企业管理-采购作业指导书

会计实操文库1/16企业管理-采购作业指导书说明：本制度相当于公司采购工作的操作规范或者作业指导书。可以使采购人员规范个人采购行为、规范公司采购事务、提高采购工作效率，达到节约采购成本、提高采购业务质量与经济效益的目的。本操作细则主要包括：总则、采购方式、采购期限、核批权限、供应商调查与评价、采购实施、采购异常处理、采购进度控制、附则等内容。目录1、总则2、采购方式3、采购期限4、核批权限5、供应商调查与评价6、采购实施7、采购异常处理8、采购进度控制9、附则1、总则1.1目的为统一员工采购行为、规范公司采购事务、提高采购工作效率，达到节约采购成本、提高采购业务质量与经济效益，特制定本制度。1.2适用范围适用于公司各类物资采购相关工作；采购部全部员工。1.3采购部岗位职责（1）负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；（2）负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理；（3）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；（4）负责物资采购的询价、议价、比质、比价；（5）负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；（6）负责管辖范围内的卫生、安全工作。（7）负责做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；（8）负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐并协助实施物资盘点。1.4采购原则（1）未经审批的物资一律不得采购；（2）仓库内的库存物资应优先使用；（3）建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；（4）采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；（5）在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；（6）对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。（7）尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。2、采购方式采购部门应视物资使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购方式办理采购作业。2.1定期合同采购：对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的物资，可选用本方式实施采购。2.2特约厂商采购：对于用量不大、费用不太高的单项物资，可简化采购流程，由采购部门择定特约供应商直接供货，但在付款前需确认不高于市价时予以付款。2.3招标采购：主要指针对大宗、费用额度大的物资或者国家规定要求采取招标采购的物资，由采购部按照招标特定程序与规定予以采购实施。2.4紧急采购：主要针对紧缺、急用物资，考虑到时间问题，可直接择定供应商实施采购，以便及时备货、保证使用。但必须尽量按照一般采购程序办理相关手续，若来不及办理或者签字负责人不在，仍需在1-2个工作日内补办相关手续。2.5一般采购：不适用于前述采购方式者可按照本方式采购，程序如下：采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后实施采购。3、采购期限3.1采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。采购部应及时根据前期的供应商调查结果分析拟定好采购期限，并呈总经理核准后公布实施。原则上应以供货合同拟明的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。3.2原采购实施期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈总经理核准后，通知相关部门，以利于存量管制及适时提出请购。4、核批权限4.1生产性物资，采购合同额元以内，由主管生产副总审批通过即可；采购合同额元以上，由总经理审批通过后，方可实施采购。4.2非生产性物资，采购合同额元以内，由主管生产副总审批通过即可；采购合同额元以上，由总经理审批通过后，方可实施采购。5、供应商调查与评价（详细内容见《供应商管理制度》）5.1由采购部（或者相关业务部门下属采购组，例如技术部、生产部、项目部）实施采购前，针对意向供应商进行市场调查，但应优先对公司物资合格供应商名册上的合格供应商进行考察。具体调查范围包括：供方产品质量、企业信息、售后服务等详细情况，初步确定质量可靠、价格合理的供应商作为候选方，并填好《供应商调查表》备案。5.2由采购部组织生产管理部、品质管理部、技术管理部等部门相关人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查、评价，并填写《供应商调查表》、《供应商调查考核评分表》。5.3评价结果由各部门负责人作出建议、签字确认，供总经理核定是否准予成为公司合格供应商以及对等级鉴定结果的确认。6、采购实施6.1询价6.1.1采购人员在收到“请购单”或“外购单”后，应先判断请购物资的品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。6.1.2采购人员参考过去采购记录或供应商资料拟定至少三家询价对象，独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经总经理核准者除外，并填记在“请购单”上。6.1.3对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来，作为议价参考。6.1.4采购人员询价时，应将询价截止日期填注于“请购单”内以便通知供应商；一旦通知供应商报价后，应紧跟催进度。6.1.5询价完成后，采购人员应将询价、报价的全部资料整理整理好，以便据以议价。6.1.6若报价物资规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购人员可将全部资料填制“采购事务征询单”，连同有关报价资料送请购部门签注意见，并按其意见处理，必要时重新询价。6.2议价、比价6.2.1采购人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情，经成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价，以供议价、比价之用。6.2.2议价、比价时总原则是追求“高性价比”的物资，除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向供应商争取分期付款等。6.2.3议价、比价可采用多种形式进行。议价、比价完成后，由采购人员拟定合作对象，呈请有关领导核批。6.3采购6.3.1采购人员根据议价比价结果，填制“订购单”并发出采购联络函，寄送目标供应商。同时，将“订购单”第二联送仓库以待收料。订购单中需要标明订购物品品种、规格、数量、质量、价格、交货方式、交货日期、运费承担、结算方式、采购部联系方式等基本信息内容。6.3.2预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购人员应先与供应商签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、供货方式、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。合同书正本两份，一份存采购部门，一份存供应商；副本若干，分存请购部门、收料部门、会计部门及供应商。6.4验收入库6.4.1采购物资运到本公司时，一般物品由采购部门直接验收并填制《验收单》、办理入库手续或进行退换货处理；6.4.2需特别检验的物资，需由采购部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库，应由采购部完成后续的退换货处理工作。6.5结算6.5.1采购部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，财务部方可付款。具体凭证包括：《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证。6.5.2财务部须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。7、采购异常处理7.1请购项目撤销采购人员收到原请购部门送来“撤销请购单”后按下列方式办理：7.1.1若原请购项目尚未办理，由采购人员在原请购单据上加盖“撤销”章，再将原请购单与“撤销请购单”第二联退回原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。7.1.2若原请购项目已向厂商订购，由采购人员与供应商接洽撤销订购，经供应商同意撤销后，向供应商取回采购联络函，依第7.1.1项方式处理。若供应商坚持不能撤销，采购人员应于撤销请购单上注明原因，呈总经理核签后，再将撤销请购单寄回原请购部门。7.2紧急请购采购人员接到紧急请购通知，应即查明请购物资名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询议价格，待收到正式请购单时，补入询议价结果，按急件方式处理。7.3交货质量异常处理采购人员收到检验部门验收不合格的“材料检验报告表”时，应尽速与供应商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后，送回仓库。7.3.1对于需退料、换料或补交者，采购人员应于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内注明供应商电话及预定的处理日期。7.3.2因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购人员通知供应商换料之次日起计算。7.3.3采购人员如未能按请购部门意见处理时，应将与供应商交涉结果记入采购处理结果栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。7.4交期延误罚扣处理采购人员收到交货延误或统一发票逾7天未送部门的拟整理付款事务时，应按下列方式处理：计算逾期罚扣金额并通知供应商罚扣原因与金额；在供应商同意扣款或补足发票时，由采购人员在收货单及发票上填写实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单”第二联、收货单、材料检验报告表等资料，送财务部门整理付款。7.5约定供货超交处理属销售惯例或配合最小包装量供应商需超交的，采购人员应于“请购单”采购记录栏内注明，以作为仓库收料依据。7.6暂借款采购处理以暂借款采购，采购人员应在“请购单”采购记录栏内加盖“采购部门整理付款章”，以免财务部门重复付款。7.7价格变动处理7.7.1外销产品原材料价格变动时，采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平，避免不当损失。7.7.2采购部门应于月5日前，核算各种物资价格变动情形，填具“主要物资（原材料为主）价格波动月报