会议指导管理制度

会议指导管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据公司相关制度及实际工作需要，特制定本会议指导管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则；

2.会议组织应确保会议内容的针对性和实用性；

3.会议参与人员应积极参与讨论，为会议决策提供有力支持；

4.会议决策应遵循民主集中制原则，确保决策的科学性和合理性。

四、会议分类

1.定期会议：按照规定的时间、周期和议程召开的会议；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对某一特定主题或问题召开的会议；

4.多方会议：与外部单位共同召开的会议。

五、会议组织与管理

1.各级会议的组织和管理由相应级别的管理部门负责；

2.会议组织者应提前制定会议议程，明确会议目的、参会人员、会议时间、地点等；

3.会议组织者应确保会议通知及时、准确，并做好会议资料的准备工作；

4.会议参与人员应按时参加，因故不能参加的，应提前向会议组织者请假。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话；

2.会议期间，参会人员应严格遵守会议纪律，不得交头接耳、随意走动；

3.会议内容涉及公司机密时，参会人员应严格保密，不得泄露；

4.会议结束后，参会人员应按要求做好会议纪要的签字确认工作。

七、本制度的解释权归公司管理部门所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，公司管理部门可根据实际情况予以补充、修改。各部门应认真执行本制度，共同维护会议的严肃性和有效性。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，制定会议议程，明确会议讨论的重点、顺序和预计时间。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、报告人、参会部门和嘉宾等。

4.通知参会人员：会议组织者应提前通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等内容，并提供会议资料。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保会议参与人员准确无误。

2.会议主持人：主持人应按照议程主持会议，确保会议有序进行，控制会议时间，避免偏题。

3.会议报告：报告人针对会议主题和议程进行报告，报告内容应详实、清晰，便于参会人员理解和讨论。

4.会议讨论：参会人员围绕会议主题和报告内容展开讨论，积极发表意见，为决策提供参考。

三、会议决策

1.主持人根据会议讨论情况，总结各方意见，形成决策建议；

2.与会人员在充分讨论的基础上，对决策建议进行表决；

3.主持人根据表决结果，宣布会议决策；

4.会议决策应明确责任人和完成时间，确保决策的实施。

四、会议纪要

1.会议纪要应由专人负责记录，内容包括：会议主题、参会人员、议程、讨论情况、决策结果等；

2.会议纪要应在会议结束后及时整理，由会议组织者审核；

3.会议纪要经审核无误后，发送给参会人员，并要求签字确认；

4.会议纪要应作为公司重要文件归档，以备查阅。

五、会议总结

1.会议组织者应定期对会议效果进行总结，分析存在的问题，提出改进措施；

2.会议总结报告应提交给公司管理部门，为公司会议管理提供参考；

3.各部门应认真执行会议决策，并及时反馈执行情况，确保会议决策的落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经审核无误后，由会议组织者通过公司内部通讯系统、邮件或纸质形式发布；

2.会议纪要发布后，应及时通知相关参会人员，确保各部门了解会议决策内容；

3.会议纪要的发布与通知应确保时效性，避免影响会议决策的执行。

二、会议纪要的阅读与确认

1.各参会人员应在收到会议纪要后，认真阅读，并对照自身职责，了解相关决策内容；

2.参会人员应在规定时间内完成会议纪要的签字确认，以示对会议决策的知晓和认可；

3.会议纪要的确认情况由会议组织者负责跟踪，确保所有参会人员均已完成确认。

三、会议决策的执行与监督

1.各部门应根据会议纪要中的决策内容，制定具体的执行计划，明确责任人和完成时间；

2.会议组织者应设立专门的监督机制，对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落实到位；

3.对于执行过程中出现的问题，应及时上报公司管理部门，寻求解决方案，确保会议决策的顺利实施。

四、会议纪要的反馈与改进

1.各部门在执行会议决策过程中，应定期反馈执行情况，包括进度、成果和存在的问题；

2.会议组织者应收集反馈信息，分析原因，提出针对性的改进措施；

3.改进措施经公司管理部门审批后，及时调整执行计划，确保会议决策的有效实施。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为公司重要文件，应按照规定进行归档，以备日后查阅；

2.会议纪要的归档与管理应由专人负责，确保文件的安全、完整和可追溯性；

3.对于涉及公司机密的会议纪要，应严格按照公司保密制度进行管理，防止泄露。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向管理部门提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等；

2.管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室合理使用；

3.预订成功后，各部门应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知管理部门。

二、会议室配置

1.会议室应配置基本设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等；

2.管理部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，满足会议需求；

3.特殊会议需求，如视频会议、同声传译等，需提前向管理部门申请，以便及时配备相应设备。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食；

2.使用会议室时，应爱护设施，遵守设备操作规程，不得擅自拆卸、损坏设备；

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保设备安全。

四、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患；

2.会议期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常；

3.管理部门应制定应急预案，应对突发事件，确保会议安全。

五、会议室卫生与维护

1.管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持卫生；

2.会议室内应配备足量的垃圾桶，参会人员应自觉保持环境卫生；

3.如会议室设施损坏，应及时报修，管理部门负责跟进维修进度，确保会议室的正常使用。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司工作需要进行合理安排；

2.特殊情况下，管理部门可根据实际需求调整会议室开放时间，并及时通知各部门；

3.各部门应遵守会议室开放时间，合理规划会议安排，避免资源浪费。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司管理部门所有。

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