业务部助理会议管理制度

业务部助理会议管理制度业务部助理会议管理制度

第一章总则

第一条本制度依据公司管理体系及实际工作需要，为加强业务部助理会议管理工作，提高会议效率，确保会议质量，制定本管理制度。

第二条本制度适用于业务部助理各类会议的组织、召开、记录、落实及会议室管理等工作。

第三条会议管理制度的目标：

1.明确会议目的，提高会议效率；

2.规范会议组织，确保会议质量；

3.加强会议纪要的跟踪落实，确保会议成果的转化；

4.合理利用会议室资源，提高会议室使用效率。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周例会、月度会议等，临时会议根据实际工作需要召开。

第五条会议的召开应遵循以下原则：

1.精简高效，议题明确；

2.会前充分准备，确保会议效果；

3.合理安排会议时间，避免影响正常工作；

4.尽量采用线上或线下相结合的方式，减少不必要的人员聚集。

第六条与会人员应按时参加各项会议，遵守会议纪律，积极参与讨论，为会议决策提供有力支持。

第七条会议组织者应确保会议内容的保密性，涉及公司内部机密信息的会议，应严格按照公司保密规定执行。

第八条本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。如有与本管理制度相抵触的规定，以本管理制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议目的和议题：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议目的，制定会议议题，并在会议通知中明确列出。

2.确定会议时间、地点：会议组织者应提前与相关部门或人员沟通，确定会议时间、地点，确保与会人员能够按时参加。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少1个工作日，向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、议题、时间、地点等。

4.准备会议资料：会议组织者应提前准备会议所需的相关资料，并在会前分发给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责组织与会人员进行签到，确保与会人员到齐。

2.会议主持人：会议主持人应按照会议议程进行主持，确保会议有序进行。

3.会议发言：会议组织者应安排相关人员针对会议议题进行发言，鼓励与会人员积极参与讨论。

4.会议决策：会议主持人应根据讨论情况，引导与会人员形成决策，并对决策结果进行记录。

三、会议记录

1.会议纪要：会议组织者应指定专人负责记录会议纪要，内容包括会议主题、议题、与会人员、发言要点、决策结果等。

2.会议纪要审核：会议结束后，会议纪要应提交给会议主持人审核，确保纪要内容准确、完整。

3.分发会议纪要：会议纪要审核通过后，应在1个工作日内发送给与会人员，以便于跟踪落实。

四、会议结束

1.会议主持人对本次会议进行总结，对与会人员的积极参与表示感谢。

2.会议组织者负责收集会议纪要、整理会议资料，并归档保存。

3.会议结束后，与会人员应按照会议决策和分工，及时开展相关工作。

五、会议延期或取消

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知与会人员。

2.延期或取消的会议，会议组织者应重新安排会议时间、地点，并重新发送会议通知。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

会议纪要经主持人审核通过后，由会议组织者负责在1个工作日内通过公司内部通讯系统或邮件等方式发送给所有与会人员，并抄送相关部门负责人。确保每位与会人员及相关人员都能及时了解会议内容和精神。

二、会议决策的分工与执行

1.会议组织者应根据会议纪要中的决策内容，明确责任人和完成时限，将任务分解并分配给相关人员。

2.各责任人应按照分工要求，制定具体行动计划，并按计划推进工作。

3.会议组织者应定期跟进决策执行情况，协调解决执行过程中出现的问题。

三、会议纪要的落实监督

1.会议组织者应设立监督机制，对会议决策的执行情况进行跟踪监督。

2.定期召开会议，对会议纪要中记录的各项工作进展情况进行汇报，确保各项工作按计划推进。

四、会议纪要的反馈与评估

1.各责任人在完成任务后，应及时向会议组织者反馈工作进展和结果。

2.会议组织者应收集、整理反馈信息，并在下一次会议中对会议决策的执行情况进行评估。

3.根据评估结果，对执行效果良好的举措予以肯定和推广，对未按期完成的任务进行分析，找出原因，制定改进措施。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议组织者应将会议纪要及相关资料进行归档，以便于日后查询和追溯。

2.定期对会议纪要进行整理，确保资料的完整性和连续性。

3.对涉及公司机密信息的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门根据预订申请，合理安排会议室，并在会议前做好相关准备工作。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得乱丢垃圾。

2.会议室内设备使用应遵循操作规范，不得私自拆卸、损坏设备。

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，不大声喧哗，不随意离开座位。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责会议室设备的日常维护和管理工作，确保设备正常运行。

2.会议组织者在会议前应检查所需设备是否齐全、功能正常，如有问题及时与行政部门沟通解决。

3.会议结束后，与会人员应将设备归位，如有损坏，需及时报备行政部门。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的消防安全通道，禁止堆放杂物。

2.涉及公司内部机密信息的会议，应在会议室门口明显位置放置保密提示牌。

3.会议期间，与会人员应妥善保管随身携带的文件、资料，防止泄露公司机密。

五、会议室资源优化

1.行政部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，提高会议室资源利用率。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，减少对实体会议室的依赖。

3.合理安排会议时间，避免会议室资源的浪费。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，行政部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.如造成设备损坏、遗失等，责任人需照价赔偿。

3.涉嫌泄露公司机密者，将按公司保密规定和相关法律法规进行处理。

第五章附则