政府会议服务管理制度

政府会议服务管理制度政府会议服务管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保政府会议的规范化、高效化进行，提高决策质量和执行力度，制定本管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于政府机关及相关部门组织召开的各类会议，包括但不限于工作会议、专题会议、协调会议等。

第三条会议原则

（一）务实高效。会议应围绕议题进行充分讨论，确保会议内容务实、高效。

（二）事先准备。会议组织者应提前做好会议筹备工作，包括会议议题收集、议程安排、参会人员通知等。

（三）保密纪律。会议内容、参会人员及讨论情况应严格遵守保密规定。

（四）规范记录。会议纪要应真实、完整、准确地记录会议内容，便于跟踪落实。

第四条会议分类

根据会议性质和内容，会议分为以下几类：

（一）全体会议。全体人员参加的会议，主要包括全体职工大会、全体党员干部大会等。

（二）专题会议。针对特定议题召开的会议，主要包括专题研讨会、专题协调会等。

（三）工作例会。定期召开的工作汇报和部署会议，主要包括周例会、月例会等。

（四）临时会议。根据工作需要临时召开的会议。

第五条会议组织与管理

（一）会议组织者负责会议的筹备、召开、记录和跟踪落实等工作。

（二）会议组织者应合理安排会议议程，控制会议时间，确保会议效果。

（三）会议组织者应加强对会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得到有效执行。

第六条参会人员职责

（一）准时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

（二）会议期间，认真听会、积极参与讨论，并提出建设性意见和建议。

（三）遵守会议纪律，保守会议秘密。

（四）会后按照会议纪要要求，认真履行职责，确保会议决策的贯彻落实。

第七条本制度的解释权归政府机关及相关部门。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。本制度自发布之日起实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的，明确会议的类型和规模。

2.制定会议议程，明确会议的起止时间、地点和主要议题。

3.确定参会人员范围，发送会议通知，并要求参会人员提前做好相关准备工作。

4.准备会议所需资料，包括议题相关的文件、报告、数据等。

5.安排会场布置，确保会议设施设备齐全、功能正常。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程。

2.各议题负责人对相关议题进行汇报、阐述，并提出具体建议。

3.参会人员针对议题进行充分讨论，提出意见和建议。

4.会议主持人对讨论进行总结，形成决策或指导意见。

5.如有必要，可邀请相关部门或专家进行现场解答或咨询。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录真实、完整、准确。

2.记录内容包括：会议时间、地点、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等。

3.会议纪要应突出重点，简明扼要，便于阅读和执行。

四、会议决策执行

1.会议结束后，及时整理会议纪要，发送给参会人员和相关单位。

2.参会人员根据会议纪要，明确各自职责，落实会议决策。

3.会议组织者对会议决策的执行情况进行跟踪、督促，确保决策落到实处。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，组织者应收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估。

2.对会议中存在的问题和不足进行总结，并提出改进措施。

3.定期对会议决策的执行情况进行回顾，为今后会议提供参考。

六、会议资料的归档与保管

1.会议结束后，将会议纪要、参会人员名单、议题相关资料等进行整理归档。

2.按照规定期限保管会议资料，确保资料的安全与完整。

3.如有需要，可为相关人员提供查阅服务。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据审核意见进行修改，形成最终会议纪要。

4.最终会议纪要应在会议结束后的三个工作日内，通过邮件、公告等形式发送给所有参会人员及相关单位。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中应明确每项决策的责任人、完成时限和预期成果。

2.责任人收到会议纪要后，应立即着手制定具体实施方案，并开始执行。

3.责任人应定期向会议组织者汇报任务进展情况，确保会议决策按计划推进。

三、会议决策的监督与评估

1.会议组织者应建立会议决策执行监督机制，对决策执行情况进行定期检查。

2.对于执行过程中出现的问题，应及时采取措施予以解决，确保决策顺利实施。

3.对会议决策执行结果进行评估，总结经验教训，为今后决策提供参考。

四、会议纪要的跟踪管理

1.会议组织者应建立会议纪要跟踪管理制度，对会议纪要的执行情况进行持续跟踪。

2.对于未按期完成的任务，应督促责任人加快进度，必要时进行催办。

3.对于已完成的任务，应对照会议纪要进行检查，确保决策执行到位。

五、会议纪要的归档与应用

1.会议纪要的纸质版和电子版均应进行归档，便于查阅和追溯。

2.会议纪要作为决策执行的依据，应定期进行回顾，总结执行情况。

3.会议纪要中的经验教训和优秀做法应予以推广，以提高会议决策质量和执行效率。

六、会议纪要的修订与更新

1.如会议决策执行过程中出现重大调整，应及时修订会议纪要，并通知相关人员。

2.定期对会议纪要的内容进行更新，确保其反映最新的决策执行情况。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者需向会议室管理部门提交书面申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室合理使用。

3.预订者应在会议开始前至少一天确认会议室预订情况，如有变动需及时通知会议室管理部门。

二、会议室布置与服务

1.会议室管理部门应根据会议需求提前布置会场，包括座椅摆放、设备调试等。

2.会场内应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板等。

3.会议室管理部门应提供会议期间的服务，如茶水、资料分发等。

三、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规定，保持会场秩序，不在会场内吸烟、进食。

2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或振动模式，如有紧急情况需离开会场，应尽量减少干扰。

3.会议室使用结束后，预订者应负责组织清理会场，确保会议室整洁。

四、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查和维护会议设备，确保设备正常运行。

2.预订者在使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得擅自拆卸或更改设备设置。

3.如会议设备在使用过程中出现故障，应及时通知会议室管理部门进行维修。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，包括防火、防盗等措施。

2.参会人员应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容及相关资料。

3.会议结束后，预订者应确保会议资料和设备的安全，防止丢失或泄露。

六、会议室使用评价与反馈

1.会议室管理部门应定期收集参会人员对会议室使用情况的评价和反馈，以改进会议室管理工作。

2.预订者如对会议室服务有任何建议或不满，可向会议室管理部门提出，以便及时解决问题。

3.通过持续改进，提高会议室使用效率和服务质量。

第五章附则

一、本制度的解释