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文档简介

公司归档管理制度1.前言本规章制度的目的是为了规范公司内部的文件归档管理工作，确保公司的文件能够被及时索引、归档，并能被相关人员方便地查询和利用。2.适用范围本制度适用于公司全部部门和员工。3.归档责任与权限3.1部门负责人是归档工作的重要责任人，负责订立部门内文件归档的具体要求和流程，并监督落实。3.2每个部门应指定专人负责具体的文件归档工作，包含文件的整理、索引和归档。3.3文件的归档工作需遵从归档人员的权限，任何未经授权的人员不得私自修改、删除或移动归档文件。4.归档分类4.1文件归档应依照肯定的分类标准进行，以方便文件的查找和利用。4.2常见的归档分类包含但不限于：项目文件、合同文件、财务文件、人事文件、行政文件等。4.3不同类型的文件归档需依照具体的归档指南和要求进行。5.文件归档流程5.1文件归档流程分为三个重要步骤：文件整理、文件索引和文件归档。5.2文件整理：归档人员应依照规定的分类标准将文件进行整理和分类。5.3文件索引：归档人员应编制文件索引，包含文件的题名、编号、日期、制作、存放位置等信息。5.4文件归档：归档人员依照文件索引将文件进行归档，确保文件的存放位置清楚明确。5.5文件归档完成后，归档人员应及时将归档信息提交给部门负责人审核。6.归档文件管理6.1归档文件需存放在规定的归档柜内，确保文件的安全性和完整性。6.2归档柜需进行定期检查，保证存放文件的环境干燥、无尘、无虫害等，并及时进行维护和修复。6.3归档文件不得随便调整位置，如需调整应经过相应权限的人员批准。6.4归档文件的查阅需填写相应的申请表，并经过相关负责人的批准。6.5归档文件的借阅需经过相应权限的人员批准，并在借阅期满后及时归还，并进行登记。6.6归档文件的销毁需经过部门负责人批准，并依照公司相关规定进行安全、环保的销毁处理，同时必需做好销毁记录和安全保密工作。7.文件归档的备份和恢复7.1为了确保文件的安全性，归档文件需进行定期备份，并妥当保管备份数据。7.2归档文件备份数据需存放在安全可靠的介质中，并设置相应的访问权限和加密保护。7.3如发生归档文件丢失、损坏等情况，应及时进行恢复，确保文件的完整性和可用性。8.文件归档的审计和检查8.1公司将定期对文件归档工作进行审计和检查，以评估归档质量和工作效率。8.2审计和检查的内容包含但不限于：文件整理的规范性、文件索引的准确性、归档文件的安全性等。8.3对于审计和检查中发现的问题，应及时整改，并追究责任人的责任。9.附则9.1本制度由公司管理部门负责订立，并及时通知各部门和员工。9.2对于本制度的修订和完善，须经公司管理部门批准。9.3对于违反本制度的行为，将依照公司相关规定进行惩罚。9.4本制度自发布之日起正式执行，废止以前的相关制度。以上为公司归

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