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文档简介
企业电话管理制度1.前言本制度是为了规范企业内部电话使用,提升通信效率,保障信息安全,提高工作效率,有效管理电话资源。2.适用范围本制度适用于本企业全部员工,包含全职、兼职人员以及临时工。3.责任部门电话管理由行政部门负责,其职责包含:—监督电话系统运行情况,及时解决电话故障;—调配和管理电话号码;—记录电话使用情况,检查和核对电话费用;—供应电话使用培训和技术支持。4.员工电话使用规定4.1员工应当妥当保管个人电话、分机号码等信息,不得随便泄露或借给他人使用。4.2员工在使用电话时应遵守以下规定:—只能用于办公或工作相关事宜;—不得用于发送或接收涉密、违法、淫秽或侵权等信息;—不得恶意骚扰他人或进行商业推销。4.3员工不得私自更改或占用其他员工分机号码,如有更改或需要调整,应及时向行政部门申请。4.4员工应注意电话礼仪,接听电话时要礼貌、热诚,用语清楚、简洁,并在通话结束后自动挂断电话。4.5对于常常外出办公的员工,应当依据工作需要,自动向行政部门供应有效的联系方式,以确保工作沟通的顺畅。5.公司电话使用规范5.1公司电话号码的调配由行政部门进行统一管理,并确保合理配置。5.2公司电话系统将记录每通电话的拨打时间、接听时间、通话时长等信息,并定期进行清理和备份。5.3公司电话费用将由行政部门负责核对和支出,如有异常情况,请及时报告行政部门。5.4公司电话系统不得用于私人通话或私人通信,严禁接听或拨打与工作无关的电话。假如发现员工在工作时间滥用电话,应及时予以矫正。6.客户和合作伙伴电话管理6.1客户和合作伙伴的来电应第一时间接听,对于来自客户和合作伙伴的问题、需求和投诉等,应予以及时、准确的回应和处理。6.2客户和合作伙伴来电记录应认真记载,并及时转达给相关部门处理。6.3客户和合作伙伴通信内容的保密性,应依照公司相关保密制度进行处理。7.违规处理7.1对于违反电话管理制度的行为,将依据违规情节轻重,采取以下处理措施之一:—口头警告;—书面警告;—予以必需的培训与引导;—暂时停止电话使用权;—追究法律责任。7.2假如以上处理措施无法矫正违规行为,公司有权停止员工的雇佣关系。8.附则8.1行政部门有权对本制度进行解释,并对其进行修改和完善,公司员工应搭配执行。8.2如有其他相关规定与本制度不符,应以本制度为准。8.3本制度自批准之日起生效,并适用于全体员工。如有疑问
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