机关会议管理制度方案

机关会议管理制度方案第一章总则

为确保机关会议的有序、高效进行，提高决策效能，规范会议管理，特制定本制度方案。

一、会议宗旨

会议是传达政策、研究问题、协调工作、作出决策的重要形式。应坚持精简、高效、务实、节俭的原则，注重会议质量，提高会议效率。

二、适用范围

本制度方案适用于机关内部各类会议，包括全体会议、专题会议、办公会议等。

三、会议分类

1.全体会议：研究重大问题，部署重要工作，传达上级精神，总结工作等；

2.专题会议：研究特定问题，协调相关工作，推动项目进展等；

3.办公会议：研究日常工作，协调部门间工作，解决具体问题等。

四、会议组织

1.会议的召开、延期、取消由会议主持人决定；

2.会议的组织工作由会议主持人所在部门负责；

3.会议通知、会议纪要等材料的准备和分发由会议组织部门负责。

五、参会人员

1.会议主持人负责确定参会人员；

2.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到、早退；

3.参会人员应认真准备会议材料，积极参与讨论，并对会议决定事项予以落实。

六、会议纪律

1.参会人员应保持会议秩序，尊重他人发言，不得随意打断；

2.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定；

3.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假。

七、本制度方案自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应认真贯彻执行，确保会议管理制度的有效实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果，确保会议的针对性和实用性。

2.制定会议方案：根据会议主题，拟定会议时间、地点、参会人员、议程安排等。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等，并要求回复确认。

4.准备会议材料：整理与会议议题相关的背景资料、报告、数据等，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由组织部门负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持人开场：简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期成果。

3.讨论议题：按照议程安排，逐一讨论议题。议题负责人进行汇报，参会人员充分发表意见，形成共识。

4.会议决策：针对讨论的议题，会议主持人或相关部门负责人作出决策，明确责任人和完成时间。

三、会议记录

1.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括讨论的主要观点、决策结果等；

2.会议纪要：会后整理会议记录，形成会议纪要，分发给参会人员及相关部门；

3.会议纪要审批：会议纪要由会议主持人审批，确认无误后，正式发布。

四、会议总结

1.会议效果评估：评估会议成果，收集参会人员对会议的意见和建议，为今后会议提供改进方向；

2.跟踪落实：对会议决策事项进行跟踪，确保各项工作按时完成；

3.反馈报告：会议决策事项完成后，责任人向会议主持人或相关部门汇报进展情况。

五、会议归档

1.会议材料归档：将会议通知、会议纪要、会议记录等相关材料整理归档，以备查阅；

2.会议信息管理：建立会议信息数据库，对会议主题、议程、参会人员、决策事项等进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后及时整理，并在最短时间内完成审批流程；

2.审批通过的会议纪要应由会议组织部门通过适当方式（如电子邮件、内部通讯系统等）发布给所有参会人员及相关执行部门；

3.会议纪要发布后，各部门负责人应确保纪要内容被及时传达给相关人员，并确保每位相关人员了解会议决策和各自的任务要求。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的任务应具体分配到个人或小组，并明确完成标准和期限；

2.责任人需对分配的任务签字确认，确保对任务的理解和接受；

3.各部门负责人应监督和检查任务执行情况，确保责任落实到位。

三、进展汇报与协调

1.责任人应定期向会议组织部门汇报任务进展情况，遇到问题应及时上报，寻求协调解决；

2.会议组织部门应建立汇报和协调机制，定期收集进展信息，对执行过程中出现的问题提供支持和帮助；

3.对于跨部门的任务，会议组织部门应发挥协调作用，促进各部门间的沟通与合作。

四、监督与评估

1.建立会议决策执行监督机制，对会议纪要中提出的各项任务进行跟踪监督；

2.定期对任务执行情况进行评估，包括进度、质量、效果等方面，并向会议主持人或相关部门报告；

3.对于执行不力的情况，应分析原因，采取相应措施，确保会议决策得到有效执行。

五、反馈与改进

1.根据任务执行情况和评估结果，收集反馈信息，为改进会议管理提供依据；

2.对会议纪要的执行情况进行总结，提炼经验教训，为今后类似会议提供借鉴；

3.建立持续改进机制，不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高会议决策的执行效率和质量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门或会议组织者提前向行政管理部提交会议室申请；

2.预订时应提供会议主题、参会人数、使用时间等信息，以便行政管理部合理安排会议室资源；

3.行政管理部收到预订申请后，应及时回复确认，如有冲突，应与申请者协商解决。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的设施设备，如会议桌椅、投影仪、音响系统、白板等；

2.行政管理部定期检查会议室设施设备，确保其正常运行，及时维修或更换损坏设备；

3.根据会议需求，会议室可提供网络接入、电话会议等支持服务。

三、会议室使用

1.会议召开前，会议组织者应提前到达会议室，检查设施设备是否正常，确保会议顺利进行；

2.会议期间，参会人员应遵守会议室规定，保持室内整洁，正确使用设施设备；

3.会议结束后，会议组织者应负责整理会议室，确保恢复原状，并关闭所有设施设备。

四、会议室维护与清洁

1.行政管理部负责会议室的日常维护与清洁工作，确保会议室环境整洁、设施完好；

2.定期对会议室进行深度清洁，如地毯、窗帘等，以保证会议室卫生状况；

3.对于突发性的设施损坏，应及时报修，以免影响会议的正常进行。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施设备完好；

2.会议组织者应关注参会人员安全，如有紧急情况，及时启动应急预案；

3.会议室应加强保密工作，对于涉及敏感信息的会议，采取必要的安全措施，防止信息泄露。

六、会议室使用效率优化

1.行政管理部定期收集会议室使用情况，分析使用效率，为提高会议室利用率提供数据支持；

2.鼓励错峰使用会议室，合理安排会议时间，减少会议室空闲时间；

3.推广远程会议、视频会议等新型会议形式，提高会议室使用效率，降低成本。

第五章附则

一、本制度的解