踪与执行

1.责任人应按照会议纪要中的要求，制定具体的执行计划，并开始执行；

2.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪，了解进度，协助解决执行过程中出现的问题；

3.对于执行中遇到的困难和问题，应及时反馈给会议组织者和相关人员，寻求解决方案，确保决策事项能够按计划推进。

四、会议决策结果的评估与反馈

1.会议决策执行完成后，责任人应提交执行结果报告，包括完成情况、遇到的问题及解决方案等；

2.会议组织者应对执行结果进行评估，验证决策效果，总结经验教训；

3.对于未能按期完成的决策事项，应分析原因，制定整改措施，并重新安排完成时间；

4.会议组织者应将评估结果和整改措施反馈给相关人员和领导，以便于监督和管理。

五、会议纪要的持续改进

1.通过对会议决策执行情况的跟踪评估，发现会议管理中存在的问题和不足；

2.结合参会人员的反馈，对会议流程、会议纪要格式、跟踪落实机制等进行持续改进；

3.定期回顾会议纪要的执行情况，优化决策执行流程，提高会议管理效率和决策实施效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政管理部门或指定人员提交会议室预订申请；

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等信息，以便于行政管理部门合理分配会议室资源；

3.行政管理部门收到预订申请后，应及时回复确认，如有冲突，应协调解决或提供替代方案。

二、会议室配置与维护

1.会议室应根据不同会议类型和规模进行合理配置，包括桌椅、投影仪、音响设备、白板等；

2.行政管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备；

3.会议室应保持整洁、安静，提供舒适的会议环境。

三、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，不在室内吸烟、饮食，不随意移动设备；

2.会议期间，应保持手机静音或振动，如有紧急事项，需离开会议室时应尽量减少干扰；

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，清理个人垃圾，保持会议室整洁。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好；

2.会议组织者应对参会人员进行安全须知告知，特别是对于使用多媒体设备等可能存在的安全隐患；

3.行政管理部门应定期进行安全检查，确保会议室安全设施合规，消除安全隐患。

五、会议室服务与支持

1.行政管理部门应为会议提供必要的服务支持，如茶水、投影仪操作、会议记录等；

2.会议组织者如需额外服务或特殊设备，应提前向行政管理部门提出需求，以便于做好相应准备；

3.行政管理部门应建立会议室使用反馈机制，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议室管理和服务。

六、会议室使用记录

1.行政管理部门应记录会议室的使用情况，包括会议主题、使用时间、参会人数等；

2.定期分析会议室使用数据，合理调整会议室资源配置，提高使用效率；

3.会议室使用记录应作为内部管理资料归档保存，便于查询和追溯。

第五章附则

一、本