会议服务改进管理制度

会议服务改进管理制度第一章总则

第一条目的与意义

为提高会议效率，确保会议内容的贯彻落实，规范会议服务流程，特制定《会议服务改进管理制度》。本制度旨在通过明确会议组织、召开、记录及跟踪等各环节的管理规范，促进公司决策的透明度和执行力，提升组织效能。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有层级会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。各类临时性或专题性会议亦应参照本制度执行。

第三条基本原则

会议服务应遵循以下原则：

1.高效原则：会议应围绕议题高效展开，减少无效讨论，确保时间利用最大化。

2.透明原则：会议内容、流程及决策结果应对相关人员公开透明。

3.责任原则：会议决议事项应明确责任主体和完成时限，确保执行到位。

4.精简原则：严格控制会议规模和频次，减少不必要会议。

第四条会议分类

根据会议性质和目的，会议可分为以下几类：

1.定期会议：按照预定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

3.临时会议：因紧急事务或突发情况需要临时召集的会议。

4.外部会议：与公司外部单位或个人举行的会议。

第五条会议服务职责

会议服务部门或指定人员应承担以下职责：

1.会前准备：负责会议通知、会场布置、会议资料准备等工作。

2.会中服务：确保会议顺利进行，包括会议记录、设备调试、时间提醒等。

3.会后跟踪：整理会议纪要，督促会议决议的执行，并及时反馈执行情况。

第六条制度修订

本制度将根据公司发展需要和实际执行情况进行定期评估和修订。修订后的制度应及时公布，并确保相关人员知晓。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议发起人应根据会议目的，明确会议主要议题，并在会前进行充分准备。

2.发起会议：会议发起人需提前向会议服务部门或指定人员提交会议申请，包括会议主题、时间、地点、参会人员等信息。

3.会议通知：会议服务部门在接到会议申请后，应及时向参会人员发出会议通知，确保相关人员提前了解会议内容，做好参会准备。

二、会前准备

1.会议资料：会议组织者应准备与会议议题相关的资料，并在会前分发给参会人员。

2.会场布置：根据会议规模和需求，会议服务部门负责会场的布置，包括座位安排、设备检查等。

3.会议议程：会议组织者应制定会议议程，明确会议主题、时间安排、讨论事项等，并在会前通知参会人员。

三、会议进行

1.会议签到：会议开始前，会议服务人员负责参会人员的签到工作，确保会议记录的准确性。

2.会议主持：会议主持人应按照会议议程主持会议，确保会议有序进行。

3.讨论与决策：会议过程中，参会人员针对议题展开讨论，形成决策。

4.会议记录：会议服务人员负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

四、会议总结

1.会议总结：会议主持人应在会议尾声对会议内容进行总结，强调会议决策和下一步工作安排。

2.会议纪要：会议结束后，会议服务人员应在24小时内整理出会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员。

五、会议反馈

1.参会人员对会议内容、流程等方面如有意见和建议，可向会议服务部门或指定人员反馈。

2.会议服务部门应收集、整理会议反馈，对会议流程进行持续优化。

六、会议资料的归档

1.会议结束后，会议服务部门应将会议资料、纪要等进行归档，以便日后查询。

2.对于涉及公司机密的会议资料，应严格按照公司保密规定进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确记录会议的讨论内容、决策结果、责任分配及执行期限等关键信息。

2.会议纪要由会议服务部门或指定人员在会议结束后24小时内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人应在收到会议纪要后48小时内完成审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

4.审核通过的会议纪要应尽快通过电子邮件或公司内部通讯系统发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决议的执行与跟踪

1.会议决议事项应明确执行主体和完成时限，确保每项决议都有明确的负责人。

2.负责人应在会议纪要发布后立即启动执行工作，并根据决议内容制定详细的执行计划。

3.会议服务部门应建立跟踪机制，定期检查决议执行情况，并在遇到问题时及时协调解决。

4.对于重大决议或长期项目，应设立里程碑节点，进行阶段性评估和汇报。

三、执行情况的反馈与报告

1.负责人应定期向会议服务部门或指定人员报告决议执行进度，包括已完成的任务、正在进行中的工作及遇到的困难和挑战。

2.会议服务部门应整理执行情况报告，并在下一次会议中向管理层汇报，以便及时调整决策和资源分配。

3.对于未能按期完成的决议，负责人需说明原因，并提出相应的解决措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要及其执行情况的记录应作为公司知识管理的一部分，进行长期归档。

2.归档的会议纪要应便于查询和追溯，以支持公司决策的连续性和透明性。

3.会议服务部门应定期对会议纪要的归档情况进行检查，确保资料的完整性和安全性。

五、持续改进

1.会议服务部门应根据会议纪要执行过程中发现的问题，对会议管理制度进行持续改进。

2.定期收集和分析会议纪要执行情况的数据，为优化会议流程和提高决策执行效率提供依据。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议服务部门统一管理。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便会议服务部门合理分配会议室资源。

3.预订者应提前至少一个工作日提交会议室预订申请，紧急会议需说明原因，并尽可能提前通知。

4.会议服务部门有权根据实际情况调整会议室分配，以确保资源最大化利用。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得提前占用或延迟归还。

2.会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议室内的各项规定，如禁止吸烟、进食等。

3.会议室内设备使用前，应确保设备正常运行，如有故障，应及时联系会议服务部门进行维修或更换。

4.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，包括清理垃圾、关闭设备电源等。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由会议服务部门负责维护和管理，包括投影仪、音响、白板等。

2.定期对会议室设备进行检查和保养，确保设备处于良好状态。

3.会议服务部门应制定设备操作手册，并对参会人员进行必要的使用培训。

4.如参会人员在会议过程中损坏设备，需按公司规定承担相应责任。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如灭火器、紧急疏散指示等。

2.会议服务部门应定期进行安全检查，确保会议室安全无隐患。

3.对于涉及公司机密的会议，应采取保密措施，如设置门禁、使用保密协议等。

4.参会人员应遵守公司保密规定，不得泄露会议内容及相关信息。

五、会议室服务评价

1.会议服务部门应定期收集会议室使用情况的反馈，以改进服务质量。

2.参会人员有权对会议室设施、服务等方面提出意见和建议。

3.会议服务部门根据反馈进行改进，并向