秘书实务第六章 差旅安排

第六章差旅安排案例导入第六章差旅安排第一节国内商务旅行的准备第二节出国商务旅行的准备第三节出国商务旅行的礼节第一节国内商务旅行的准备一、需要了解的情况 当秘书得知近期上司要有商务旅行的信息以后，要了解下述内容：〔一〕商务旅行的目的〔二〕地点〔三〕时间〔四〕人员安排二、应该做的准备工作〔一〕选择、预定交通工具 根据上司的要求和工作的需要选择交通工具，可以采用预定、上网预订等方法。1.预定车票 2.预定飞机票 3.索要报销单据 4.明确接送工具〔二〕预定旅馆 给上司预定什么等级的旅馆和房间，首先要根据公司的规定，然后还要照顾到上司的习惯。 1.预定途径 可以通过旅行社、各旅游网、目的地的商会或当地与我方有合作关系的公司预定。某些航空公司也有旅馆预订业务。 2.预定方法 告诉旅馆客人姓名、性别、到达和离开的时间，预定房间的类型、朝向以及其他要求。有时需要提前几个月预订。〔三〕预支差旅费 有些公司采取预支差旅费制度，秘书事先要写申请才能预支差旅费。支付差旅费可以采用现金、旅行支票、信用卡等方式都可以。〔四〕准备资料和行装 1.根据商务活动内容选择所需资料 2.办公用品 3.旅行资料 4.个人用品〔五〕制定商务旅行方案和日程表 1.商务旅行方案 商务旅行方案要比日程安排更全面，涉及的内容更多。秘书应把方案复制三份，一份给上司及其家属，一份存档，一份留给自己。 2.日程表 日程表不是出访者一方就能制定的，实际操作过程一般是双方先商议出访的时间、会谈的主要内容、考察的重点对象等事宜，然后由接待方一方拟定日程表，发给出访一方，看是否需要增减，经过出访方的认可，日程表才正式定下来。商务旅行方案例如日程表例如第二节出国商务旅行的准备一、出国手续 当秘书得知上司要出国商务旅行时，除了了解根本情况、做与国内商务旅行一样的准备工作之外，还要进行如下准备工作：〔一〕办理护照护照是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游或居住时，由本国发给的，证明该公民身份的合法证件。凡出国人员均应持有本国政府颁发的护照。 1.撰写出国申请 2.办理护照手续〔二〕办理签证 要由出国人员本人亲自持护照、对方公司邀请信和其他申请签证的材料，到所去国驻我国大使馆或领事馆申办签证；或是委托可靠的签证代办机构代办；也可以委托发出邀请的公司在其所在国的有关部门办理。〔三〕办理?国际预防接种证书? 因为该证书是黄色封皮，所以俗称“黄皮书〞。它是世界卫生组织为了保障出入国境人员的身体健康、防止流行病的传播而采取的卫生检疫措施。

三、其他准备 其他准备与在国内商务旅行的准备内容根本相同。但需特别注意以下几点：〔一〕掌握时差换算 秘书要清楚各国之间的时差换算方法。国际上按经线把地球外表平分为24时区。每一区跨15度，叫做一个标准时区。 飞机航班时刻表，一般注有两种时间，当地时间和标准时间。而机场标出的飞机起飞和降落的时间都是当地时间。〔二〕兑换外币 要根据国家规定的数额兑换外币。如果能换一点零钱更好，因为到达目的地后有零钱会比较方便，比方在街上打、去洗手间、乘坐公共汽车或地铁等。

〔三〕准备适当的礼物 商务活动不比送贵重礼品，国际商务活动中准备一些有公司标志的小礼物和有地方特色的工艺品比较常见。〔四〕了解所到国的背景资料 要对所有国家的文化、风俗、礼仪、根本国情有所了解，使我们在国际交往中既不失尊严，又彬彬有礼，不卑不亢，有泱泱大国之风。〔五〕准备资料和各种证件〔六〕准备行装〔七〕制定用品行装一览表 为了保证不落下重要的东西，秘书应该把应带的东西分类并列表打印出来，发给每个出国人员一份，自己留一份。国内商务旅行的准备——视频连接第三节出国商务旅行的礼节一、乘飞机的礼节〔一〕侯机时的礼节 不要和同伴大声谈笑。当座椅不够用时，不要让自己的行李占据座位。要把食品剩余物、包装袋、看过不要的报纸放进垃圾箱里。〔二〕在飞机上的礼节二、下榻宾馆的礼节〔一〕接待来访的客人 在宾馆接待来访的客人，最好的地方是在大厅或咖啡厅。〔二〕住宿礼节〔三〕正确使用设备〔四〕本卷须知礼节三、公共场合的礼节〔一〕与他人保持适当距离 在人口较少的国家，在公共场所，人与人保持的距离经常在三米。〔二〕靠右行走〔三〕在一切公共场合都要保持安静四、关于小费〔一〕正确认识小费〔二〕具体付费情况在这一章里，我们介绍了进行国内、国际商务旅行的种种准备工作，以及国外旅行的一些礼节。通过介绍，我们可以体会到，商务旅行的目的是否能顺利到达，上司的业务水平固然重要，秘书的准备工作也不可无视。一个细节没有做好，可能就会影响全局。做国际商务旅行的准备工作需要更多的专业知识和清醒的头脑。学会做一些表格将能帮助你理清纷繁的头绪，使工作有条不紊地进行。国外旅行的礼节是不可不知的，没有这些常识，就做不了受人欢送的客人。本章小结

案例评点你认为国内商务旅行准备工作中最重要的是什么？秘书应怎样管理上司的行装？怎样让上司知道重要资料放于何处？在得知上司要做一次出国商务旅行时，秘书的首要工作是什么？办理出国手续的程序是怎样的？可以穿着睡衣去前台吗？课堂练习题国内商务旅行需准备哪些资料？国际商务旅行需要哪些证件？申请因公护照需要哪些