政务机关会议室管理制度

政务机关会议室管理制度第一章总则

第一条为加强政务机关会议管理，提高会议效率，确保会议质量，制定本管理制度。

第二条本制度适用于政务机关内部各类会议的组织、召开和管理工作。

第三条会议管理制度遵循以下原则：

（一）务实高效。会议应突出重点，注重实效，减少数量，提高质量。

（二）计划管理。会议召开应提前计划，明确议题，确保会议有序进行。

（三）责任明确。会议的组织、召开、纪要整理及跟踪落实等工作，应明确责任人和完成时限。

（四）保密安全。会议内容应严格按照保密规定执行，确保信息安全。

第四条政务机关各部门应按照本制度规定，切实加强会议管理，提高会议效果。

第五条政务机关应定期对会议管理工作进行总结和评估，不断优化会议流程，提高会议质量。

第六条本制度的解释权归政务机关办公厅（室）所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

第七条会议分类

（一）例行会议：定期召开，讨论日常工作及决策事项。

（二）专题会议：针对特定议题或项目召开的会议。

（三）紧急会议：应对突发事件或紧急情况召开的会议。

（四）协调会议：协调各部门工作，解决跨部门问题的会议。

第八条会议筹备

（一）会议组织者应提前确定会议主题、议题、时间、地点、参会人员等。

（二）会议通知应包含会议主题、议题、时间、地点、参会人员、会议议程等，并提前发送给参会人员。

（三）会议组织者应根据会议议题准备相关材料，提前发送给参会人员以便预习。

第九条会议召开

（一）会议主持人应严格按照会议议程进行，确保会议有序进行。

（二）会议主持人应引导参会人员充分发表意见，鼓励开展讨论，形成共识。

（三）会议记录人员应详细记录会议内容、参会人员发言及决策结果。

第十条会议决策

（一）会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取参会人员意见。

（二）会议决策结果应明确、具体，具备可操作性。

（三）会议决策事项应明确责任人、完成时限及验收标准。

第十一条会议总结

（一）会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，将会议决策结果和相关要求通知相关部门和人员。

（二）会议纪要应包括会议主题、议题、参会人员、讨论情况、决策结果等。

（三）会议组织者应对会议效果进行评估，收集参会人员意见和建议，为下次会议提供改进方向。

第十二条会议通知与反馈

（一）会议通知应通过适当方式发送给参会人员，确保参会人员准时参加。

（二）参会人员收到会议通知后，应及时反馈是否能参会，如有特殊情况需提前告知会议组织者。

（三）会议组织者应根据参会人员反馈，适时调整会议议程和参会人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十三条会议纪要的编制与发布

（一）会议纪要应由会议记录人员在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

（二）会议纪要应明确记录会议决策事项、责任人、完成时限及验收标准。

（三）会议纪要经会议主持人审核后，由会议组织者发布给相关部门和人员。

第十四条跟踪落实机制

（一）会议决策事项的责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并报会议组织者备案。

（二）会议组织者应建立跟踪落实机制，对会议决策事项的执行情况进行定期检查和督促。

第十五条进度报告与反馈

（一）责任人应按照完成时限要求，及时向会议组织者报告决策事项的执行进度。

（二）会议组织者应收集责任人的进度报告，对执行情况进行汇总分析，并向相关部门和人员通报。

（三）如遇到问题或困难，责任人应及时反馈给会议组织者，寻求协调解决。

第十六条落实情况的评估与处理

（一）会议组织者应根据责任人的进度报告和反馈，对会议决策事项的落实情况进行评估。

（二）对于未能按期完成的决策事项，会议组织者应分析原因，制定整改措施，并督促责任人尽快完成。

（三）对于落实效果不理想的决策事项，会议组织者应组织相关部门和人员进行研究，提出改进方案，并报告上级领导。

第十七条会议纪要的归档与查阅

（一）会议纪要编制完成后，应按照规定进行归档，便于日后查阅。

（二）会议纪要归档应确保信息安全，严格按照保密规定执行。

（三）相关部门和人员如需查阅会议纪要，应向会议组织者提出申请，经批准后进行查阅。

第四章会议室管理规定

第十八条会议室预订

（一）会议室预订需提前向管理部门提出申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

（二）管理部门应依据预订申请，合理安排会议室，确保会议顺利进行。

（三）会议室预订实行先到先得原则，对于重要会议或紧急会议，管理部门可根据实际情况进行优先安排。

第十九条会议室配置

（一）会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等。

（二）会议室布局应合理，确保参会人员视线、听力均能达到良好效果。

（三）会议室应保持整洁、安静，为会议提供良好的环境。

第二十条会议室使用

（一）会议室内严禁吸烟、进食，不得随意移动室内设施。

（二）会议组织者应提前到达会议室，检查设备运行情况，确保会议按时开始。

（三）会议结束后，会议组织者应负责督促参会人员带走个人物品，关闭会议室设施，确保会议室整洁。

第二十一条会议室维护与保养

（一）管理部门应定期对会议室设施进行检查、维护，确保设备正常运行。

（二）会议室在使用过程中如出现故障，应及时报告管理部门进行维修。

（三）管理部门应建立会议室使用档案，详细记录会议室使用情况、维护保养情况等。

第二十二条会议室安全管理

（一）会议室应安装必要的安全设施，如消防设备、监控系统等。

（二）会议组织者应确保会议室在使用期间的安全，遵守相关安全规定。

（三）管理部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患，确保