宝鸡市会议费管理制度

宝鸡市会议费管理制度第一章总则

第一条目的与依据

制定《宝鸡市会议费管理制度》（以下简称“本制度”）旨在规范宝鸡市各级机关、企事业单位会议费的申请、审批、报销及管理流程，提高会议效率，保证财政资金合理使用。本制度依据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》及有关财务管理规定制定。

第二条适用范围

本制度适用于宝鸡市范围内所有使用财政性资金及各单位自有资金组织的会议活动。包括但不限于政府工作会议、行业研讨会、项目协调会等。

第三条会议分类

根据会议的性质、规模和重要程度，会议分为以下三类：

1.高层会议：主要包括市委、市政府及其直属部门召开的全局性、决策性会议。

2.中层会议：主要包括各部门、各单位召开的涉及跨区域、跨部门的协调会议。

3.常规会议：主要包括各单位内部日常办公会议、例会等。

第四条会议费构成

会议费包括以下内容：

1.场地租赁费：会议室、设备租赁等相关费用。

2.会议资料费：会议所需资料的印刷、发放费用。

3.交通住宿费：参会人员及工作人员因公出差的交通、住宿费用。

4.餐饮费：会议期间提供的餐饮服务费用。

5.其他费用：与会议直接相关的其他合理支出。

第五条管理原则

会议费管理应遵循以下原则：

1.经济实用原则：会议组织应注重实效，避免铺张浪费。

2.事前预算原则：会议费用应事前进行预算，严格按照预算执行。

3.审批控制原则：会议费支出需履行审批程序，未经批准不得列支。

4.公开透明原则：会议费使用情况应定期公开，接受监督。

第六条责任与监督

各单位应建立健全会议费管理责任制，明确责任人。财政、审计等部门应加强对会议费的监督与检查，对违反规定的行为，依法予以查处。

第七条制度修订

本制度如有变更，由宝鸡市财政局负责解释和修订，并报市政府批准后实施。

第二章会议流程

第八条会议筹备

1.会议筹备组应根据会议目的和内容，制定详细的会议方案，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排等。

2.会议筹备组负责会议场地预定、会议设备检查、会议资料准备等相关工作。

3.会议筹备组需在会议召开前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等事宜。

第九条会议审批

1.各单位在召开会议前，需按照财政预算管理要求，编制会议预算，并将会议方案、预算报告等材料报上级主管部门及财政部门审批。

2.审批通过后，各单位应严格按照批准的预算和方案执行。

第十条会议召开

1.会议应严格按照议程进行，主持人负责把控会议进程，确保会议议题得到充分讨论。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，不得无故缺席、迟到或早退。

3.会议记录人应详细记录会议内容、讨论结果及决议事项。

第十一条会议决议

1.会议结束后，会议筹备组应及时整理会议纪要，明确会议决议、责任人和完成时限。

2.会议纪要需经参会人员签字确认，并报上级主管部门备案。

第十二条会议评估

1.会议结束后，会议筹备组应组织对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断改进会议组织工作。

2.评估结果作为今后会议组织和管理的重要依据。

第十三条会议费用报销

1.会议结束后，会议筹备组应按照实际支出，收集会议费用报销相关凭证，包括发票、合同、支付凭证等。

2.报销申请需经审批通过后，按照规定流程提交财务部门审核报销。

第十四条会议资料归档

1.会议筹备组应将会议方案、会议纪要、评估报告等相关资料及时归档，以备查阅。

2.归档资料应包括纸质版和电子版，确保资料的安全与完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条会议纪要的制定与发布

1.会议纪要应由专人负责起草，确保记录准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决议事项、责任人和完成时限等内容。

3.会议纪要经主持人审核后，应在会议结束后及时发布给所有参会人员及相关部门。

第十六条决议事项的分解与落实

1.会议纪要发布后，责任部门应根据决议事项制定具体的实施计划，明确任务分解、时间节点和责任人。

2.责任部门应定期检查决议事项的落实情况，并及时向会议主持人报告进展。

第十七条跟踪督促与协调

1.会议主持人或指定专人负责对会议决议事项的落实情况进行跟踪督促，确保各项任务按计划推进。

2.在决议事项落实过程中，如遇到问题或困难，应及时召开协调会议，研究解决方案，确保决议事项顺利推进。

第十八条反馈与评估

1.责任部门在完成决议事项后，应向会议主持人提交书面报告，包括实施过程、成果展示、经验总结等。

2.会议主持人或指定专人负责对决议事项的完成情况进行评估，对实施效果进行评价，并提出改进意见。

第十九条信息共享与公开

1.会议纪要及决议事项的落实情况应通过适当的渠道在单位内部进行共享，确保相关信息透明、公开。

2.对涉及公众利益的会议决议，应按照相关规定对外公开，接受社会监督。

第二十条持续改进

1.各单位应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题，查找不足，制定改进措施。

2.通过不断完善会议纪要的跟踪落实机制，提高会议决策的执行力和单位的工作效率。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订

1.各单位应设立专门的会议室预订渠道，明确预订流程和审批权限。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便于合理安排会议室资源。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，特殊情况下可由单位领导协调解决。

第二十二条会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，包括但不限于音响设备、投影仪、白板、会议桌椅等。

2.会议室应保持整洁、安静，确保会议环境舒适。

3.定期对会议室设施进行检查、维护，保证设施的正常使用。

第二十三条会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或更改。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室纪律，保持安静，不随意走动。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状。

第二十四条会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防设施正常，安全通道畅通。

2.保密会议需采取相应的保密措施，防止会议内容泄露。

3.会议室钥匙、门禁卡等应妥善保管，不得随意转借他人。

第二十五条会议室费用管理

1.会议室使用费应根据实际使用情况合理计算，纳入会议预算。

2.会议室使用费用报销需提供相关证明材料，严格按照财务制度执行。

第二十六条会议室服务

1.会议室管理部门应提供专业的会务服务，包括会场布置、设备调试、茶水服务等。

2.会务服务人员应接受培训，提高服务水平，确保会议顺利进行。

第二十七条会议室管理制度的修订与完善

1.会议室管理部门应定期收集会议室使用反馈，针对存在的问题进行改进。

2.会议室管理规定应根据实际情况适时修订，以适应单位发展的需要。

第五章附则

第二十八条施行日期

本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二十九条解释权

本制度的解释权归宝鸡市财政局。

第三十条特殊规定

对于特殊类型的会议，如紧急会议、