侯马市会议费管理制度

侯马市会议费管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范侯马市会议的管理工作，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和合法性，遵循节约、务实、高效的原则。

第二条适用范围

本制度适用于侯马市行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位召开的各类会议。

第三条会议分类

会议分为全体会议、专题会议、日常工作例会等。根据会议性质、内容、规模及参会人员，合理确定会议形式和规模。

第四条会议召开原则

会议召开应当遵循以下原则：

1.必要性原则：严格控制会议数量和规模，减少无效会议，提高会议质量。

2.计划性原则：会议召开应提前做好计划，明确会议主题、议程、参会人员等内容。

3.高效性原则：会议应注重实效，提高决策效率，缩短会议时间。

第五条参会人员职责

1.会议主持人负责组织、引导会议，确保会议按照预定议程进行。

2.参会人员应积极参与会议讨论，发表意见，并对会议决策结果负责。

3.会议记录人负责记录会议内容，整理会议纪要。

第六条会议费用管理

会议费用应遵循以下规定：

1.合理预算：会议费用应按照实际情况合理预算，严禁超标准、超范围开支。

2.审批程序：会议费用报销需按照规定程序审批，确保合规、合理。

3.节约原则：严格控制会议费用，杜绝铺张浪费。

第七条保密与宣传

1.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照国家保密规定执行。

2.会议宣传报道应遵循实事求是、积极向上的原则，弘扬主旋律，传播正能量。

第八条制度修订与解释

本制度由侯马市相关部门负责解释。如遇特殊情况，需对本制度进行调整，由相关部门提出修改方案，报请市政府批准后实施。

第九条实施日期

本制度自发布之日起实施。原有相关制度与本制度不一致的，以本制度为准。

第二章会议流程

第十条会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主题和目标。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员等。

3.报批程序：将会议方案报请相关领导审批。

4.发送会议通知：通过适当方式通知参会人员，并附上会议议程、相关材料等。

第十一条会议议程安排

1.明确会议议程：合理安排会议议题，确保会议内容充实、有序。

2.分配发言时间：根据议题重要性及讨论深度，合理分配各发言人时间。

3.确保议程灵活性：根据会议实际情况，适当调整议程顺序和发言时间。

第十二条会议召开

1.会议签到：参会人员应在规定时间内签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人宣布开会：介绍会议主题、议程，强调会议纪律。

3.会议讨论：参会人员围绕议题展开讨论，积极发表意见。

4.会议决策：根据讨论情况，形成会议决策。

第十三条会议记录

1.记录内容：包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等。

2.记录要求：会议记录应真实、准确、完整，体现会议决策过程。

3.记录签字：会议结束后，参会人员应对会议记录进行审阅并签字确认。

第十四条会议总结

1.会议主持人对会议讨论情况进行简要总结，强调会议决策的重要性。

2.对会议中提出的问题和建议进行梳理，明确责任部门和完成时限。

3.对会议成果进行宣传，提高全体人员对会议决策的认同感和执行力。

第十五条会议资料的整理与归档

1.会后及时整理会议纪要、签到表、发言材料等相关资料。

2.按照规定对会议资料进行分类、归档，以便查阅。

第十六条会议评估

1.对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议。

2.分析会议中存在的问题，为今后会议的召开提供改进方向。

3.定期对会议管理制度进行审查，确保制度的有效性和适应性。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十七条会议纪要的制定与发布

1.会议纪要应在会议结束后及时完成，由会议记录人根据会议内容和讨论情况编写。

2.会议纪要应明确列出会议决策、任务分配、责任人和完成时限。

3.会议纪要经主持人审核后，应及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

第十八条任务分配与责任落实

1.根据会议纪要，各责任部门和个人应明确自己的任务和职责。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体的工作计划，并开始执行。

3.对于重大决策和任务，应设立监督小组或指定专人负责跟踪监督执行情况。

第十九条执行情况的反馈

1.责任部门和个人应在规定时限内报告工作进展和完成情况。

2.对于未能按时完成的任务，应说明原因，并提出解决方案和新的完成时间。

3.会议纪要的跟踪落实情况应定期在会议上进行通报，确保透明度和公开性。

第二十条问题解决与协调

1.在执行过程中遇到的问题和困难，责任人应及时上报，寻求协调和支持。

2.有关部门应积极配合，协助解决问题，确保会议决策的顺利实施。

3.对于跨部门、跨领域的问题，应由会议主持人或指定的高级管理人员进行协调。

第二十一条跟踪检查与评估

1.定期对会议纪要的执行情况进行检查，评估执行效果。

2.对执行不力的部门和个人，应提出整改要求，并跟踪整改情况。

3.通过跟踪检查，总结经验教训，为提高会议决策的执行力和效果提供依据。

第二十二条信息共享与沟通

1.建立有效的信息共享机制，确保会议纪要和相关执行情况在组织内部得到及时传递。

2.鼓励部门之间的沟通与合作，促进信息流通，提高工作效率。

3.通过定期的沟通会议，讨论执行中的问题，共享成功经验，提升团队协作能力。

第二十三条持续改进

1.根据会议纪要执行情况和反馈，不断优化工作流程和决策执行机制。

2.对会议管理制度进行定期审查，结合实际执行情况，进行必要的修订和完善。

3.通过持续改进，提高会议管理的科学性和有效性，确保会议决策能够得到更好的落实。

第四章会议室管理规定

第二十四条会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，各部门或个人需提前向会议室管理部门提交申请。

2.预订时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便管理部门合理分配会议室资源。

3.会议室管理部门应建立预订档案，及时更新预订信息，避免资源冲突。

第二十五条会议室配置与维护

1.会议室应根据会议规模和需求，配置必要的设施设备，如音响、投影仪、白板等。

2.定期检查和维护会议室设施，确保设备正常运行，提升会议效率。

3.会议室管理部门应制定应急预案，应对突发事件，保障会议顺利进行。

第二十六条会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾。

2.使用会议室时，应爱护设施设备，遵守操作规程，不得擅自拆卸或损坏。

3.会议结束后，责任人应确保会议室恢复原状，关闭电源，检查设备。

第二十七条会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强安全管理，确保会议期间人员和财产的安全。

2.会议室内应设置必要的消防设施，定期进行安全演练。

3.对于涉及保密内容的会议，应采取相应措施，如加密通讯、限制记录设备使用等，确保会议内容不外泄。

第二十八条会议室服务与管理

1.会议室管理部门应提供专业的会务服务，包括会场布置、设备操作、茶水服务等。

2.提前了解会议需求，协助解决会议期间可能出现的问题，确保会议顺利进行。

3.定期收集参会人员的意见和建议，持续改进会议室管理和服务水平。

第二十九条会议室资源调配

1.会议室管理部门应根据实际情况，合理调配会议室资源，提高使用效率。

2.在保证重要会议需求的前提下，适当兼顾各部门的临时需求，实现资源优化配置。

3.对于稀缺的会议室资源，可通过预约优先级、时间错峰等方式进行合理分配。

第三十条会议室管理制度的监督与执行

1.会议室管理部门应加强对会议室管理制度的宣传和培训，确保相关人员熟悉制度内容。

2.建立监督检查机制，对会议室使用情况进行定期检查，发现问题及时整改。

3.对于违反会议室管理制度的行为，应按照规定进行处理，并纳入个人或部门的考核评价。

第五章附则

第三十一条制度解释

本制度的解释权归侯马市相关部门所有。

第三十二条施行日期与过渡

本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。过渡期间，相关部门应确保本制度的顺利实施