科室会议室管理制度细则

科室会议室管理制度细则第一章总则

为确保科室会议室使用的规范性、高效性及会议效果的优化，提高科室内部沟通与决策的质量，特制定以下科室会议室管理制度细则。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高会议效率，实现科室内部信息共享与决策的透明化。

2.科室会议室使用应遵循公平、公正、公开的原则，确保各类会议的顺利召开。

二、适用范围

1.本制度适用于科室内部各类会议，包括但不限于科室例会、专题协调会、项目评审会等。

2.本制度适用于所有使用科室会议室的人员，包括科室内部人员及外部参会人员。

三、责任主体

1.科室负责人对本制度的执行负总责，负责监督、检查会议室使用及管理情况。

2.科室秘书或指定专人负责会议室的日常管理、预约及协调工作。

四、制度修订

1.本制度根据科室实际情况制定，如有需要，可根据实际工作需求进行修订。

2.修订后的制度需经科室负责人审批通过，并及时向全体科室人员公布。

五、制度执行

1.全体科室人员应严格遵守本制度，共同维护会议室秩序及设施。

2.对违反本制度的行为，科室负责人有权采取相应措施，并根据情节严重程度，对相关人员进行批评教育或纪律处分。

六、制度解释

1.本制度的最终解释权归科室负责人所有。

2.科室人员在执行过程中如有疑问，可向科室负责人或指定专人咨询。

第二章会议流程

一、会议预约

1.科室会议的组织者需提前与科室秘书或指定专人联系，预约会议室。

2.预约时需明确会议主题、时间、参会人员、会议设施需求等信息，以便于会议室管理人员进行协调安排。

3.会议室预约遵循先到先得的原则，科室秘书或指定专人应公平公正地处理预约请求。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前，向参会人员发出会议通知，通知应包括会议主题、时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应提前至少1个工作日发出，紧急会议需提前至少2小时通知。

三、会议签到

1.会议开始前，由会议组织者或指定人员负责参会人员的签到工作。

2.签到表应记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息，以便于统计参会情况。

四、会议议程

1.会议组织者应制定明确的会议议程，并在会议开始时向参会人员通报。

2.会议议程应包括各议题的讨论时间、汇报人、讨论内容等，确保会议有序进行。

五、会议讨论

1.会议主持人应引导参会人员围绕会议主题展开讨论，确保会议高效进行。

2.参会人员应积极参与讨论，发表自己的意见和建议，共同为科室发展出谋划策。

六、会议决策

1.会议讨论结束后，主持人应组织参会人员进行决策。

2.决策事项应形成书面记录，并由参会人员签字确认。

七、会议总结

1.会议结束后，会议组织者或指定人员应对会议进行总结，梳理会议成果、共识及待办事项。

2.会议总结应在会议结束后1个工作日内完成，并发送给科室负责人及全体参会人员。

八、会议资料的归档

1.会议组织者应将会议通知、签到表、会议议程、会议纪要等资料进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照科室档案管理规定进行保存，确保资料的完整性和安全性。

九、会议保密

1.参会人员应严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容、决策等敏感信息。

2.会议组织者应在会议通知中明确保密要求，并在会议开始时提醒参会人员注意保密。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.每次会议结束后，会议组织者或指定人员应负责编制会议纪要，准确记录会议讨论的主要观点、决策事项及待办任务。

2.会议纪要应清晰、准确、完整，避免歧义，并在会议结束后2个工作日内完成初稿。

3.会议纪要初稿完成后，应发送给参会人员及科室负责人进行审核。审核通过后，由会议组织者正式发布。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议基本信息（如会议主题、时间、地点、参会人员等）。

2.详细记录会议讨论的各个议题，包括主要观点、决策结果及责任分配。

3.明确列出会议确定的待办任务，包括任务名称、责任人、完成时限等。

三、会议纪要的跟踪

1.会议组织者或指定人员应定期跟踪会议纪要中列出的待办任务，督促责任人按期完成。

2.跟踪方式包括但不限于电话、邮件、现场检查等，确保各项任务按时推进。

四、会议纪要的反馈与更新

1.责任人应在任务完成后，及时向会议组织者反馈任务完成情况。

2.会议组织者根据反馈情况更新会议纪要，记录任务完成状态，并对未完成的任务进行原因分析及调整计划。

五、会议纪要的归档与应用

1.完成更新的会议纪要应作为重要文件进行归档，以便于后续查询和追溯。

2.会议纪要可作为科室工作评估、项目推进及决策依据等重要参考材料。

六、会议纪要的共享与传达

1.会议纪要应根据需要共享给科室相关人员，确保信息传达的及时性和准确性。

2.对于涉及多个科室或部门的会议纪要，应由会议组织者负责跨科室、跨部门的沟通与协调，确保共识的达成与任务的顺利推进。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订管理

1.会议室预订采用预约制度，预订者需提前与会议室管理人员联系，填写会议室预约申请表，明确会议时间、参会人数、设施需求等信息。

2.会议室管理人员根据预订申请及会议室使用情况，合理分配会议室资源，确保会议室得到高效利用。

二、会议室设施管理

1.会议室管理人员应定期检查会议室内设施设备，确保设备正常运行，如有故障及时报修。

2.会议室内应配备必要的会议用品，如白板、投影仪、音响设备等，以满足不同会议的需求。

三、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室内的设施设备，不得随意搬动、损坏或私自带走。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，严禁吸烟、进食或在会议室内乱丢杂物。

四、会议室安全管理

1.会议室管理人员应负责会议室的安全管理，确保会议室内无安全隐患。

2.会议室内应配备消防器材，并定期进行安全检查，确保紧急情况下能迅速应对。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据科室工作安排及实际需求进行调整，并在显著位置进行公示。

2.特殊情况下，会议室管理人员可根据实际需要调整会议室开放时间，并提前通知相关人员。

六、会议室保密要求

1.参会人员应严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容、决策等敏感信息。

2.会议室管理人员应确保会议室内讨论内容不被外界窃听，必要时应采取加密措施。

七、会议室环境卫生

1.会议室管理人员应定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内环境整洁卫生。

2.会议室内应保持良好的通风，确保空气质量。

八、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理人员有权进行制止，并根据情节严重程度，对相关人员进行批评教育或纪律处分。

2.会议室管理人员应建立健全投诉举报机制，鼓励科室人员相互监督，共同维护会