物业项目部会议管理制度

物业项目部会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为了规范物业项目部的会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、合理性和及时性，制定本制度。会议应遵循高效、务实、民主、集中的原则。

二、适用范围

本制度适用于物业项目部组织的各类会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、问题协调会、总结评估会等。

三、会议类别

1.定期会议：按照项目部工作计划定期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

3.专项会议：针对特定主题或项目召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理工作由项目部负责人或指定专人负责。

2.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员及议程等内容。

3.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假。

2.会议内容涉及保密事项，参会人员应严格遵守保密规定。

3.会议期间，参会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，不发表与会议主题无关的言论。

六、会议决策

1.会议决策应充分发扬民主，集中各方面意见，确保决策的科学性、合理性。

2.会议决策事项应形成书面记录，并由参会人员签字确认。

3.会议决策的执行情况应定期进行跟踪、检查和评估。

七、本制度的解释权归物业项目部所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据项目部工作计划或实际工作需要，明确会议主题，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议议程：会议议程应包括会议主题、讨论议题、预计时长等内容，并提前发送给参会人员，以便做好会前准备。

3.确定参会人员：根据会议主题及议程，明确参会人员范围，确保涉及的相关部门和人员参会。

4.通知参会人员：通过电话、邮件或即时通讯工具等方式，将会议时间、地点、议程等信息通知到参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议主持人：会议主持人负责组织会议，引导讨论，确保会议按照议程进行。

3.会议发言：参会人员围绕会议主题和议程进行发言，提出意见、建议和解决方案。

4.会议决策：充分讨论后，针对议题进行表决或决策，形成会议纪要。

三、会议记录

1.会议记录应由专人负责，确保记录的准确性和完整性。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议结束后，将会议记录整理成会议纪要，发送给参会人员确认。

四、会议总结

1.会议主持人或指定专人针对会议决策和执行情况进行总结，明确责任人和完成时限。

2.会议总结应包括会议成果、待解决的问题、下一步工作计划等内容，并以书面形式发送给相关部门和人员。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、签到表、会议议程等相关资料应整理归档，便于日后查询。

2.涉及保密事项的会议资料，应按照公司保密规定进行保管。

六、会议反馈

1.参会人员对会议组织、会议效果等方面提出意见和建议，以提高会议管理水平。

2.会议组织者根据反馈意见，及时调整会议流程和议程，确保会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要应由会议主持人或指定专人负责整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要整理完毕后，应提交给项目部负责人审批。

3.审批通过后，会议纪要应以书面形式发布，发送给所有参会人员及相关责任人。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的决策事项，应明确责任人和完成时限。

2.责任人根据会议纪要的要求，制定具体执行计划，并按计划推进实施。

3.项目部负责人应对决策任务的执行情况进行定期检查和指导。

三、会议纪要执行情况的跟踪

1.设立专门的跟踪机制，对会议纪要中的决策事项进行持续跟踪。

2.跟踪内容包括但不限于任务完成情况、遇到的问题及解决措施、进度滞后原因等。

3.跟踪结果应以书面形式定期报告给项目部负责人及参会人员。

四、会议纪要执行问题的协调与解决

1.对于执行过程中出现的问题，责任人应主动向上级汇报，寻求支持和协助。

2.项目部应组织相关部门和人员，对会议纪要执行中的问题进行协调，确保问题得到及时解决。

3.对于重大问题，可组织临时会议进行讨论，必要时调整决策方案。

五、会议纪要执行结果的评估与反馈

1.对会议纪要执行情况进行定期评估，评估内容包括任务完成质量、进度是否符合预期等。

2.评估结果作为项目部工作总结和绩效考核的依据，对表现优秀的个人或团队给予表彰和奖励。

3.根据评估结果，及时调整工作计划和策略，持续优化会议管理流程。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要执行完毕后，应按照规定进行归档，便于日后查阅。

2.建立会议纪要查阅制度，确保相关人员能够方便、快捷地查阅到所需信息。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政或后勤部门提交会议室申请。

2.申请内容包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以确保会议室安排合理、设施齐全。

3.预订成功后，会议组织者应遵守预订时间，如有变动，需提前通知行政或后勤部门。

二、会议室布置与设备管理

1.行政或后勤部门负责会议室的布置工作，根据会议需求摆放桌椅、调试设备等。

2.会议室设备应定期检查、维护，确保设备正常运行。

3.会议期间，参会人员应爱护会议室设备，如有损坏，需及时报告并承担相应责任。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，请勿大声喧哗，尊重他人发言。

3.会议结束后，会议组织者应负责督促参会人员带走个人物品，关闭门窗、电源等，确保会议室整洁、安全。

四、会议室清洁与维护

1.行政或后勤部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内环境整洁。

2.会议室内的设备、设施损坏或故障，应及时报修，确保会议室的正常使用。

3.会议组织者在使用会议室时，如发现卫生、设施等方面的问题，应及时向行政或后勤部门反映。

五、会议室安全管理

1.会议室应安装消防设施，确保消防安全。

2.会议期间，参会人员应遵守消防安全规定，不得私拉乱接电源线。

3.行政或后勤部门应定期进行会议室安全检查，消除安全隐患。

六、会议室资源优化配置

1.行政或后勤部门可根据项目部实际需求，合理调整会议室使用安排，提高会议室使用效率。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，节省会议室资源。

3.定期收集会议室使用反馈意见，不断优化会议室配置和管理制度。

第五章附则

一、本制度的解释权归物业项目