机关内部会议室管理制度

机关内部会议室管理制度第一章总则

为确保机关内部会议室的高效管理和使用，提高会议质量，明确会议纪律，特制定本管理制度。

一、本制度适用于机关内部所有会议室的使用、管理和维护。

二、会议室使用应遵循公开、公平、共享原则，确保各部门合理使用会议室资源。

三、各部门应严格按照会议流程进行会议组织，确保会议的顺利进行。

四、会议纪要的跟踪落实是各部门工作的重要组成部分，各部门应高度重视，确保会议决策的执行。

五、会议室管理人员应认真履行职责，加强会议室的日常管理和维护，确保会议室设施设备完好，为会议提供良好的环境。

六、违反本制度规定，造成不良影响的，将按照机关相关规定，对相关责任人进行严肃处理。

七、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需对本制度进行修订，由机关办公室负责组织修订。

第二章会议流程

一、会议申请

1.会议申请人应为机关内部各部门负责人或其指定的工作人员。

2.会议申请人需提前三个工作日向机关办公室提交书面会议申请，申请书中应明确会议主题、参会人员、会议时间、会议地点、所需设备等。

3.机关办公室收到会议申请后，应在两个工作日内完成审核，确认会议室使用安排，并通过书面形式通知会议申请人。

二、会议通知

1.会议申请人收到机关办公室的会议室安排确认后，应及时向参会人员发出会议通知。

2.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等内容，并要求参会人员提前准备相关材料。

三、会议签到

1.会议开始前，由会议申请人或指定人员负责会议签到工作，确保参会人员准时到场。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息，并在会议结束后提交给机关办公室存档。

四、会议主持与记录

1.会议应由主持人按照议程进行，主持人负责维持会议秩序，确保会议高效进行。

2.会议记录人应记录会议主要议题、讨论内容、决策结果等，形成会议纪要。

五、会议纪要

1.会议结束后，会议记录人应在三个工作日内完成会议纪要的整理，并将会议纪要发送给参会人员及机关办公室。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、讨论结果、决策事项等内容。

六、会议决策的执行与反馈

1.各部门应按照会议纪要中的决策事项进行落实，并在规定时间内将执行情况反馈给机关办公室。

2.机关办公室负责对会议决策的执行情况进行跟踪、督促，确保决策得到有效落实。

七、会议总结

1.会议申请人应在会议结束后对本次会议的效果、存在问题等进行总结，并提出改进措施。

2.会议总结报告应在五个工作日内提交给机关办公室，作为今后会议管理的参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应由会议申请人或主持人进行初步审核，确保记录准确无误。

2.审核通过的会议纪要应提交给机关办公室进行最终审批。

3.机关办公室应在收到会议纪要后的两个工作日内完成审批，并将审批后的会议纪要正式发布给相关部门和人员。

二、会议纪要的执行责任分配

1.会议纪要中明确的决策事项和行动计划，应明确责任人和完成时限。

2.各部门负责人应确保会议纪要中涉及本部门的决策事项得到有效执行，并对执行结果负责。

三、会议纪要执行情况的跟踪

1.机关办公室应建立会议纪要执行情况的跟踪机制，定期检查和督促各部门按计划执行会议决策。

2.跟踪过程中，如发现执行不力或存在问题，应及时向相关部门反馈，并协助解决。

四、会议纪要执行结果的反馈

1.各责任部门应在规定的时限内向机关办公室反馈会议纪要执行结果。

2.反馈内容应包括已完成的任务、未完成的任务及其原因、需要协调解决的问题等。

五、会议纪要执行情况的评估与报告

1.机关办公室应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

2.每季度至少组织一次会议纪要执行情况的全面评估，并向机关领导层报告评估结果。

六、会议纪要的归档与查阅

1.审批发布的会议纪要应进行电子和纸质双份归档，确保资料的可追溯性。

2.会议纪要归档后，机关内部人员可根据工作需要查阅，机关办公室负责提供相应的查阅服务。

七、会议纪要执行情况的公开与透明

1.为提高会议决策的透明度，机关办公室可定期将会议纪要执行情况向机关全体人员公示。

2.公示内容应包括会议决策的执行进度、存在的问题及改进措施等，以促进各部门间的沟通与协作。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.机关各部门需使用会议室时，应提前按照规定流程提交会议申请，经机关办公室审核批准后方可使用。

2.会议室使用应遵循先申请、先安排的原则，机关办公室有权根据实际情况调整会议室分配。

3.会议室预订确认后，如需取消或变更，会议申请人应至少提前一个工作日通知机关办公室。

二、会议室设备管理

1.会议室内的设备应由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室的部门应爱护设备，遵守操作规程，不得擅自拆卸或更改设备设置。

3.如在使用过程中发现设备故障，应及时报告给机关办公室，由专人联系维修。

三、会议室环境与布置

1.会议室应保持整洁、安静，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.会议室内应配置必要的会议用品，如纸张、笔、投影仪等。

3.会议申请人应根据会议需要，提前安排会议室的布置，并在会议结束后恢复原状。

四、会议室使用时间规定

1.会议开始前，会议室申请人或指定人员应提前到场，检查设备是否正常，确保会议按时开始。

2.会议结束后，使用部门应及时清理会议室，确保不影响下一场会议的使用。

五、会议室安全与保密

1.会议室应采取措施确保会议安全，如设置门禁、监控等。

2.会议室内讨论的内容应严格遵守保密规定，不得泄露敏感信息。

3.机关办公室应定期对会议室的安全与保密措施进行检查，发现问题及时整改。

六、会议室使用费用管理

1.机关内部各部门使用会议室，原则上不收取费用。

2.如涉及特殊设备或外部服务，产生的费用由使用部门承担，并按照相关规定报销。

七、会议室管理违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，机关办公室有权进行提醒、警告，直至暂停其会议室使用权限。

2.因违规行为造成会议室设备损坏或遗失的，责任人应按照机关相关规定承担相应责任。

第五章附则

一、本制度的解释权归机关办公室所