厅会议文件管理制度

厅会议文件管理制度第一章总则

为确保厅会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行力度，特制定本会议文件管理制度。本制度适用于厅内所有会议的组织、召开及管理活动。

一、会议目的

1.保障厅内决策的科学性、民主性和合法性；

2.加强各部门之间的沟通与协作，提高工作效率；

3.确保会议决策的及时传达和有效执行。

二、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间周期召开，如周例会、月例会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的专题会议；

3.紧急会议：应对突发事件，需要迅速召开的最高级别会议。

三、会议组织

1.会议召集：由厅长或授权副厅长负责召集；

2.会议主持：由厅长或副厅长担任，特殊情况可委托其他负责人担任；

3.会议通知：由会议召集人负责通知参会人员，并明确会议时间、地点、议程等；

4.会议记录：由指定的会议记录员负责记录会议内容，确保记录的准确性和完整性。

四、参会人员

1.参会人员应按时参加各类会议，不得无故缺席、迟到或早退；

2.参会人员应认真准备会议材料，积极参与讨论，并对会议决策提出建设性意见；

3.会议召集人有权根据会议需要，邀请相关部门负责人或专家列席会议。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静；

2.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密；

3.会议期间，不得进行与会议无关的活动，不得擅自离场。

六、本制度的解释权归厅务会所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。各部门应认真贯彻执行本制度，确保会议的顺利进行。

第二章会议流程

为确保会议的高效有序，明确会议各环节的具体流程，特制定以下会议流程规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主要讨论的议题；

2.拟定会议议程：列出会议的主要环节、发言顺序及预计时间；

3.通知参会人员：提前将会议时间、地点、议程等信息通知给参会人员；

4.准备会议材料：收集、整理与会议主题相关的资料，并在会前分发给参会人员；

5.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会场，确保设施设备齐全、功能正常。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员到齐；

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员；

3.按照会议议程，依次进行各项议题的讨论；

4.会议期间，主持人应确保会议讨论紧扣主题，控制好会议时间；

5.会议期间，记录员应详细记录会议内容，包括讨论观点、决策结果等。

三、会议决策

1.在充分讨论的基础上，主持人可对议题进行总结，并提出决策建议；

2.参会人员对决策建议进行表决，根据表决结果形成会议决策；

3.会议决策应明确责任部门、完成时限等要求，确保决策的执行力；

4.对于重大决策，应形成会议纪要，由厅长或授权副厅长签字确认。

四、会议总结

1.会议结束后，主持人应对本次会议进行简要总结，强调会议决策的执行要求；

2.参会人员应对会议效果、组织等方面提出意见和建议；

3.会议记录员整理会议纪要，将会议决策、意见和建议等纳入纪要，并于会议结束后1个工作日内发送给参会人员。

五、会议后续工作

1.相关部门按照会议决策要求，制定具体实施方案，明确责任人；

2.会议召集人负责对会议决策的执行情况进行跟踪、督促，确保决策落实；

3.对于未按时完成的任务，相关部门应及时向会议召集人汇报原因和进展情况；

4.会议纪要作为工作档案保存，以备查阅。

本章节所述会议流程规定适用于厅内各类会议，各部门应严格遵守，确保会议的顺利进行。如有特殊情况，可根据实际情况予以调整。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议决策和讨论内容的书面记录，对于确保会议决策的落实至关重要。以下为会议纪要的跟踪落实相关规定。

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应由指定的记录员在会议结束后及时整理，确保内容准确、完整；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任部门、完成时限等关键信息；

3.会议纪要经会议主持人审核无误后，应在会议结束后1个工作日内发送给所有参会人员；

4.对于涉及重大决策的会议纪要，应抄送厅长及相关部门，以便于监督执行。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各部门应根据会议纪要中的决策内容和完成时限，制定具体的执行计划；

2.会议召集人应定期检查会议纪要中各项决策的执行情况，确保工作进度与计划相符；

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任部门应及时向会议召集人汇报，寻求解决方案；

4.会议召集人应对执行情况进行汇总，并在下一次会议中报告决策落实情况。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各部门在完成会议纪要中的任务后，应向会议召集人提供书面反馈，包括执行结果、存在的问题及改进措施；

2.会议召集人应组织对会议纪要执行情况的评估，评价决策的实施效果，并对后续工作进行指导；

3.根据评估结果，对执行不力的部门和个人进行督促，对执行成效显著的部门和个人给予表扬和奖励；

4.对于需要调整的决策，应及时召开相关会议，按照程序进行修改和完善。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要工作档案进行归档，以便于日后查阅；

2.建立会议纪要查阅制度，确保会议纪要的透明度和可追溯性；

3.对于涉及机密信息的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。

本章规定的会议纪要跟踪落实措施，旨在确保会议决策的有效执行，各部门应高度重视，切实履行职责，共同推动会议决策的落地生根。

第四章会议室管理规定

为保障会议的顺利进行，提高会议室的使用效率，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室使用申请；

2.申请应包括会议时间、参会人数、会议类型、所需设备等详细信息；

3.会议室管理部门根据申请情况，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请部门；

4.特殊情况下，会议室管理部门有权对预订进行适当调整，以确保会议室资源的最优配置。

二、会议室使用

1.使用会议室时，应保持室内整洁，不得吸烟、进食，不得损坏室内设施；

2.会议开始前，使用部门应检查会议室设备是否齐全、功能正常，如有问题应及时向会议室管理部门报告；

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，按时到场，不得随意离开；

4.会议结束后，使用部门应整理会议室，关闭电源、投影仪等设备，确保门窗关闭。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查、维护会议室设备，确保设备正常运行；

2.使用部门在会议期间如需额外设备，应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可使用；

3.会议室设备使用过程中，如发生故障，使用部门应及时报告，由会议室管理部门负责维修；

4.会议室管理部门应建立设备使用档案，记录设备使用、维修情况，为设备更新提供依据。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应制定会议室安全措施，确保会议期间的人身安全和设备安全；

2.会议室应配置适当数量的消防设施，并定期进行安全检查；

3.对于涉及机密信息的会议，会议室管理部门应采取保密措施，防止信息泄露；

4.参会人员应遵守保密规定，不得擅自携带录音、录像设备进入会议室。

本章所述会议室管理规定适用于厅内所有会议室的管理与使用。各部门应严格遵守，共同维护良好的会议环境。会议室管理部门应加强监管，定期对管理规定进行评估和修订，以提高会议室使用效率。

第五章附则

为确保本会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归厅务会所有。

二、本制度自发布之日起施行，如有变更，将及时通知各部门。

三、各部门应认真贯彻执行