酒店会议日常管理制度

酒店会议日常管理制度第一章总则

一、为了加强酒店会议的组织管理，提高会议效率，确保会议质量，根据酒店管理相关规定，特制定本制度。

二、本制度适用于酒店内部各类会议的管理，包括但不限于业务讨论会、协调会、培训会、总结会等。

三、会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议规模、时间和费用，提高会议实效。

四、各部门应按照本制度规定，认真组织、筹备和参与会议，确保会议的顺利进行。

五、会议组织者应提前做好会议准备工作，明确会议主题、议程、参会人员、时间、地点等，并提前通知参会人员。

六、参会人员应按时参加各项会议，遵守会议纪律，积极参与讨论，认真履行职责。

七、会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，明确任务分工和完成时限，会后及时发送给相关人员。

八、会议组织者及相关部门应加强对会议决议的跟踪落实，确保会议成果得以有效执行。

九、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整和完善。

十、本制度的解释权归酒店管理部门所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据酒店业务需求，明确会议目的和议题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确每个议题的讨论时间，合理安排议程顺序。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门负责人及必要的工作人员参加，并提前通知。

4.选择会议时间：避开工作高峰期，确保参会人员能够按时参加，同时兼顾会议室使用情况。

5.预订会议室：根据参会人数、会议性质和设备需求，选择合适的会议室，并提前预订。

二、会议通知

1.发布会议通知：通过邮件、电话或即时通讯工具等方式，向参会人员发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等信息。

2.通知内容应详细明确，提醒参会人员提前做好准备，如有需要，可附上相关资料或背景资料。

三、会议签到

1.设立会议签到台，准备签到表，确保签到工作有序进行。

2.会议开始前15分钟，由会务人员负责签到工作，记录参会人员到场情况。

3.会议组织者应关注签到情况，对未签到人员及时联系，了解原因。

四、会议进行

1.会议主持人按照议程顺序，引导参会人员进行讨论，确保会议有序进行。

2.会议主持人应控制好会议时间，避免议题拖延，确保每个议题都能得到充分讨论。

3.参会人员应积极参与讨论，提出建设性意见和建议，遵守会议纪律，保持会场秩序。

五、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录真实、准确、完整。

2.记录内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等。

3.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，经会议组织者审核后发送给参会人员。

六、会议总结

1.会议组织者应在会议结束后对会议成果进行总结，评估会议效果，发现并解决问题。

2.对会议中的优秀表现和个人进行表彰，对存在的问题提出改进措施。

3.将会议总结报告提交给酒店管理部门，为今后的会议提供借鉴和改进方向。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应详细记录会议讨论的主要议题、决策结果、任务分工及完成时限等内容。

2.会议纪要整理完成后，由会议组织者进行审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.审核通过的会议纪要应以书面形式发送给所有参会人员，并在酒店内部适当范围内进行公示。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中应明确各任务的责任人和完成时限，确保任务分工清晰。

2.各责任人应根据会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按计划推进任务执行。

3.会议组织者应定期跟踪任务进展情况，对执行过程中出现的问题及时协调解决。

三、进度汇报与监督

1.各责任人应按照约定的时间节点，向会议组织者汇报任务进展情况。

2.会议组织者应建立监督机制，对任务执行情况进行检查，确保各项工作按计划推进。

3.对未按期完成的任务，会议组织者应与责任人沟通，了解原因，制定整改措施。

四、会议决议的落实与反馈

1.会议决议的落实情况应作为各部门工作考核的重要内容。

2.各部门应主动关注会议决议的执行情况，对存在的问题及时向会议组织者反馈。

3.会议组织者应定期对会议决议的落实情况进行总结，提出改进意见，为酒店管理提供决策依据。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定的时间进行归档，以便日后查阅。

2.归档的会议纪要应具备良好的可检索性，方便相关人员查找。

3.会议纪要的查阅应遵循保密原则，确保相关信息的安全。

六、会议纪要跟踪落实的评价与改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评价，总结经验，发现不足。

2.根据评价结果，对会议纪要的整理、发布、跟踪等环节进行改进，提高会议管理效果。

3.鼓励各部门积极参与会议纪要跟踪落实的改进工作，共同提高酒店会议管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会务管理部门提交会议室申请。

2.申请内容包括：会议时间、参会人数、会议性质、设备需求等。

3.会务管理部门根据申请内容，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请部门。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议性质和参会人数进行合理配置，确保舒适、实用。

2.会议室设备应定期检查、维护，保证设备正常运行。

3.会议组织者应在会议前检查设备，确保设备满足会议需求。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

2.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室管理规定。

3.会议组织者负责会议期间的秩序维护，确保会议顺利进行。

四、会议室清洁与维护

1.会务管理部门应定期对会议室进行清洁，保持会议室环境卫生。

2.会议室设施损坏时，应及时报修，确保会议室正常使用。

3.会务管理部门应定期对会议室设施进行保养，延长设施使用寿命。

五、会议室安全管理

1.会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

2.会议组织者应了解会议室安全设施的使用方法，并在会议开始前进行安全检查。

3.会务管理部门应定期开展安全培训，提高员工安全意识。

六、会议室资源优化配置

1.会务管理部门应合理分配会议室资源，提高会议室使用效率。

2.鼓励各部门共享会议室资源，减少会议室空置现象。

3.定期对会议室使用情况进行统计分析，为会议室管理提供决策依据。

七、会议室管理评价与改进

1.定期对会议室管理工作进行评价，收集各部门意见，发现存在问题。

2.根据评价结果，制定改进措施，优化会议室管理流程。

3.鼓励各部门积极参与会议室管理工作，共同提高会议室使用效果。

第五章附则

一、本制度的解释权归酒