投标文件制作指引8.指引-电子文档命名归档指引

指引—电子文档命名归档指引1文件命名规则工作文件的文件名，一般采用以下方式命名：文件名称-案件名称或项目名称-起草或修改日期及版本序号-本版本作者例如：承诺函-XXXX投标项目-20180401V1-XXX方案-XXXX投标项目-20180910V3-XXX2文件命名规则详解2.1文件名称2.1.1文件名称依各文件内容确定。如文件名称过长（如超过6个字），可采取统一的文件名称简称。2.1.2如在文件修改过程中，文件名称发生变化，应及时修改保存时的文件名称，此前版本文件名称需一并调整。2.2案件名称或项目名称2.2.1案件名称或项目名称一般以主要当事人名称方法命名，客户名称在前，对方当事人名称在后，中间间隔英文小写字母“vs”。2.2.2案件名称或项目名称中当事人数量一般不超过4个，且一方当事人一般不超过2个，一方各当事人之间以顿号间隔，如一方有未列当事人，应在该方最后一位当事人后加“等”。2.2.3如项目名称中只涉及一方当事人，则应以当事人名称及项目内容作为项目名称。2.2.4当事人名称建议采取案件裁判文书使用简称或项目中其他通用简称，并保持各文件间一致。2.2.5在同一案件或项目进行过程中，案件名称或项目名称一般应保持一致，如加入其它重要当事人或项目内容发生重大变化，可根据需要调整名称。2.3起草或修改日期2.3.1起草或修改日期为该版本完成日期，以八位年月日数字命名。2.3.2如起草或修改文件未能当日完成，建议在当日最后一次修改时保存该版本，此后其他日期再次修改时就改日另存版本。2.4版本序号2.4.1版本序号是单份文件统一的序号，为保持同一文件版本号的连续性，即使文件修改中文件名称或案件名称、项目名称发生变化，版本号应连续编写。2.4.2文件当日第一版无需添加版本号。2.4.3如当日对文件进行修改时，该次修改作者在日期后添加序号，从V2开始，版本号与日期间无需添加间隔符号。2.4.4如其他日期对文件进行修改时，该次修改作者填写修改日期，并在日期之后接续此前版本号继续编号，无需重新编号。2.4.5同一版本文件如需分别保存“修订版”与“清洁版”，应在版本号后标注。2.5版本作者2.5.1版本作者以该该版本起草者或修改者中文全名命名，一般不采用拼音或其他简写形式。2.5.2如文件需对外以本所名义显示作者，则应以本所简称作为作者名，或在作者个人名前添加本所简称。2.6连接符上述各项内容间（除日期与版本号）均以英文短划线“-”间隔。2.7定稿文件文件定稿后，在定稿日期后添加中文“定稿”，无需添加版本号，一般不添加定稿作者。3文件命名操作3.1文件新建3.1.1为避免文件属性错误，所有文件首次编辑均必须在“新建文档”内编写，不得在原有其他文件中修改后另存，新建文档快捷键为Ctrl+N。3.1.2如需使用原文件中内容，建议从原文件中复制后，粘贴至新建文档内。如需选择原文件全文，快捷键组合为Ctrl+A。3.2文件保存3.2.1文件编辑过程中，应开启软件自动保存选项，并注意随时保存，保存的快捷键组合为Ctrl+S。3.2.2修改文件后，应当另存文件，另存文件的快捷键为F12，另存同时应及时修改文件名称。3.2.3在接收外来文件时，应根据统一命名规则修改文件名称，另存至相应文件夹。3.3文件整理3.3.1应随时检查文件夹内文件命名，如发现文件名称不符合统一命名规则，应及时修改，修改文件名快捷键为F2。3.3.2在同一案件文件夹中，应设置“过程文件”文件夹，亦可根据需要，在不同子文件夹中单独设置“过程文件”文件夹。3.3.3同一文件定稿后，应将该文件此前版本统一移动至“过程文件”文件夹，以保证文件整齐。3.4文件传递和发送3.4.1团队内部发送文件时，一般直接以文件名称命名邮件主题。3.4.2对外发送文件时，以文件名称为基础，根据需要调整邮件主题，一般可删去版本作者及版本号。4其他4.1本指引中快捷键均以Windows系统及Word软件为例，如有其