常用会议管理制度

常用会议管理制度第一章总则

为了提高会议效率，确保会议内容的贯彻落实，加强会议的组织管理，特制定以下常用会议管理制度。

一、会议宗旨

1.会议应围绕公司战略目标，紧密结合业务实际，解决实际问题，推动工作发展。

2.会议旨在促进沟通交流，集思广益，提高决策效率，确保决策的正确性和有效性。

二、会议原则

1.精简会议，严格控制会议数量和规模，减少无效会议，避免频繁召开。

2.明确会议主题，提前准备会议材料，确保会议内容充实，提高会议效率。

3.会后及时总结，跟踪落实会议纪要，确保会议成果的转化。

三、会议分类

1.公司级会议：包括董事会、总经理办公会、全体员工大会等。

2.部门级会议：包括部门例会、专题协调会、项目评审会等。

3.其他会议：包括临时性会议、培训会议、外部会议等。

四、会议召开权限

1.公司级会议由公司领导层或相关部门提出，报请公司领导审批。

2.部门级会议由各部门负责人或相关人员提出，报请部门负责人审批。

3.其他会议由相关人员提出，根据实际情况报请相应领导审批。

五、参会人员

1.参会人员应具备与会议主题相关的业务知识和职责。

2.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前请假并说明原因。

3.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，发表建设性意见。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型和参会人员范围。

2.制定会议议程，明确会议时间、地点、主持人等基本信息。

3.发送会议通知，包括会议主题、议程、参会人员、时间地点等，并要求参会人员提前准备相关材料。

4.预订会议室，确保会议设施齐全，如投影仪、音响、白板等。

二、会议召开

1.主持人开场，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.按照会议议程，逐项进行讨论。发言人应提前准备，明确表达观点，严格控制发言时间。

3.与会人员针对议题展开讨论，提出建议和意见。

4.主持人负责引导讨论，确保会议内容紧扣主题，避免跑题。

三、会议决策

1.针对讨论议题，主持人或相关部门负责人提出决策建议。

2.参会人员对决策建议进行充分讨论，形成共识。

3.进行表决，如需投票决定，应遵循少数服从多数原则。

4.记录会议决策结果，明确责任人、完成时限等。

四、会议总结

1.主持人对会议内容进行总结，梳理讨论成果和决策事项。

2.对会议中提出的问题和建议进行归类，明确后续跟进措施。

3.感谢参会人员的积极参与，对会议效果进行评价。

五、会议纪要

1.由专人负责整理会议纪要，包括会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要应在会议结束后尽快完成，并发送给主持人审核。

3.主持人审核通过后，将会议纪要发送给参会人员，要求相关人员落实会议决策。

六、会议跟踪

1.专人负责跟踪会议纪要的落实情况，定期汇报进度。

2.对未按期完成的任务，应及时了解原因，督促责任人尽快落实。

3.会议决策的落实情况应作为下次会议的讨论内容之一，以确保决策的执行力度。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要经主持人审核通过后，由专人通过电子邮件或公司内部通讯系统发布给所有参会人员。

2.发布会议纪要时，应明确要求参会人员对纪要内容进行确认，以确保各方对会议决策的理解一致。

3.参会人员应在规定时间内反馈对会议纪要的意见或疑问，若有争议或不明之处，应由主持人或相关人员及时澄清。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的决策任务应详细分配给具体的责任人和执行部门。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，包括任务分解、时间节点、资源需求等。

3.执行过程中，责任人应定期向会议跟踪人报告进度，确保任务按计划推进。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.会议跟踪人负责对会议纪要的执行情况进行定期跟踪，确保决策事项得到有效落实。

2.对于关键任务和重大决策，会议跟踪人应增加跟踪频率，及时发现并解决问题。

3.会议跟踪人应建立会议决策跟踪记录，记录任务执行情况、遇到的问题及解决措施。

四、会议纪要落实情况的反馈与评估

1.责任人完成决策任务后，应向会议跟踪人提交完成报告，包括实际执行结果与预期目标的对比分析。

2.会议跟踪人根据完成报告，评估会议纪要的落实情况，总结经验教训，为后续会议提供参考。

3.定期将会议决策的落实情况向公司领导层汇报，以便于领导层了解决策执行情况，进行工作指导。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要及其执行报告应作为公司重要文件进行归档，以备后续查询。

2.归档的会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行管理，便于检索和利用。

3.对于涉及公司机密信息的会议纪要，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由专人负责管理。

2.需要召开会议的部门或个人应提前向会议室管理员提交预订申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3.会议室管理员根据预订申请情况，合理安排会议室使用，确保会议顺利进行。

二、会议室设施与维护

1.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.定期对会议室设施进行检查和维护，确保设备正常运行。

3.会议室应保持干净整洁，提供良好的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议召开期间，参会人员应遵守会议室纪律，不大声喧哗，不随意离开座位。

2.爱护会议室设施，不得随意损坏，使用完毕后应将设备归位，关闭电源。

3.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生。

四、会议室安全管理

1.会议室管理员负责会议室的安全管理，确保消防设施齐全，安全通道畅通。

2.会议召开前，管理员应检查会议室的安全状况，排除安全隐患。

3.会议期间，参会人员应了解紧急疏散路线，遇有紧急情况，有序撤离。

五、会议室钥匙与资料管理

1.会议室钥匙由管理员负责保管，借用钥匙需登记，用毕及时归还。

2.会议室内的资料、设备使用手册等应妥善保管，不得随意携带出会议室。

3.管理员定期对会议室钥匙、资料进行检查，确保无误。

六、会议室使用反馈

1.会议结束后，会议室管理员应收集参会人员对会议室设施、环境等方面的反馈意见。

2.针对反馈意见，及时进行改进，提高会议室管理水平，为后续会议提供更好的服务。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，将视情节轻重给予相应的处罚，如通报批评、罚款等。

2.损坏会议室设施或资料者，应照价赔偿。

3.会议室管理员有权对违规行为进行制止，并报告上级处理。

第五