2024年度专业会议策划与服务协议

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2024年度专业会议策划与服务协议本合同目录一览第一条：会议基本信息1.1会议名称1.2会议主题1.3会议日期与时间1.4会议地点1.5参会人员规模第二条：会议策划与组织2.1策划方案提交时间2.2策划方案内容要求2.3会议议程安排2.4会议宣传与邀请2.5会议注册与接待第三条：会议服务内容3.1会议场地与设施3.2会议餐饮服务3.3会议住宿安排3.4会议交通安排3.5现场管理与协调第四条：技术与支持服务4.1音响、灯光设备4.2投影与多媒体设备4.3网络与信息技术支持4.4现场布置与装饰4.5摄影与录像服务第五条：主讲人与嘉宾5.1主讲人邀请与确认5.2嘉宾邀请与确认5.3主讲人与嘉宾待遇第六条：赞助商与合作单位6.1赞助商招募与筛选6.2赞助商权益分配6.3合作单位协作内容第七条：费用与支付7.1会议预算制定7.2服务费用明细7.3支付方式与时间7.4发票与报销第八条：违约责任与赔偿8.1违约行为界定8.2违约责任承担8.3赔偿金额计算第九条：不可抗力9.1不可抗力事件界定9.2不可抗力事件应对措施9.3不可抗力事件后果处理第十条：争议解决10.1争议解决方式10.2争议解决机构10.3诉讼管辖法院第十一条：合同的生效、变更与终止11.1合同生效条件11.2合同变更程序11.3合同终止条件第十二条：保密条款12.1保密信息范围12.2保密期限12.3违约泄露后果第十三条：权利与义务的转让13.1权利义务转让条件13.2权利义务转让程序13.3受让方确认第十四条：其他条款14.1合同附件14.2补充协议14.3合同修订历史记录第一部分：合同如下：第一条：会议基本信息1.1会议名称：2024年度专业会议1.2会议主题：探讨行业发展趋势与技术创新1.3会议日期与时间：2024年5月1日至5月3日，每日09:0018:001.4会议地点：北京市某国际会议中心1.5参会人员规模：预计500人，包括行业专家、企业代表、媒体记者等第二条：会议策划与组织2.1策划方案提交时间：自合同签订之日起15日内2.2策划方案内容要求：包括但不限于会议日程、主题演讲、分会场、展览、社交活动等详细安排2.3会议议程安排：按照提交的策划方案执行，策划方负责制定最终议程2.4会议宣传与邀请：策划方负责制定宣传方案，包括官方网站、社交媒体、邮件邀请等，并负责发送邀请函2.5会议注册与接待：策划方负责会议注册工作，提供接待服务，包括接待台、签到、领取资料等第三条：会议服务内容3.1会议场地与设施：提供符合会议要求的场地，包括会议室、休息区、餐饮区等，并提供必要设施，如音响、灯光、投影等3.2会议餐饮服务：提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、茶歇等，根据参会人员要求定制餐饮方案3.3会议住宿安排：提供会议期间的住宿安排，根据参会人员要求定制住宿方案3.4会议交通安排：提供会议期间的交通运输服务，包括机场接送、大巴车接送等3.5现场管理与协调：负责会议现场的管理与协调工作，确保会议的顺利进行第四条：技术与支持服务4.2投影与多媒体设备：提供投影仪、多媒体设备等，满足会议的演示需求4.3网络与信息技术支持：提供稳定的网络环境，确保会议期间的网络使用需求，提供技术支持服务4.4现场布置与装饰：根据会议主题和风格，提供现场布置与装饰服务，包括背景板、展台、签到台等4.5摄影与录像服务：提供专业的摄影与录像服务，记录会议的重要时刻第五条：主讲人与嘉宾5.1主讲人邀请与确认：策划方负责邀请主讲人，并提供邀请函，主讲人确认后列入会议日程5.2嘉宾邀请与确认：策划方负责邀请嘉宾，并提供邀请函，嘉宾确认后列入会议日程5.3主讲人与嘉宾待遇：根据会议标准提供待遇，包括住宿、交通、餐饮等，具体待遇根据双方协商确定第六条：赞助商与合作单位6.1赞助商招募与筛选：策划方负责招募赞助商，并根据会议主题与目标筛选合适的赞助商6.2赞助商权益分配：根据赞助商的级别和赞助金额，提供相应的权益，包括广告宣传、展位展示、演讲机会等6.3合作单位协作内容：合作单位根据合同约定，提供相应的协作内容，包括但不限于技术支持、现场支持等第八条：违约责任与赔偿8.1违约行为界定：包括但不限于未按约定时间提供服务、服务不符合约定标准、未经许可擅自改变会议内容等8.2违约责任承担：违约方应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿因此造成的损失等8.3赔偿金额计算：赔偿金额根据违约方的违约程度和因此造成的实际损失计算，具体金额由双方协商确定第九条：不可抗力9.1不可抗力事件界定：不可抗力事件包括但不限于自然灾害、社会事件、政策变动等无法预见、无法避免且无法克服的事件9.2不可抗力事件应对措施：双方应立即协商采取措施，减轻不可抗力事件造成的影响9.3不可抗力事件后果处理：根据不可抗力事件的影响，双方协商确定责任承担和赔偿事项第十条：争议解决10.1争议解决方式：双方发生争议时，应通过友好协商解决；协商不成的，可以选择调解或仲裁方式解决10.2争议解决机构：如选择调解，可向合同签订地人民法院申请调解；如选择仲裁，应向合同签订地仲裁委员会申请仲裁10.3诉讼管辖法院：如选择诉讼，应以合同签订地人民法院为管辖法院第十一条：合同的生效、变更与终止11.1合同生效条件：本合同自双方签字盖章之日起生效11.2合同变更程序：合同变更应书面签署，并由双方盖章确认11.3合同终止条件：合同终止的条件按照合同约定或者法律规定执行第十二条：保密条款12.1保密信息范围：包括但不限于合同内容、会议策划、商业秘密等12.2保密期限：双方应对保密信息保密，保密期限自合同终止之日起计算，不少于2年12.3违约泄露后果：如有违约泄露，泄露方应承担相应的违约责任，赔偿因此造成的损失第十三条：权利与义务的转让13.1权利义务转让条件：合同一方如需转让合同权利义务，应取得另一方书面同意13.2权利义务转让程序：转让方应向受让方提供合同及相关文件，受让方确认后生效13.3受让方确认：受让方确认接受合同权利义务，并承担相应责任第十四条：其他条款14.1合同附件：本合同附件包括但不限于会议策划方案、服务费用明细表、赞助权益表等14.2补充协议：双方可就本合同未尽事宜签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力14.3合同修订历史记录：本合同自签订之日起，如有修订，应以书面形式记录，并由双方盖章确认第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议策划方案详细描述会议的整体策划思路，包括会议主题、议程安排、活动流程、场地布置、宣传推广等。附件二：服务费用明细表详细列出会议各项服务的费用明细，包括场地租赁、餐饮服务、住宿安排、交通安排等。附件三：赞助权益表详细描述不同级别赞助商的权利和义务，包括广告宣传、展位展示、演讲机会、参会名额等。附件四：会议日程表详细列出会议的具体日程安排，包括各个演讲主题、演讲嘉宾、时间段、活动安排等。附件五：会议宣传材料包括会议官方网站、社交媒体宣传内容、邮件邀请模板等。附件六：会议注册表提供会议注册表格，包括参会人员的基本信息、住宿需求、餐饮需求等。附件七：会议合作协议详细列出双方的权利义务、违约责任、保密条款等内容。说明二：违约行为及责任认定：1.未能按照约定时间提供服务或提供的服务不符合约定的质量标准。2.未经对方许可，擅自改变会议内容或取消会议。3.未能按照约定履行宣传推广、注册接待等职责。4.未能按照约定提供音响、灯光、投影等设备或设备质量不符合要求。5.未能按照约定履行保密义务，泄露了双方的商业秘密或合同内容。违约责任认定标准：1.根据违约行为的严重程度和影响，确定违约责任。2.违约方应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿因此造成的损失。3.违约金的计算根据违约方的违约程度和因此造成的实际损失确定。示例说明：如果策划方未能在规定时间内提供会议策划方案，属于违约行为。根据违约责任认定标准，策划方应支付违约金，并赔偿因此给主办方造成的损失。说明三：法律名词及解释：1.不可抗力：指无法预见、无法避免且无法克服的事件，如自然灾害、社会事件、政策变动等。2