会议事项管理制度

会议事项管理制度第一章总则

一、目的与原则

为了提高会议效率，确保会议质量，规范会议管理，制定本制度。会议管理应遵循高效、务实、公开、透明的原则，确保会议的召开有利于决策的科学性、合理性，以及公司或机构各项工作的顺利开展。

二、适用范围

本制度适用于公司或机构内举行的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议。

3.专题会议：针对某一特定主题或问题召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的召集、主持、记录、跟踪等工作由专人负责。

2.会议的组织者应明确会议目的、议程、参会人员、时间、地点等，并在会议前通知参会人员。

3.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

五、保密规定

1.会议内容涉及国家秘密、商业秘密或其他敏感信息的，应严格按照相关法律法规和公司或机构的保密规定执行。

2.参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容和讨论情况。

六、考核与问责

1.会议组织者应确保会议的召开、纪要的记录、任务的分配等工作按时完成。

2.对于未按时参加会议、未完成会议任务、违反会议纪律等情况，将按照公司或机构的考核与问责制度进行处理。

七、制度修订

本制度可根据公司或机构发展需要和实际情况进行修订，修订后的制度应及时通知全体员工。本制度的解释权归公司或机构所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司或机构的工作需要，明确会议主题，确保会议的召开具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题和讨论重点，明确各议题的讨论顺序和时间分配。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会。参会人员应具备相关知识和经验，以确保会议讨论的质量。

4.通知参会人员：向参会人员发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等信息，并要求回复确认。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员需签到，以确认参会情况。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，并对会议主题、议程等进行简要介绍。

3.讨论与发言：按照会议议程，各议题负责人进行发言，其他参会人员可就相关议题进行讨论和提问。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果、任务分配等。

三、会议决策

1.决策原则：会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，确保决策的科学性和合理性。

2.表决与通过：对于需要表决的议题，采用投票、举手等方式进行表决，过半数参会人员同意即可通过。

3.决策记录：将会议决策结果详细记录在会议纪要中，以便跟踪落实。

四、会议总结

1.主持人对会议讨论情况进行简要总结，强调会议决策结果和任务分配。

2.参会人员对会议效果、组织等方面进行评价，提出改进意见。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议记录人整理会议纪要，并在会议结束后的一定时间内发送给参会人员。

六、会议资料的整理与归档

1.会议纪要、签到表、表决记录等资料需整理归档，以备查阅。

2.对于涉及公司或机构重要决策的会议资料，应按照规定年限进行保存。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应详细记录会议的主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果及任务分配等信息。

2.会议纪要由会议记录人在会议结束后及时编制，经会议主持人审核后发布。

3.会议纪要发布前，应确保内容准确、完整，避免遗漏重要信息。

二、任务分配与责任人

1.会议决策中涉及的任务分配应明确责任人和完成时限。

2.责任人需对会议纪要中明确的任务进行确认，如有疑问或困难，应及时向会议组织者反馈。

3.会议组织者应对任务执行情况进行跟踪，并提供必要的支持和协助。

三、任务执行与监督

1.责任人应按照会议纪要的要求，按时完成分配的任务。

2.主管部门或会议组织者应定期对任务执行情况进行检查，确保工作进度与会议决策相符。

3.对于执行过程中出现的问题，责任人需及时向会议组织者报告，并寻求解决方案。

四、进度汇报与协调

1.定期会议上，责任人需对任务执行情况进行汇报，包括已完成的任务、未完成的任务及存在的问题等。

2.会议组织者应根据任务执行情况，协调相关部门和人员，确保工作顺利进行。

3.对于跨部门或涉及多个责任人的任务，会议组织者应加强协调，避免工作重复或遗漏。

五、会议纪要的更新与归档

1.会议纪要中的任务执行情况需定期更新，以反映工作进展。

2.会议纪要更新后，应及时发送给参会人员，以便大家了解工作动态。

3.会议纪要及其更新资料应按照规定年限进行归档，以备查阅。

六、考核与评价

1.会议纪要的跟踪落实情况将作为对责任人工作绩效考核的依据之一。

2.公司或机构应定期对会议纪要的编制、发布、跟踪等工作进行评价，总结经验，不断优化会议管理制度。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理部门提交申请。

2.申请内容包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.预订成功后，会议组织者需按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知行政部门。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.行政部门负责会议室的日常维护和管理，确保设施正常运行，为会议提供良好的环境。

3.定期检查会议室设备，发现问题及时报修，确保会议不受影响。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

2.参会人员应遵守会议纪律，按时入场，并将手机等通讯工具调至静音或振动。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭设备电源，清理垃圾，保持会议室卫生。

四、会议室安全保障

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.严禁在会议室存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议组织者应了解并掌握基本的消防知识和应急措施，确保会议安全。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司或机构的工作时间合理安排，满足日常会议需求。

2.特殊情况下，如需在非工作时间使用会议室，应提前向行政部门申请，并说明原因。

六、会议室预约管理与协调

1.行政部门应建立会议室预约管理台账，记录会议室使用情况，以便于协调和安排。

2.遇到会议室资源紧张时，行政部门可根据会议的重要性和紧急程度进行协调，确保关键会议的顺利进行。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，将按照公司或机构的考核与问责制度进行处理。

2.会议组织者和参会人员应共同维护会议室秩序，共同营造良好的