企业会议跟踪管理制度内容

企业会议跟踪管理制度内容第一章总则

为加强企业会议管理，提高会议效率，明确会议决议的跟踪落实，特制定本企业会议跟踪管理制度。本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

一、会议目的

1.传达公司战略、政策及规章制度；

2.分析和解决工作中存在的问题，提高工作效率；

3.增进部门间的沟通与协作，促进公司业务发展；

4.提升团队凝聚力和执行力。

二、会议原则

1.实事求是：会议讨论应基于实际情况，做到客观、公正、公平；

2.高效务实：会议应注重实效，避免形式主义，减少无效沟通；

3.集思广益：鼓励与会人员积极发言，充分表达意见和建议；

4.决策明确：会议决议应明确具体，具备可操作性和指导性。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者负责确定会议主题、议程、参会人员、会议时间及地点；

2.会议通知应提前发送给参会人员，明确会议主题、议程、参会要求等；

3.会议组织者应确保会议的顺利进行，维护会议纪律，确保会议高效有序；

4.参会人员应按时参加，积极参与讨论，遵守会议纪律。

五、会议记录与纪要

1.会议记录：会议组织者指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、议程、讨论情况等；

2.会议纪要：会议结束后，会议组织者应整理会议纪要，明确会议决议、责任人和完成时限；

3.会议纪要应在会议结束后的一定时间内发送给参会人员，以便跟踪落实。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应根据本制度制定相应的实施细则，并报公司审批备案。全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，制定以下会议流程：

一、会前准备

1.确定会议主题和议程：会议组织者应根据公司战略、业务需求和实际工作情况，明确会议主题和讨论重点，制定会议议程。

2.召集与通知：会议组织者应提前发出会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题及议程。通知应包括以下内容：

a.会议名称、主题和目的；

b.会议时间、地点；

c.参会人员名单；

d.会议议程及预期目标；

e.需要准备的资料和文件。

3.准备会议材料：会议组织者应收集和整理与会议主题相关的资料、文件，并在会前分发给参会人员，以便提前了解会议内容。

4.确定会议记录人员：会议组织者应指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

二、会议进行

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会议组织者应确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和预期目标，强调会议纪律，引导参会人员积极参与讨论。

3.会议讨论：根据会议议程，逐项进行讨论。会议组织者应确保：

a.讨论议题明确、具体；

b.参会人员充分发表意见和建议；

c.避免偏题和重复讨论；

d.控制会议时间，确保讨论高效有序。

4.会议决策：针对讨论事项，形成会议决议。会议决议应明确具体，具备可操作性和指导性。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，强调会议决议和下一步工作要求。

三、会议结束

1.会议记录整理：会议记录人员应在会议结束后，根据会议讨论内容，整理会议纪要。

2.会议纪要发放：会议组织者应在一定时间内将会议纪要发送给参会人员，以便跟踪落实。

3.会后工作安排：会议组织者应督促参会人员按照会议决议，落实相关工作。

四、会议跟踪与反馈

1.会议组织者应定期检查会议决议的落实情况，对未按期完成的任务进行跟踪督促。

2.参会人员应及时反馈会议决议的执行情况，如遇到问题，应及时向会议组织者汇报。

3.会议组织者可根据实际需要，召开后续会议，对会议决议进行调整和优化。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决议的有效执行，提高公司决策的落实力度，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应包括以下内容：

a.会议基本信息：会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等；

b.会议议程：逐项记录会议讨论的议题及结论；

c.会议决议：明确具体的决策事项、责任人和完成时限；

d.其他事项：包括但不限于工作建议、遗留问题、待讨论议题等。

2.会议纪要应在会议结束后的一定工作日内完成编制，由会议组织者审核后发布。

二、会议纪要的传达与学习

1.会议纪要发布后，各部门负责人应组织相关人员学习会议纪要内容，确保每位员工了解会议决议；

2.对于涉及多部门协作的事项，相关部门应共同学习会议纪要，确保沟通顺畅、协作高效。

三、会议决议的执行与跟踪

1.各责任部门应根据会议纪要，制定具体的实施方案，明确责任人、工作要求和完成时限；

2.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期检查，确保决议落实到位；

3.各责任部门应主动汇报会议决议的执行进度，遇到问题应及时向会议组织者反馈，寻求支持和协助。

四、会议决议的评估与反馈

1.会议组织者应定期对会议决议的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施；

2.各责任部门应对执行过程中出现的问题进行总结，及时调整工作策略，提高执行效果；

3.会议组织者应根据评估结果，调整和优化会议议程，为下一阶段工作提供有力支持。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行归档，便于日后查阅和追溯；

2.员工可查阅相关会议纪要，了解公司决策和业务动态；

3.会议组织者应定期对会议纪要进行整理，确保信息的完整性和准确性。

第四章会议室管理规定

为保障会议的顺利进行，提高会议室使用效率，维护会议室设施，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议组织者提前向行政管理部门提交会议室申请；

2.申请内容包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便行政管理部门合理安排会议室；

3.行政管理部门收到申请后，应及时回复确认，如遇冲突，协调解决或提供备选方案。

二、会议室使用

1.会议组织者应按照预定时间、地点使用会议室，如有特殊情况需提前通知行政管理部门；

2.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不随意离开座位，不在室内吸烟、进食；

3.会议组织者应确保会议室设备正常运行，如有故障，及时联系行政管理部门处理。

三、会议室设备与设施

1.行政管理部门应定期检查会议室设备，确保设备完好、功能正常；

2.会议组织者使用会议室时，应了解设备操作方法，如有疑问，及时向行政管理部门咨询；

3.会议结束后，会议组织者应确保会议室设备关闭，避免长时间待机，节约能源。

四、会议室卫生与维护

1.行政管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，确保卫生状况良好；

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不乱丢垃圾，不在墙壁、设备上随意涂写；

3.如会议室内设施损坏，会议组织者应立即向行政管理部门报修，尽量避免影响后续会议使用。

五、会议室安全

1.会议组织者应确保会议室内的消防安全，了解消防设施位置和操作方法；

2.会议室应保持通风良好，避免长时间封闭，确保参会人员安全；

3.行政管理部门应定期进行安全检查，排除安全隐患，保障会议顺利进行。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，行政管理部门有权进行提醒、警告，并视情节严重程度，予以相应处罚；

2.造成的设施损坏、卫生问题等，责任部门或个人应承担相应责任，赔偿损失；

3.各部门应加强内部管理，共同维护会议室秩序，提高使用效率。

第五章附则

一、本制