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文档简介

会议组织与记录管理制度1.目的和适用范围本制度的目的是规范公司会议的组织、进行和记录，确保会议的高效和有序进行，提高会议的决策和执行效率。本制度适用于公司全部部门和人员。2.定义2.1会议会议是指公司内部或外部人员之间就特定议题进行讨论、沟通和决策的活动。2.2会议组织人会议组织人是指负责召集和组织会议的人员，通常为会议发起人或相关部门的负责人。2.3会议记录人会议记录人是指负责记录会议内容和决策的人员。2.4会议议题会议议题是指会议讨论和决策的具体事项或问题。2.5会议纪要会议纪要是指会议记录人依据会议内容整理和撰写的文档，包含会议基本信息、讨论内容、决策结果和行动计划等。3.会议组织3.1会议发起任何员工都有权利向上级提出召开会议的申请，并说明会议目的、议题、参会人员和时间地方等基本信息。3.2会议召集上级依据会议申请的合理性和紧急程度，决议是否召开会议，并确定会议召集人。3.3会议通知会议召集人通过电子邮件、即时通信工具或电话通知参会人员，至少提前24小时通知，并说明会议目的、议题、时间地方和参会人员等。3.4会议资料会议召集人应提前准备会议所需的资料，包含议题清单、相关文件和报告等，并提前发送给参会人员。3.5会议布置会议召集人负责会议的布置，包含会议室预订、设备准备、饮品和点心等。3.6会议记录会议召集人确定会议记录人，并要求记录人对会议内容进行记录。4.会议进行4.1会议按时开始会议召集人应当按时组织会议，并确保会议室和设备的准备工作完成。4.2会议主持会议召集人或指定的主持人应对会议进行主持，确保会议秩序井然、议题顺利进行。4.3会议议程会议召集人或主持人应在会议开始前，向参会人员介绍会议议程和目的，引导会议的讨论方向。4.4会议讨论参会人员按议题次序进行讨论，依照发言次序提出观点、看法或建议，保持讨论秩序，避开个人攻击或争吵。4.5会议决策参会人员就议题进行投票或达成全都看法，并记录决策结果。4.6会议总结主持人或会议记录人应对会议进行总结，并确认下一步行动计划和责任人。5.会议记录5.1会议纪要会议记录人应及时整理睬议纪要，包含会议基本信息、参会人员、议题、讨论内容、决策结果和行动计划等，确保内容准确、全面。5.2会议纪要审核会议记录人应将会议纪要发送给主持人和相关参会人员，经审核确认无误后，发送给参会人员和有关部门。5.3会议纪要保管公司应建立会议纪要的保管制度，确保会议纪要长期保管并便于检索。5.4会议记录保密会议记录人应对会议内容和纪要保密，严禁将相关信息泄露给未授权人员。6.附则6.1优先级原则紧要议题和紧急会议应优先布置，确保决策能够及时执行。6.2风险管理会议召集人应在会议前评估可能显现的风险，并采取相应措施，确保会议的顺利进行。6.3会议效率会议组织人和参会人员应尽量掌控会议时间，避开无效的讨论和耽搁。6.4会议改进会议组织人

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