Access数据库设计课件

Access数据库设计

Access是美国微软公司开发的一个功能强大、操作简单的数据库管理系统。无论是创建个人的独立桌面数据库，还是创建一个部门或整个企业级的网络数据库，Access都可以为组织、查找、管理和共享数据提供功能丰富的、简单易用的方法和手段。

5.1数据库设计的总体思路数据库是具有某些共同性质的数据集合。例如，学校图书馆的所有藏书，公司的人事档案和商务信息，企业的生产状况和销售信息等。设计数据库的总体思路可以分为以下四个步骤：（1）确定数据库的目的以及需要的表，把信息分成各个独立的功能信息源；（2）确定所需要列（字段），每个表中要保存哪些字段信息；（3）分析每个表，确定各表间的数据有何关系；（4）改进完善设计。5.2建立数据库

在Access2000中，数据库是一个独立的文件，其扩展名为.MDB。需要注意的是：用户创建的数据库是由表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块等数据库对象构成的，这些数据库对象都是存储在同一个以MDB为扩展名的数据库文件中。在进入Access2000以后，用户要做的第一件事就是对数据库进行操作。如果需要使用的数据库已经建好就请打开，否则需要自己动手创建。在Access2000中，可以采取两种方式来创建数据库：

■启动Access2000时创建数据库

■进入Access2000以后随时创建数据库5.2.1创建数据库、数据库的打开和关闭

1．创建数据库

Access2000启动以后，系统将自动弹出“MicrosoftAccess”对话框。在“MicrosoftAccess”对话框中，用户可以选择“空Access数据库”选项，进行人工建立新的数据库；也可以选择“Access数据库向导、数据页和项目”选项，由数据库向导引导用户利用Access2000提供的数据库模板生成用户需要的数据库。若要人工创建数据库，应按下列步骤操作：（1）首先在“MicrosoftAccess”对话框中选择“空Access数据库”选项；（2）单击“确定”按钮，Access2000弹出“文件新建数据库”对话框；（3）在“文件新建数据库”对话框的“文件名”组合框中输入要创建的数据库文件名；（4）单击“创建”按钮，Access2000即创建一个新的数据库。

若要利用数据库向导创建数据库，应按下列步骤操作：（1）首先在“MicrosoftAccess”对话框中选择“Access数据库向导、数据页和项目”选项；（2）单击“确定”按钮，Access2000弹出“新建”对话框。（3）在“新建”对话框中选中“数据库”选项卡，然后用户可以从Access2000提供的数据库模板中选择想要使用的模板，最后单击“确定”按钮；（4）在弹出的“文件新建数据库”对话框中，要求用户在“文件名”组合框中输入要创建的数据库名，然后单击“创建”按钮，这时弹出第一个“数据库向导”对话框。（5）在第一个“数据库向导”对话框中，显示出了用户所选数据库模板所存储的信息。当单击“下一步>”按钮时，Access2000弹击第二个“数据库向导”对话框。

除了采用上述两种方法在启动Access2000时利用“MicrosoftAccess”对话框来完成外，还可以在进入Access2000以后随时利用“文件”菜单中的“新建”命令或“新建”按钮来完成，操作步骤如下：（1）从“文件”菜单中选择“新建”命令或单击“数据库”工具栏上的“新建”按钮，Access2000将弹出“新建”对话框。（2）若要人工创建一个数据库,则应在“常用”选项卡中选择“数据库”选项；若要以某个模板为蓝本创建一个数据库,则应在“数据库”选项卡中选择所要使用的模板；（3）单击“确定”按钮，Access2000即弹出“文件新建数据库”对话框；（4）在“文件新建数据库”对话框的“文件名”组合框中输入要创建的数据库文件夹名，然后单击“创建”按钮；（5）若用户选择的是人工创建一个数据库，则Access2000将直接创建一个新的数据库。若用户选择的是使用模板来创建一个数据库，Access2000将弹出“数据库向导”对话框，用户可以根据“数据库向导”对话框中的提示进行操作，直至最后单击“完成”按钮，即可生成一个利用数据库模板创建的数据库。2．打开数据库的方法有两种若要在启动Access2000时利用“MicrosoftAccess”对话框来打开数据库，应按下列步骤操作：（1）首先在“MicrosoftAccess”对话框来中选择“打开已有文件”单选项，然后在其下方的列表框中选择要打开的数据库。（2）单击“确定”按钮，Access2000即打开选择的数据库。若要随时利用“文件”菜单中选择“打开”命令或“打开”按钮来打开指定的数据库，应按下列步骤操作：（1）从“文件”菜单中选择“打开”命令或单击“数据库”工具栏上的“打开”按钮，Access2000将弹出“打开”对话框。（2）在“打开”对话框中选择要打开的数据库。（3）单击“打开”按钮，Access2000即打开选择的数据库。需要注意的是：在任何时刻，Access2000只能打开唯一的一个数据库。若要打开另外一个数据库，必须首先关闭目前已打开的数据库。

关闭数据库当用户完成了对数据库的全部操作并且不再需要使用它时，应将其关闭。关闭数据库的方法有以下三种：（1）单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。（2）双击“数据库”窗口左上角的“菜单控制图标”；或者单击“菜单控制图标”，然后从弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令。（3）从“文件”菜单中选择“关闭”命令。5.2.2数据表的建立在Access2000关系数据库中，表是存储和管理数据的基本对象，是有结构的数据的集合。需要注意的是：表是Access2000关系数据库中的一个数据库对象，不是一个独立的文件。如果用户有一批数据需要存储、管理，而Access2000且关系数据库目前没有合适的表来存储这批数据时，就需要建立一个新表。在Access2000中，可以采用以下3种方式在当前数据库的表对象中建立新表：

◆

使用“设计视图”

◆

使用“表向导”

◆

使用“数据表视图”

1．使用“设计视图”创建表现在我们就以“职工基本信息”的创建来讲解,使用“设计视图”如何创建一个新表。步骤如下：（1）在要创建表的“数据库”窗口中选择“表”选项卡。（2）单击“新建”按钮，Access2000立即弹出“新建表”对话框。（3）在“新建表”对话框中选择“设计视图”选项。（4）单击“确定”按钮，Access2000立即打开表的设计视图。表的设计视图由字段输入区域和字段属性区域两部分组成。在上半部分的字段输入区域中，用户可以定义字段名称、数据类型和说明。在下半部分的字段属性区域中，用户可以设置字段的属性值。表的设计视图允许用户采用自定义方式建立表的结构。（5）在上半部分的字段输入区域中，我们可以自定义字段名称，这里我们先定义第一字段名称为“职工编号”，数据类型部分有10种类型选择。文本：最多可以输入255个字符或数字，而且输入的文本可以包括：数字，字母和符号。备注：与文本类型一样，但用来保存长度较长的文本及数字，其最多可以保存65536个字符。

数字：用来存储进行算术计算的数字数据，但货币或日期除外。自动编号：每次向表中添加新记录时，Access会自动在这个字段插入唯一的编号或随机编号。是否：可以包含两个值中的一个，即“是”或“否”，“真”或“假”，两个值只能取其中的一个。

OLE：用于使用OLE协议在其程序中创建的OLE对象，到另一个数据库或文件的链接。超级链接：主要保存超级链接查阅向导：用于创建允许用户使用组合框选择来其他表或值列表的字段。

(6)添加完成所有的字段后，想保存这个表格，Access2000弹出相应对话框，在“另存为”对话框中输入新表的名称。

(7)点击“确定”按钮，这时Access2000还会弹出另外的一个对话框。

(8)双击“职工基本信息”表打开，我们就可以往里填入每个职工的基本信息。2．使用“表向导”创建表若要使用“表向导”创建一张“部门”表，应按下列步骤操作：

(1)在要创建表的“数据库”窗口中选择“表”选项卡；

(2)单击“新建”按钮，Access2000立即弹出“新建表”对话框；

(3)在“新建表”对话框中选择“表向导”选项。

(4）单击“确定”按钮，Access2000立即弹出第一个“表向导”对话框。我们在“示例表”中，我们选择“供应商”，因为我们建立的“部门”表的字段与“供应”的字段相似，我们可以重新命名一下字段就可以了。

(5)双击“示例字段”中的字段，把字段添加到“新表中的字段”中，然后选中“新表中的字段”，点击“重命名字段”按钮，Access2000就会弹出相应的对话框，我们可以修改其中我们所要的字段名。

(6）点击“下一步”按钮，Access2000弹出对话框，在文本框中输入“职工基本信息”的表名，在单选按钮中，我们选中“是，设置一个主键”。

(7)点击“下一步”按钮，Access2000弹出对话框，我们可以点击“关系…”按钮，修改表的关系。继续点击“下一步>”按钮，将会出现相应的对话框，我们可以选择修改表格，打开表格输入数据，选择好之后点击“完成”按钮,表格就建立完成了。3.使用“数据表视图”创建表若要使用“数据表视图”创建一个新表，应按下列步骤操作：（1）在要创建表的“数据库”窗口中选择“表”选项卡；（2）单击“新建”按钮，Access2000立即弹出“新建表”对话框；（3）在“新建表”对话框中选择“数据表视图”选项；（4）单击“确定”按钮，Access2000立即打开数据表视图；（5）在数据表视图中，输入要存储的记录；（6）输入完记录后单击“保存”按钮，Access2000弹出“另存为”对话框；（7）在“另存为”对话框中输入表的名称，然后单击“确定”按钮，Access2000即根据输入的记录创建新表。【注意】采用这种方式建立的新表其字段名依次为“字段1”，“字段2”，“字段3”，……并且字段的数目及其数据类型是由输入的记录决定的。5.2.3数据表的关联用户可以用多种方式来定义表之间的关系，在用户首次使用表向导创建表示，向导会给用户提供创建表之间关系的机会，另外用户可以在设计视图中创建和修改表之间的关系。下面以“人力资源管理系统”为例，创建项目中的5张表之间的关系，步骤如下：

(1)在数据库窗口中，单击数据库工具栏上的“关系”按钮,或在数据库窗口中单击鼠标右键，在弹出的快捷键菜单中选择“关系”命令，如果在数据库中已经创建立关系，那么在关系窗口中将显示出这些关系。如果数据库中还没有定义任何关系，Access会弹出关系窗口的同时弹出“显示表”对话框，用户可以选择需要的创建关系的表，把它们添加到关系窗口中，在修改关系时，可以在关系窗口中单击鼠标右键，选择“显示表”命令。（2）在第一个表中单击公用字段，然后把它拖到第二个表格中的公用字段上，当用户释放鼠标时，在两个表之间就会出现关系连线。（3）单击关系线，连线会变黑，表明已经选中该关系，单击鼠标右键选择“编辑关系”或用鼠标左键双击，会出现“编辑关系”对话框，查看两个表中对应的字段是否正确。（4）单击“联接类型”按钮，可以修改联接属性。联接属性有3种：①只包含来自两个表的联接字段相等的行：如果用户希望在第二个表中看到第一个表中的所有记录，可以选择这种类型，这时表中的记录数量是相等的。②包含“XX”表中的所有记录(第一个表）和“YY”表(第二表）中联接字段相等的那些记录：如果用户希望看到第一个表中的所有记录（即在第二个表中没有相应的记录），以及在第二个表中两表联接字段相等地记录，可以选择这种类型，这时在第一个表中看到的记录数可能会比第一个表的记录数多。③包含“YY”表中的所有记录(第二个表)和“XX”表(第一个表)中联接字段相等的那些记录：如果用户希望看到第二个表中的所有记录(即是在第一个表中没有相应的记录)，以及第一个表中在两表联接字段相等的记录，可选这种类型，这时用户在第二个表中看到的记录可能会比第一个表中的记录数多。（5）删除表之间的关系：当创建表之间的关系出现错误时，或者由于其他的关系要删除表之间的关系，可将表关系删除。在删除之前要关闭所有打开的表，在“关闭”的窗口内选中要删除的关系的连线，如“职工基本信息”表与“考勤信息”表的连线，此时的连线回变粗；再按delete键，将会弹出询问用户是否要将此关系从数据库中永久删除的提示框，点击“是”按钮就会删除，否则不删除此关系。5.3数据查询

5.3.1查询的概念和目的在Access2000关系数据库中，查询是指在指定的表中根据用户给定的条件筛选记录的数据库对象。查询可以进一步分为选择查询和动作查询两种。用户可以使用选择查询从指定的表中获取满足条件的记录，也可以使用动作查询从指定的表中筛选记录以生成一个新表或者对指定的表进行记录的更新，添加或删除操作。

5.3.2建立查询的方式查询一般可分为以下4种类型方式的查询：（1）选择查询：选择查询时最常见的查询方式，可以从一个多个表中选择记录，对记录进行分组，还可以对记录进行汇总，记数，平均等运算及生成新的计算字。查询出来的结果是一组数据记录，这组数据记录称为“动态集”。（2）参数查询：参数查询时利用系统对话框，要求用户输入查询条件参数，显示指定形式的查询结果。（3）交叉表查询：交叉表查询时利用表格的行标题和列标题以及交叉点信息来显示来自多个表的数据，显示来源于表中的某个字段的总结值（合计，记数及平均），平将他们分组，一组列在数据表的左侧，一组在数据表的上方。（4）动作查询：选择查询，参数查询和交叉查询的功能虽然在大部分的情况下可以执行插入，删除或者修改动作。但是不能修改运算后的结果内容，不能修改交叉查询内的数据。而动作查询，顾名思义就是查询结果将对其数据源产生影响或更改表中的原始记录。动作查询的建立，大部分是以选择查询动作为基础，先挑选某些符合条件的数据，然后创建动作查询，以正批的方式来执行某些动作。动作查询又分为四类：

①生成表查询：生成表查询运行的结果是生成一个新的表格。

②追加查询：追加查询时把查询产生的结果放在当前的表中，而不是想生成表查询一样生成一样生成一个新表。

③更新查询：更新查询是改变已存在的数据。④删除查询：删除查询时负责将一个表中的已存在地数据删除掉。

⑤SQL查询：SQL查询就是利用SQL语言建立的查询，是一类具有通用接口的数据库查询语言。

5.3.3查询设计器的使用如果我们需要对查出来的信息按职工编号的降序排序，或者只查出年龄>25岁的职工这样复杂的查询，这时就必须借助查询设计器建立强大的选择查询。下面一个简单的例子，说明利用查询设计器创建选择查询的方法，步骤如下：（1）在数据库窗口中选择“查询”对象之后，单击“新建”按钮，在弹出的“新建查询”对话框中选择“设计视图”，启动查询设计视图，Access就会出现“显示表”对话框。（2）在“显示表”对话框的作用是向查询设计器中添加数据源。在“显示表”中可以双击需要添加的表,这里我们添加需要的“职工基本信息”表，添加完之后，关闭“显示表”对话框，进入查询设计器，可以看到，刚才添加的表已经在查询设计器中。（3）查询设计器的窗口由两部分组成：数据源显示窗口和查询的设计网格。从图中我们可以知道数据源显示窗口是显示出新建的查询的数据来源，查询设计网格则是查询详细设计的区域，包括了查询的字段，数据来源，排序方式，是否显示，条件等属性。（4）添加查询字段可以将数据源表中的字段直接拖到查询设计网格的“字段”区域，也可以通过双击数据源表中的字段来完成字段的添加，最后一种就是在查询设计网格的“表”区域的下拉列表中选择数据源表，在“字段”区域的下拉列表中选择所需的字段。（5）在查询设计网格中还可以通过设置排序方式，字段是否显示以及查询条件。（6）添加完需要的字段之后，点击窗口的“关闭”按钮，Access2000会弹出对话框提示保存。（7）并要输入保存“查询”的名称，最后点击“确定”，整个查询就创建完成。5.3.4设计各种查询

1．利用简单的查询向导创建选择查询以“职工基本信息”查询来讲解简单的选择查询，步骤如下：（1）在数据库窗口中，选择“查询”对象之后，双击“使用向导创建查询”，Access会弹出相应对话框。（2）在“表/查询”下拉列表框中选择本查询所基于的数据源表“职工基本信息”。在“可用字段”列表框中，将查询需要的字段添加到右边的“选定字段”的列表框。可以双击列表框中的字段，也可以先选中字段然后点击完成字段的选择。（3）点“下一步”按钮，在文本框中我们可以修改新建查询的名称，还可以选择查询完成之后执行的操作，是运行新建的查询，还是修改新建的查询，最后点击“完成”按钮，选择查询建立完毕。2．交叉查询的设计交叉查询是将数据库和查询中的某些字段分组，把这些字段的总结值（如合计，计数以及平均值，最大值，最小值）显示在动态结果集的行和列的交叉单元格中，分组的内容一组列在动态集的左侧，一组在动态集的上部，即作为行标题和列标题。下面利用交叉表查询出各个职工的每个月的工资，以此来说明交叉表查询的创建方法：（1）在数据库窗口中，选择“查询”对象后，单击“新建”按钮，在弹出的“新建查询”对话框中选择“交叉查询向导”，出现“交叉查询向导”对话框，如图5.1所示。在其中可以选择交叉表查询所需数据的来源，在“视图”中我们可以通过选择表，查询，两者的单选框来选择，Access会自动列出所以已有的对象名称。这里我们在视图选择“表”，然后再选择我们需要的“工资”表。图5.1“交叉查询向导”对话框之一

（2）单击“下一步”按钮，Access会弹出选择交叉表行标题对话框，如图图5.2所示。在“可用字段”列表中选择“职工编号”和“姓名”字段，单击按钮将其加入右边的“选定字段”列表。图5.2“交叉查询向导”对话框之二

（3）单击“下一步”按钮，Access出现选择交叉表列标题的对话框，如图5.3所示，在此我们选择“基本工资”字段为列标题字段。图5.3“交叉查询向导”对话框之三（4）单击“下一步”按钮，系统出现选择交叉表的行列交叉点出的内容对话框，如图5.4所示。图5.4“交叉查询向导”对话框之四（5）单击“下一步”按钮，为该交叉查询指定标题，最后单击完成按钮，Access会自动创建该查询，并显示该交叉查询的结果如图5.5所示。图5.5显示交叉查询的结果窗口3．重复项查询下面以职工考勤来创建一个重复项查询，讲解重复项查询的创建方法：（1）在数据库窗口中，选择“查询”对象后，单击“新建”按钮，在弹出的“新建查询”对话框中选择“查找重复项查询向导”，启动“查找重复项查询向导”对话框，如图5.6所示。在其中我们选择用以查找重复字段值得数据源，在此我们选择“考勤信息”。图5.6“查找重复项查询向导”对话框之一

（2）单击“下一步”按钮，出现选择包含重复信息字段的对话框，这里我们选择“职工编号”和“姓名”这两个有重复信息字段，把他们添加到右边的“重复值字段”列表框中。如图5.7所示。图5.7“查找重复项查询向导”对话框之二

（3）单击“下一步”按钮，出现选择查询结果所需要其他字段的对话框，在对话框的“可用字段”列表中选择“考勤情况”和“日期”。如图5.8所示。图5.8“查找重复项查询向导”对话框之三

（4）单击“下一步”按钮，为该查询指定标题后，单击“完成”按钮，Access会自动创建该查询，并显示查询的结果，如图5.9所示。图5.9显示查询的结果窗口

4．不匹配查询该类查询的作用是在一张表中查找出另一张表中没有相关的记录行。现在我们就以“考勤”表和“职工基本信息”表为数据源表，来创建不匹配查询，步骤如下：（1）在数据库窗口中，选择“查询”对象后，单击“新建”按钮，在弹出的“新建查询”对话框中选择“查询不匹配项查询向导”，出现“查找不匹配项查询向导”对话框，如图5.10所示，选择“职工基本信息”表。图5.10“查找不匹配项查询向导”对话框之一（2）单击“下一步”按钮，Access就会弹出如图所示的对话框，根据要求，应该由“职工基本信息”表和“工资”表联合起来查询，找出那些在“考勤”表中没有出现的职工编号，从而查出满勤的职工记录，在此我们选择“考勤”表。（3）单击“下一步”按钮，系统出项选择两张表匹配字段的对话框，即联接两张表的共有字段，通常是主键与外建，如图5.11所示。对于这两张表的联系是用“职工编号”字段，我们在两边选中这个字段，然后单击“<=>”按钮即可。图5.11“查找不匹配项查询向导”对话框之二（4）单击“下一步”按钮，出现选择查询结果中需要字段的对话框，如图5.12所示。从“可用字段”列表中选择查询结果中希望显示出的字段加到“选定字段”列表中。图5.12“查找不匹配项查询向导”对话框之三（5）单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中为该查询命名后，单击“完成”按钮即可，系统显示出查询结果如图5.13所示，显示的结果就是在职工基本信息表中满勤职工信息记录。图5.13“查找不匹配项查询向导”对话框之四5.3.5查询的保存与运行

1．利用“设计视图”或者“向导”这两种方法创建的查询在保存时的方法也是不一样的。（1）设计视图创建查询利用“设计视图”那么在保存时会弹出如图5.14所示的对话框，点击“否”按钮将不会保存新建的查询；点击“取消”按钮将会关闭对话框，返回到设计模式；点击“是”按钮将会弹出如图5.15所示的对话框，在对话框中我们输入新建查询的名称，点击“确定”按钮后，我们将会在“查询”对象中看到新建的查询；如果点击“取消”按钮，对话框关闭，返回到设计模式。图5.14保存时弹出的对话框之一图5.15保存时弹出的对话框之二

（2）向导创建查询如果是利用“向导”创建的查询，在最后一步“向导”将会出现如图5.16所示的界面，在窗体中“向导”需要我们填入新建查询的名称，以及完成之后的操作选择，是运行查询还是修改查询。最后点击“完成”按钮，新建的查询将会保存到“查询”对象中。图5.16“向导”创建查询窗口2．查询的运行我们在数据库窗口中，选择“查询”对象之后将会看到我们创建的所有查询，如图5.17所示，需要运行查询，就可以直接双击具体的查询对象或者选中查询对象再点击“打开”按钮。查询的运行结果如图5.18所示。图5.17选择“查询”对象窗口图5.18打开查询表窗口5.3.6Access中的SQL查询的设计所谓的SQL查询就是利用SQL语句创建的查询。SQL（StructuredQueryLanguage，结构化查询语言）广泛的应用于各种关系数据库。利用该语言可以实现强大的查询功能，在Access中也可以直接书写SQL语句实现查询功能。下面我们以“人力资源管理系统”项目中的查询为例来讲解SQL的基本语句。步骤如下：（1）在数据库窗口中选择“查询”对象后，双击“在设计视图中创建查询”，以启动查询设计视图。（2）关闭“显示表”对话框，进入设计窗口。（3）选择“视图”菜单中的“SQL视图”命令，进入查询的SQL视图，该视图实际上是一个文本编辑器，如图5.19所示图5.19“SQL视图”窗口（4）在其中输入所需的SQL语句即可。基本的SQL语句就是：

①“select*from表的名称where查询条件”，如我们在编辑器中输入：select*from职工基本信息where部门=’财务部’，如图5.20所示。选择“查询”菜单中的“运行”命令，执行这个SQL语句就会查询“职工基本信息”表中出所有“财务部”的下所有人员的基本信息，如图5.21所示。图5.20在“SQL视图”窗口中输入SQL语句之一图5.21查询结果窗口之一②“update表的名称set字段名＝需要修改的值where条件”，如我们在编辑器中输入“update职工基本信息set姓名=’王五’where职工编号=1001”，如图5.22所示，选择“查询”菜单中的“运行”命令，执行这个SQL语句就会将职工基本信息表中的编号为1001的职工的姓名改为“王五”。图5.23为执行前的数据，图5.24为执行后的数据。图5.22在“SQL视图”窗口中输入SQL语句之二图5.23查询结果窗口之二图5.24查询结果窗口之三5.4窗体设计在Access2000中，窗体所扮演的角色是介于用户与数据库之间的桥梁。窗体是用户界面，数据库的使用和维护都是通过窗体来完成的，因为只有通过窗体才能将数据库内的数据以特定的形式显示给用户看，而用户需要通过窗体将数据输入到数据库中。

5.4.1创建窗体

Access2000提供了三种创建窗体的方法：

◆使用向导创建窗体

◆使用“设计视图”创建窗体

◆创建基于多表的窗体

1．使用向导创建窗体使用向导创建窗体的操作步骤如下：（1）打开要创建窗体的数据库，在数据库的对象列表中选择“窗体”选项。（2）单击“窗体”窗口上的“新建”按钮，弹出“新建窗体”对话框。（3）在“新建窗口”对话框的列表中选择“窗体向导”，在“请选择该对象的数据的来源表或查询”下拉列表中选择数据源，本例中选择表“部门”，然后单击“确定”按钮，弹出“窗体向导”之一对话框。（4）在“窗体向导”之一对话框中，选取所需的字段添加到“选定的字段”栏中，单击“下一步”按钮，弹出“窗体向导”之二对话框。（5）在“窗体向导”之二对话框中，在布局格式选项框中选择“纵栏表”单选项。Access2000提供了如下四种不同的布局格式。

◆纵栏表：是Access2000应用程序中最常用的窗体格式。纵栏表每次在窗体上显示一条记录的内容，可以通过翻页的方式来改变所显示的不同记录。

◆表格：表格窗体格式可以在窗体中同时显示的多条记录。◆数据表：数据表窗体格式也是常用的一种格式，它可以在窗口中以最紧凑的方式显示多条记录。◆调整表：调整表和纵栏表一样，也是在窗体中显示一条记录的内容，与纵栏表不同的是，它可以根据字段的长度自动地调整显示的大小。单击“下一步”按钮，弹出“窗体向导”之三对话框。（6）在“窗体向导”之三对话框中，系统提供了10种不同风格的显示记录字段的背景样式，每选择一种都可以在左边看到其显示效果，本例中选择样式为“标准”，单击“下一步”按钮，弹出“窗体向导”之四对话框。（7）在“窗体向导”之四对话框中，在“请为窗体指定标题：”输入窗体的标题。本例在标题栏输入“职工情况”，选择“打开窗体查看或输入信息”单选项，单击“完成”按钮，弹出创建好的“职工情况窗体”。2．使用“设计视图”创建窗体使用“设计视图”创建窗体的操作步骤如下：（1）打开要创建窗体的数据库，在“对象”列表中选择“窗体”选项，再选择“在设计视图中创建窗体”选项。（2）单击该窗口的“新建”按钮，弹出“新建窗体”对话框。（3）在数据的来源表或查询列表中选择与窗体关联的表或查询，选择“设计视图”选项，再单击“确定”按钮。（4）这时弹出空白窗体，进入设计视图。“设计”视图的窗体由5部分组成，即主菜单、窗体设计工具栏、窗体工作区、控件工具箱、属性窗口，这些内容都可以在窗体工作区设计窗体。5.4.2窗体设计技巧在设计窗体时，一般按照下面的步骤进行设计：（1）首先分析窗体需要实现的功能和数据库表中的那些数据有关系，需要使用那些控件来实现这些功能。（2）创建窗体，设置外观包括窗体的背景颜色、尺寸、标题等。（3）在窗体上添加所需要的对象包括数据表、查询和控件等，并调整其位置、大小和整体布局。（4）利用属性窗口设置对象的初始属性。（5）为对象的事件编写程序代码或指定宏来完成预定的要求。（6）保存窗体。5.4.3创建和使用主/子窗体在一个窗体中还可以包含另外一个窗体，窗体中的窗体称为子窗体，基本窗体称为主窗体。下面我们以“职工基本信息”和“工资”这两个表为数据源，基于这两张表用向导创建一个主/子窗体，来说明这种窗体的创建。步骤如下所示：（1）首先利用前面学过的窗体向导创建方法，先创建“职工基本信息窗体”和“工资信息编辑”两个窗体。（2）在窗体的设计视图中打开“职工基本信息窗体”（这里我们将此窗体做为主窗体），进入窗体的设计视图,如图5.25所示。图5.25窗体的设计视图

（3）在工具箱中单击“子窗体/子报表”控件，然后在主窗体上要放置子窗体的位置处单击，弹出“子窗体向导”对话框，如图5.26所示。在这里我们选择“工资信息编辑”窗体。图5.26“子窗体向导”对话框之一

（4）点击“下一步”按钮，弹出如图5.27所示的对话框，在这里我们选择“自行定义”单选按钮，设置为“职工编号”链接关系。图5.27“子窗体向导”对话框之二

（5）单击“下一步”按钮，在文本框中输入子窗体的名称，如图5.28所示，最后单击“完成”按钮，即在主窗体中加入了子窗体。打开主窗体的效果如图5.29所示。图5.28“子窗体向导”对话框之三图5.29主窗体的效果5.5报表制作报表是以打印的格式表现用户的数据的一种有效的方式。报表能够按照用户所希望的详细程度来显示数据，几乎可用任何形式来浏览和打印信息，并且能根据用户的需要对打印数据进行分组