第五节　秘书文书礼仪

秘书礼仪课程教案（第五章）授课题目第五节秘书的文书礼仪课时安排3教学目标熟悉电子邮件礼仪、使用MSN的礼仪、商务书信礼仪，掌握特殊书信的礼仪规范。教学重点1．电子邮件的书写礼仪2．特殊书信的书写格式要求教学难点特殊书信的书写格式要求授课类型理论、讨论教学方式讲授、讨论、示教教学资源多媒体教学基本内容与教学设计一、电子邮件礼仪1．电子邮件的基本格式一封完整的电子邮件由开篇、正文和结尾三部分组成。对电子邮件的内容应严格遵守语法、标点符号等规则。（1）收件人（2）主题编写主题时注意以下几点：1）电子邮件一定要注明主题，在电子邮件的主题栏里，发信人要用短短的几个字概括出整个邮件的内容，让收件人能权衡出邮件的轻重缓急。2）邮件的主题必须明确，尽量具体，最好不超过十五个字，让人一目了然，并便于保留。3）应避免使用抽象的词语或是问候作为主题，以免对方无法立刻识别内容。（3）正文。编写正文时，要注意以下几点：1）在电子邮件中，为分清所谈事项的轻重缓急，可以用一两个句子来表达主要内容，如有需要再写一段来加以说明。2）为方便收件阅读，电子邮件应简短，不宜使用太多的修饰语。3）电子邮件的结尾应附上电话、邮箱地址或者网址，以方便工作联系。（4）署名。（5）回复。2．电子邮件的书写礼仪（1）称呼要礼貌。（2）不使用网上聊天的语言。（3）内容要正确。（4）电子邮件越短越好（5）语言要流畅。为了便于阅读，语言要流畅，尽量避免生僻字、异体字。（6）及时回复。（7）紧急邮件的处理。（8）页面整洁。（9）标点符号要慎重。（10）小心使用附件功能。（11）定期检查时间标示。（12）检查语法和错别字。3．电子邮件的处理（1）分类保存邮件。（2）分类处理各类邮件。将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后进行分类，如需要上司本人阅读的，就存入相应的文件夹。如果是根据上司授意回复的邮件，就要协助上司在规定的时间内处理相关事宜。如果是以上司的名义回复，就要在语气上予以注意，并从上司的信箱发出。如果以秘书的名义发送，就要说明邮件内容为上司授意。如果可任由秘书代为处理的，或转给其他相关负责人，或由秘书本人回复。（3）如果发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，就要设置回执，如果对方末能及时回复，就要用电话了解情况。（4）如果邮件需要上司审阅或批改，就要打印出来送给上司，然后负责回复或传达。（5）重要的邮件应及时进行保存。二、使用MSN的礼仪1．在MSN的状态前署名

2．注意发送的内容3．谨慎使用图释4．学会使用状态说明5．要注意礼貌6．工作时间不私聊三、商务书信礼仪1．信封和信纸要求（1）信封的书写有固定的格式。（2）写信应注意信封与信纸的选择。（3）重要信函要慎重对待。2．信函内容的要求（1）称谓。称谓要写在信文的开头，单独成行顶格书写；称谓要恰当、准确，体现出对收信人的尊重。（2）结束语。结束语可分两行写，如在正文下一行空两格写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼”，也可在正文下一行空两格直接写：“祝您工作顺利！”结束语要能体现出对收信人礼貌地致意或表示祝福。（3）署名。署名写在结束语下一行的右下方。署名要写全名，如果使用电脑打印信文，个人的署名部分要手写签署，以表示诚信和礼貌。署名如果是单位或部门名称，则可以用打印机打印，同时加盖公章即可。（4）日期。日期写在署名的下方，一般应写清楚写信的年月日。四、特殊书信的礼仪规范1．介绍信介绍信是介绍个人身份的证明，它是建立一种良好的合作或有效办理某件事情的有效凭证。介绍信可分为撰写式和印刷式两种形式。其中印刷式介绍信只要在相关地方按要求真实准确地填上有关内容即可，而撰写式介绍信有固定的书写格式，撰写时应遵循相应的礼仪规范。撰写介绍信的格式要求标题以文种作标题，即在信纸的第一行居中位写“介绍信”称谓称谓为联系单位或个人单位名称（全称）或姓名，写在第二行顶格位，称谓后要加冒号正文正文在称谓之后另起一行，空两格写介绍信的内容结尾在正文下一行空两格写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼”署名由出具介绍信的单位署名，写在结尾的右下方日期日期为成文的时间，写在署名的下方，同时加盖单位公章介绍信的内容主要包括三项：（1）说明被介绍者的情况，如果被介绍者不是一人还需要注明人数；（2）说明接洽或联系的事项；（3）向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。2．证明信证明信是政府机关、社会团体、企业单位或个人为证明有关人员的身份、经历及其与某事件相关联而出具的信函，是进行联系和沟通的常用信函。证明信要固定的格式，书写时应遵循相应的礼仪规范。撰写证明信的格式要求标题格式一：单独以文种作标题，即冠以“证明信”“证明”等字样，写在首行的居中位上格式二：由文种名和事由共同构成标题，如“关于XXX同志XX情况（或问题）的证明“，写在首行的居中位上称谓以受文单位名称或受文个人的姓名为称谓，写在第二行顶格位，称谓后要加加冒号。假若没有固定的受文者，开头可以不写受文称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引出正文内容正文正文在称谓之后另起一行，空两格写正文的内容结尾在正文之后另起一行，顶格写上“特此证明“四个字。署名由证明单位或证明人署名，写在结尾的右下方日期日期为成文的时间，写在署名的下方，同时加盖证明单位或证明人的私章，否则证明信将无效证明信的正文内容主要指要清楚地表达所要证明的内容，若要证明某人的历史问题，应写清人名、何时、何地及所经历的事情等；若要证明某一事件，则要写清事件本身的前因后果，参与者的姓名、身份及其他此事件中的地位、作用等。3．慰问信慰问信是以组织或个人的名义向对方表示关怀、慰问的特殊信函。慰问信的书写要固定的格式，书写时应遵循相应的礼仪规范。撰写慰问信的格式要求标题格式一：单独以文种作标题，即冠以“慰问信”三个字，写在首行的居中位上格式二：慰问的对象和文种共同构成标题，如“致中国人民解放军驻XX省部队全体指战员的春节慰问信”，写在首行的居中位上称谓称谓为慰问对象的全称，为表示尊重，可在对象的前面加上“敬爱的”、“亲爱的”或“尊敬的”等字样。称谓写在标题下一行的顶格位上。如果对象多，要一一写进去正文正文在称谓之后另起一行，空两格写正文的内容署名和日期写在正文的右下方，分两行写慰问信的正文内容因对象和目的不同而不同，通常情况下，应包括以下几个方面：一是为什么向对方发慰问信；二是要比较全面而具体地叙述对方的英雄事迹或对方所遭受的困难；三是结合形势和任务，向对方提出希望和鼓励；四是写慰问信的单位或个人向对方表示决心；五是用鼓励或祝愿的话语进行总结。4．推荐信推荐信是向单位或个人荐举人才的书信，也可是向某单位的自荐。写推荐信时态度要诚恳，内容要属实，语气要谦恭。推荐信的撰写也有一定的固定格式。撰写推荐信的格式要求标题以文种作标题，即在信纸的第一行居中位写“推荐信”。称谓称谓为推荐的单位名称（全称）或单位负责人的姓名，写在第二行顶格位，称谓后要加冒号。正文正文在称谓之后另起一行，空两格写正文的内容。落款指推荐人姓名和写信日期，写在正文的右下方，分两行写。推荐信的正文内容一般为先简单问候，然后再介绍被推荐对象的情况，最后表示要求和祝愿。5．请柬请柬用于邀请客人参加庆典、纪念活动、宴会、展览或重要会议的一种通知书，也称请贴、简贴或邀请书。从印刷和书写格式看，请柬可分为横式和竖式两种。撰写请柬的格式要求封面封面一般为对折式，用大号字印上或写上“请柬”或“请贴”，亦可将“请柬”二字和正文合在同一面上。正文正文是请柬的主体，要写明受邀请人的姓名，拟举行活动的名称、时间、地点。有其他事项，可写“附言”，如乘车路线等或“附入场卷XX张”“席次：第X桌等。受邀请人的书写格式是有区别的，横式请柬顶格书写受邀请人姓名，竖式请柬将受邀请人的姓名写在正文后面。结尾结尾写上“敬请，恭候等字样，再另起一行写上“光临、莅临”字样，竖式请柬一般都用比较文雅的语言。落款和日期标明邀请者姓名或邀请单位的名称，再另起一行注明日期。6．贺信贺信是向对方表示祝贺、赞颂的礼仪类文书，常用于集会、节日、庆典、竣工、就任、寿辰等场合。贺信的书写也有一定的格式，撰写时应遵循相应的礼仪规范。撰写贺信的格式要求标题以文种作标题，即在信纸的第一行居中位写“贺信”或“贺电”。称呼称呼为被祝贺单位的全称或个人的姓名，写在第二行顶格位，称谓后要加冒号。正文正文在称呼之后另起一行，空两格写正文的内容。结尾表达热烈的祝贺和祝福之意，有的也是提出希望，如“祝大会圆满成功”、“表示热烈祝贺”“希望再创辉煌”等。落款和日期在右下方书写祝贺单位或个人姓名，并注明日期。贺信的正文根据内容而定，若是用于庆祝活动的，在表示祝贺的同时，应对祝贺对象作出的成绩、取得的成就给予充分的肯定，并给以鼓舞，提出希望；如果是祝贺重要会议的召开，应说明会议的内容及其重要性；如果是祝贺寿辰，先精练总结对方的品德和贡献，再表示祝贺和鼓励。课内练习1．