会议室场所管理制度

会议室场所管理制度第一章总则

为确保会议的高效有序进行，提高会议质量，明确会议目的，规范会议室使用，特制定本会议室场所管理制度。

一、会议目标

1.明确会议主题，确保会议内容紧密围绕主题展开，避免跑题现象，提高会议效率。

2.会前充分准备，确保会议资料的准确性、完整性和时效性。

3.会议期间，充分讨论、积极发言，形成共识，确保会议成果具有实际操作性和指导意义。

4.会后对会议纪要进行整理、归档，确保会议决策的落实和跟踪。

二、会议原则

1.遵循民主集中制原则，充分发扬民主，保证决策的民主性和科学性。

2.尊重与会人员，保持会议的严肃性和庄重性，禁止在会议中进行人身攻击、诽谤等不道德行为。

3.会议保密，禁止泄露会议内容、决策等敏感信息，确保会议安全。

三、会议范围

1.公司级会议：包括年度工作会议、季度工作会议、月度工作会议等，旨在对公司发展战略、经营管理等进行研讨和决策。

2.部门级会议：包括部门例会、专题会议等，旨在对部门工作计划、项目进展等进行沟通和协调。

3.项目组会议：针对特定项目，对项目进度、问题等进行讨论和解决。

四、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开，如周例会、月度例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

3.专题会议：针对特定主题或问题召开的会议。

五、会议组织与管理

1.会议组织者负责会议的筹备、通知、主持等工作。

2.会议参与人员应按时参加，确有特殊情况需提前请假。

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音，保持会场秩序。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议室场所的正常秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司或部门工作需要，明确会议的主题和目标。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参与人员、会议议程等。

3.发送会议通知：提前将会议相关事项通知与会人员，确保会议通知的及时性和准确性。

4.准备会议资料：收集、整理与会议主题相关的资料，制作会议PPT、报告等。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确认参会人员。

2.会议主持人开场：介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和纪律。

3.会议议程执行：按照会议议程逐项进行，确保会议内容有序推进。

4.讨论与发言：与会人员围绕会议主题展开讨论，积极发表意见和建议。

5.会议决策：对讨论事项进行总结，形成会议决策。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录的准确性和完整性。

2.记录会议讨论过程、主要观点、决策结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，以便于后续跟踪和落实。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的成果、决策等进行总结，强调会议重点和关注事项。

2.对与会人员的意见和建议给予回应，对未解决的问题进行说明。

3.对会议效果的评估，为今后会议的改进提供参考。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对与会人员表示感谢。

2.与会人员离开会场，会议组织者负责会场整理和设备归位。

六、会议资料的整理与归档

1.将会议纪要、决策、建议等资料整理成书面文件。

2.将会议资料及时归档，便于日后查询和追溯。

本章内容旨在规范会议流程，确保会议的顺利进行，提高会议效率。全体员工应遵循本章规定，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，由指定的记录人根据会议内容编制会议纪要，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、与会人员、讨论重点、决策事项等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，需经会议主持人审核批准，再分发给相关与会人员。

二、会议决策的分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策事项，将其分解为具体的行动计划，明确责任人和完成时限。

2.将行动计划与相关部门或个人进行对接，确保每位责任人清楚了解自己的任务和目标。

三、跟踪与监督

1.设立专门的跟踪监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.责任人应定期汇报工作进展，对遇到的问题和困难及时反馈，以便于及时调整和解决。

3.会议组织者或指定的人员应负责收集执行情况，确保会议决策的落实。

四、结果评估与反馈

1.对会议决策的执行结果进行评估，判断是否达到预期效果。

2.对未完成的任务进行分析，找出原因，制定相应的改进措施。

3.将评估结果和改进措施反馈给相关人员，以便于在后续工作中进行调整和优化。

五、会议纪要的归档与管理

1.完成会议决策执行后，将会议纪要和相关执行记录归档，便于未来查询和审计。

2.建立会议纪要管理系统，对历次会议纪要进行整理、分类和存档，确保资料的完整性和可追溯性。

本章强调会议纪要的跟踪落实，旨在确保会议成果的转化和执行，提高公司决策的执行力和效率。全体员工应积极参与，共同推动会议决策的落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者需提供会议主题、参会人数、使用时间等信息。

2.预订者可通过会议室预订系统进行在线预订，或向行政部门提出书面申请。

3.行政部门负责审核预订请求，合理安排会议室使用，避免冲突。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行调整，保证会议室空间合理利用。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内环境整洁。

2.会议期间，与会人员应遵守会场纪律，关闭手机或调至静音，不随意离席。

3.会议结束后，使用人应负责清理会议室，确保物品归位，关闭电源和门窗。

四、会议室安全与保密

1.会议室应安装必要的安全设施，如监控、消防设备等，确保会议安全。

2.会议室内涉及敏感信息时，与会人员应遵守保密规定，禁止泄露会议内容。

3.行政部门负责对会议室进行定期安全检查，消除安全隐患。

五、会议室维护与保洁

1.定期对会议室进行保洁，保持室内环境整洁、卫生。

2.对于会议室内设施的维护和保养，应及时进行，确保设备使用寿命。

3.鼓励节约使用会议室资源，降低公司运营成本。

本章规定了会议室的管理和使用要求，旨在为全体员工提供一个良好的会议环境，提高会议效率。全体员工应遵守相关规定，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司