旭辉合同管理作业指引

合同管理作业指引编号：CIFI-SY-WI-CG-003版号：A/0页码：第4页共9页合同管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1.目的使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。2.适用范围适用于公司对外采购产品或服务类合同的管理主，要包括设计咨询类合同、施工类合同、材料设备类合同、项目配套类合同等。3.定义索赔：当供方存在不履行合同的行为或履行合同没有达到合同要求时，向其提出要求支付违约金或赔偿损失的行为。4.职责：事业部总经理/集团总裁根据《授权管理手册》中的审批权限需要由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审批。成本部负责设计咨询、项目配套等合同的审核；组织工程及材料设备采购合同的起草、谈判及定稿；本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；组织本部门起草合同的交底及相关合同执行情况的监督、检查，并填写《合同执行情况记录表》；项目所有合同的汇总、统计。设计部勘察设计类合同的起草、谈判及定稿；本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》。配套部报批报建类及配套类合同的起草、谈判及定稿；本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》。项目部负责审核工程及材料设备合同；负责填写《合同执行情况记录表》。同经审核后交总经理审批。3）审批完的合同由行政人事部根据公司的印章管理权限加盖合同章并存档《合同审批表》后转至配套部，合同成立。合同签署的原则合同原则由对方优先签字盖章。合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经公司管理层同意，各级审批人可同步作业，或由管理层召集会议审批。合同经双方签字、盖章后，按法律、法规规定或合同约定必须办理公证手续的由合约部门负责办理，按法律规定必须经政府有关部门批准才能签订的合同必须经批准后才能签订。审批“签字组合”每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。“签字组合”是指各部门的经济合同签订时应根据审批程序和审批权限在“合同审批及合同盖章审批表”上完成必要的审批签名。当部门经理外出时，受托者应出具部门经理授权的委托书，委托书须注明委托的事项、委托的权限以及委托的期限。负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“签字组合”的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。未经审核、未加盖经济合同印章的合同，财务管理部门拒绝执行。合同文件的流转接收由合同经办部门经办人或其委托人负责。合同的编号、登记、保管、存档事业部各责任部门负责按《合同分类及编号管理作业》的规定对合同进行编号。合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：设计部负责将设计合同分发给乙方2份，成本部1份，部门存档1份，财务部1份，行政人事部档案室1份；成本部负责将工程及材料设备合同分发给乙方2份，项目部1份，部门存档1份，工程部1分，财务部1份，行政人事部档案室1份，集团成本管理部备案1份。配套部负责将配套合同分发给乙方2份，成本部1份，部门存档1份，财务部1份，行政人事部档案室1份；合同的交底、执行、反馈与总结合同的交底：在合同签订之后，合同起草部门一般至少就主体合同向合同执行部门有关人员进行合同讲解交底，，并将交流情况形成会议纪要。工程及材料设备合同的交底可说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合。合同执行合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行，执行部门、成本部、财务部三方相互复核和监督。有关合同履行中的书面函件、文书、电报等均为合同的组成部分，相关人员应及时积极地收集、整理、保存有关资料，为索赔做好基础工作。对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行部门应及时查明原因，通过取证，按照合同规定，及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）。由于对方责任，我方权益受损时，签约部门有责任收集证据并报行政人事部法务岗，及时追究对方的责任。当我方接到对方的索赔（含违约）书面报告后应及时处理、举证或反诉。对合同本身条款在执行过程中如发生纠纷，合同履行单位应及时分析查明原因，并报行政人事部法务人员，及时与对方协商解决，若协商不成时，根据合同约定，在法律规定的时效内向仲裁机关申请仲裁或向人民法院提起诉讼。合同反馈：合同执行部门将合同执行过程中发现的问题及时填写《合同履行反馈表》反馈给合同起草部门。各部门根据相关程序规定对合作商进行评定工作；起草部门根据《合同履行反馈表》填写《合同执行情况汇总表》，如无反馈记录则不必填写。合同变更、补充协议的签订合同依法订立后受法律约束，不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合同签订人查明原因，提出意见，经批准签订的部门审核后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议；合同变更必须由原合同签订部门负责更改，按合同评审程序办理合同变更评审经批准后办理书面的合同变更手续，做好变更文件的整理、保存和归档工作，变更后的合同与原合同发放的范围相同。对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止，必须及时办理中止手续，收集因中止合同给我方带来的经济损失的证据和资料，以及时追究对方的责任，中止的合同又恢复继续履行时，依相同的程序办理恢复手续，合同的中止和恢复都必须书面通知本公司总经理办公室。对于合同的终止，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和合同结算工作，办理解除合同的手续，资料由合同部门保存。合同资料信息处理成本管理部按项目不同对除前期类合同外的其余七大类合同进行汇总、统计，编制《**项目合同台帐》，并保证实时进行更新。由财务管理部负责每月将登记盖章的合同目录信息送交成本管理部，以便核实合同台账，防止遗漏。责任与奖惩合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便假公济私，严禁签订违法合同、无效合同、权利义务不对等和执行后不利于本企业的合同。任何单位和个人均有权检举、揭发利用合同进行违法活动的行为，对检举揭发有功人员，依照国家有关规定给予奖励并负责保密。对下列情况之一的，须根据情况追究有关责任人员的行政、经济直至法律责任：在合同签订过程中，违反本管理规定，玩忽职守给本企业造成损失的。未经授权或超越代理权限，不依规定程序滥签合同，签订无效合同，给本企业造成损失的。在合同履行过程中，由于单位、部门或个人失职致使合同不能正常履行给本企业造成损失的。在签订、履行合同过程中，利用职权和工作之便索贿受贿，徇私舞弊致使国家和企业的利益受到损害的。6.支持文件《工程及材料设备采购管理流程》7.相关记录《合同审批表》（注：适用于各类合同起草后的审批过程）《**项目合同台帐》合同审批表经办部门：经办人:合同编号：合同名称

合同总价供方名称合同形成方式合同要点说明：部门意见

签署部门经理（起草部门）

相关部门经理（审核部门）成本部经理财务部法务人员相关业务分管领导

总经理

集团成本管理部依据权