采购管理制度1

采购管理制度第一条物资采购规定一、目的：为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本规定。二、适用范围：适用于各部门物资采购。三、物资采购流程按规定权限审批请购部门申请采购部采购按规定权限审批请购部门申请采购部采购(如需预付款)(如需预付款)财务部门按合同规定付款请购单位领用品质部财务部门按合同规定付款请购单位领用品质部验收（相关部门）入库登记四、请购及其规定4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据生产以及办公需要，确定一种或几种物料，并按照规定格式填写一份要求获得这些物料单的整个过程。4.2.请购单的要素：4.2.1.请购的部门；4.2.2.请购物品所属项目；4.2.3.请购的用途；4.2.4.请购的物品名；4.2.5.请购的物品数量；4.2.6.请购的物品规格；4.2.7.请购物品的样品、图片或详细参数资料等；4.2.8.请购的物品的需求时间；4.2.9.请购如有特殊需要请备注；4.2.10.请购单填写人；4.2.11.请购部门主管；4.2.12.技术部门审核；4.2.13.财务审核人；4.2.14.公司总经理。4.3.请购单及其提报规定4.3.1.请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部；4.3.2.“请购单”一式两联，第一联由请购单位留存；第二联采购部签字接收。4.3.3.涉及的请购数量过多时以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；4.3.4.如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明；4.3.5.请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部；4.3.6.紧急采购应在请购单中备注栏注明，并陈述紧急采购原因。4.3.7.遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部，签字确认手续后补。4.4.公司物资请购单的提报部门4.4.1.基建所需的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由基建部门提报；4.4.2.公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由综合管理部提报；4.4.3.公司各部门专用的物资由各部门自行提报。五、请购单的接收及分发规定5.1.请购的接收要点5.1.1.采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；5.1.2.接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；5.1.3.核查请购物资是否有库存；5.1.4.对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。5.2.请购单的分发规定5.2.1.对于请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；5.2.2.对于紧急请购项目应优先处理；5.2.3.无法于请购部门需求日期办妥的应及时通知请购部门，并给出最终请购物资到达日期；5.2.4.重要的项目采购前，请购部门应征求公司相关领导的建议；5.2.5.对于技术要求较高的物资，采购部应要求请购部门提供技术人员配合采购，否则因采购问题而不能满足技术要求的物资，品质部验收时有权利驳回。5.3.采购周期的规定5.3.1.采购周期是指经公司审核、领导签字程序后，请购单下达采购部，采购物资实际到位的时间。5.3.2.单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的工具、原材料、产品等的采购周期不应超过5个工作日；5.3.3.单次采购金额预算在1~5万元的项目比价采购，采购周期不应超过15个工作日；5.3.4.单次采购金额预算在5~50万元的项目，公司自行招标采购，采购周期不应超过40个工作日；5.3.5.单次采购金额预算在50万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60个工作日；5.3.6.遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧急采购物资周期在3个工作日。5.3.7.请购部门应按照5.3.1.至5.3.4.条中规定的时间提前提报请购单，采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；5.3.8.如采购物资（如设备、原材料）外协供应商需周期制作加工，则采购部需在请购单下达采购部3个工作日内，将采购周期反馈给请购部门。第二条询价以及比价规定一、目的:为规范和完善询价以及比价管理制度，进一步规范比价、询价流程，有效降低采购成本，特制订本规定。二、适用范围：适用于物资采购部门。三、询价及其规定3.1.询价前应认真了解所购物资的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求。3.2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3.3.对于紧急采购项目应优先处理；3.4.所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不能通过其代理或各种中介机构询价；3.5.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价；3.6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；3.7.除固定资产外单次采购金额在1000元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1000元以上的所有项目都应要求至少三家以上的供应商参与比价或招标采购；单次采购金额预算价格在5万元以上、50万元以下的项目应由综合管理部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在50万元以上的项目由总经理决定是否委托第三方机构代理招标；3.8.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；3.9.比价采购应按照材料或设备询价表046的格式进行询价；3.10.在询价遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。四、比价以及议价4.1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；4.2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否较其他厂商的价格最低以及所报价格的综合条件更加突出；4.3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；4.4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力、资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；4.5.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。五、比价、议价结果汇总5.1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；5.2.比价、议价结果汇总应按比价/招标汇总表047的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；5.3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。第三条招标管理细则一、目的：为进一步规范和完善招标管理制度，体现公正、公平、廉政，杜绝漏洞，特制订本细则。二、招标原则：招标工作应遵循公开、公平、公正的“三公”原则和自愿、公平、等价有偿、诚实信用的诚信原则。三、招标方式：招标分为公开招标与邀请招标。可委托招标代理机构或公司自行办理招标事宜（以下简称委托招标、公司自行招标）。四、招标范围4.1.货物采购；4.2.设备采购；4.3.货物运输；4.4.废旧材料处理；4.5.关停企业设备处理；4.6.基建工程；4.7.汽车修理；4.8.餐饮；4.9.营业房出租；4.10.其他部门认为有必要进行招标的项目。五、招标方式适用条件5.1.单次采购金额预算金额在200万元以上所有项目都应要求至少三家以上的供应商参与比价或招标采购；5.2.有三家以上供应所需设备生产厂家。六、职责6.1.综合管理部主要职责是负责物资购置的可行性报告编写和确定招标方式，负责做好招标工作全过程管理，下达中标通知等工作。具体职责如下：6.1.1.负责招标工作全过程管理，发布招标公告或邀请，受理招标报名手续，组织开标、评标工作；6.1.2.确定招标方式，联系招标代理机构，提供委托招标所需相关资料；6.1.3.根据使用部门评标结果以及领导审批结果，确定中标单位并负责下发中标通知；6.1.4.负责招标过程中资料收集，整理与归档等工作（招标结束后五个工作内完成）；6.1.5.做好招标资格认定工作及招标文件的规范工作。6.2.物资请购部门主要职责为协助招标单位做好招标工作，参与评标工作，提出中标结论，做好设备验收等工作。具体职责如下：6.2.1.根据附表五做出招标申请；6.2.2.协助对申请招标项目市场调查，对定为邀请招标的项目，须向采购部提供三家以上拟投标人的基本情况，包括投标人的名称、地址、联系电话、传真、联系人及投标资格相关材料；6.2.3.协助编制招标文件，包括投标人须知、招标项目的性质和数量、技术要求、提出投标价价格要求及其计算方式、评标标准及方法、时间、投标人应当提供的资格和资信证明文件、投标保证金数额、提供投标文件的方式、地点和截止时间、招标日程安排和主要合同条款；6.2.4.根据不同项目要求提供参与招标活动的人员名单；6.2.5.协助技术交流，参与商务谈判，做好记录，参与评标工作；6.2.6.根据中标通知书及技术交流、商务谈判记录，协助做好合同的签订及其履行手续。需招标的部门提出书面申请（数量、单价、要求、理由）需招标的部门提出书面申请（数量、单价、要求、理由） NO NO总经理总经理审批采购部受理采购部受理技术交流及市场调查技术交流及市场调查确定招标方式确定招标方式联系招标代理机构通知申请部门联系招标代理机构通知申请部门确定评标委员会确定评标委员会发布公告或邀请组织招标活动（开标、评标）组织招标活动（开标、评标）确定中标单位确定中标单位行文（通知）报批资料收集、整理、归档行文（通知）报批资料收集、整理、归档签定合同下发中标通知签定合同下发中标通知八、规定与要求8.1.各需求部门应根据实际情况，做好拟招标项目的年度和季度计划，每月28日前上报下月拟招标项目（含清单），经部门总监审批后报采购部。8.2.各有关部门必须要委派熟悉所招标项目技术要求及市场行情人员参加招标活动，招标人员必须维护公司的利益,不得向任何投标人透露有关信息,违者按公司泄密规定论处。8.3.在决标前须向公司领导请示，经领导同意后确定中标单位。8.4.财务部凭综合管理部下达的中标通知书及合同，根据财务有关规定收取和支付项目款。8.5.各有关部门所需招标同类业务，尽量合并一起招标，对规定招标项目不得隐瞒不报，不得化整为零，市场调研不得弄虚作假，违者追究有关人员的责任。8.6.部门间加强联系，互相配合和支持，共同做好招标工作。第四条物品入库、检验、付款流程一、仓管员收到供应商来货后，对来料的外观、包装、数量按采购单要求进行验收，并在进货收料单上签名，回执联请供应商带回。二、仓管员完成以上程序后，将货物放在待检区，并通知验收部门检验。三、品质部检验员根据各物料的质量标准和样品要求进行检验，并在进货收料单上签名，留存“品质部联”。四、仓管员根据检验结果做好入库手续，并及时通知采购部。(若需采购部紧急处理时,仓管员应用邮件方式通知,并电话确认是否收到)五、采购部收到仓库信息后，根据检验结果：5.1.若检验不合格时，应及时通知供应商退货,并在进货收料单上签名。5.2.若检验合格时，在进货收料单上确认型号规格、数量、单价等相关数据后签名，采购部一联自留，财务联审批货款时附上。六、供应商在收到采购部的开票资料后,根据不同的开票抬头开具增值税发票。开票抬头为“”。七、供应商应在每月28日前提供当月送货的增值税发票和国税用的增值税发票清单，交给采购部，开票截止日期为每月的25日，特殊情况例外。八、采购部收到供应商的资料后，应做好与供应商资料交接过程中的签收工作。并在当天做好价格审核、签字等工作。九、采购部最迟应在当月28日前将请购单、增值税发票、增值税发票清单、进货收料单、采购合同、汇款申批表等单据交给财务，并做好与财务部门的签收工作。十、财务部对交接单据进行审核无误后入账，有误的退回采购部，补齐相关手续再入账。十一、财务部门每月初编制到期应付款报表，根据合同审核汇款审批表的到期应付款，按公司资金规定及时付款。第五条仓库管理规定一、目的：为了保障仓库货品保管安全、提高仓库工作效率和物流对接规范，确保本公司的物资储运安全，特制定仓库管理规定。二、范围：公司所有仓库。三、内容：3.1.严格遵守公司和部门各项规章制度。3.2.严格按照公司规定的作息时间上下班，上班时间内在各自岗位上尽职尽责，不串岗、不做与工作无关的事情。3.3.非仓库人员不得进入库房，因工作需要的其它人员进入仓库，须在仓管员的陪同下方可进入仓库，任何进入仓库的人员必须遵守仓库管理制度。3.4.所有人员不得携带手提包、纸袋等进入仓库，因工作需要携带，在出仓库时必须接受仓管员的检查。3.5.仓管员不得将水杯、饭盒、零食等东西带入到仓库，更不得在仓库区内吃东西。3.6.服从上级的工作安排，并按时保质保量完成上级交待的任务。3.7.严格执行仓库的货物保管制度。3.8.仓管员严格按照“5S”的标准要求，规范仓库货物管理。3.9.仓管员必须全面掌握仓库所有货物的贮存环境、堆层、搬运等注意事项，以及货品配置、性能和一些故障及排除方法。3.10.贮存在仓库的货物，按照货物的品牌、型