保险公司档案与资料保管规定

保险公司档案与资料保管规定合同编号：__________甲方（保险公司）：【全称】甲方地址：【详细地址】甲方联系方式：【电话】【邮箱】乙方（资料保管方）：【全称】乙方地址：【详细地址】乙方联系方式：【电话】【邮箱】鉴于甲方作为保险公司，在业务运营过程中产生和收集了大量的客户档案与业务资料，为保证这些档案和资料的安全、合规保管，甲乙双方经友好协商，就甲方客户档案与业务资料的保管事宜达成如下协议：第一条档案与资料的定义1.1本协议所称“档案”是指甲方在业务运营过程中形成的，包括但不限于客户个人信息、保单信息、理赔信息等纸质和电子文档。1.2本协议所称“资料”是指与甲方业务运营相关的，包括但不限于业务记录、合同文件、内部管理文件等纸质和电子文档。第二条档案与资料的保管2.1乙方作为档案与资料的保管方，应对甲方提供的档案和资料进行安全、合规的保管。2.2乙方应设立专门的档案保管场所，确保档案和资料的安全存放，防止丢失、损坏、泄露等情况的发生。2.3乙方应采取有效的电子数据保管措施，确保甲方电子档案和资料的安全、完整、可用。2.4乙方应对接触档案和资料的员工进行严格的管理和培训，确保他们遵守保密义务，不得泄露甲方档案和资料。第三条档案与资料的查阅与使用3.1乙方应在甲方提出查阅请求后，及时提供相关档案和资料，但需遵守相关法律法规关于保密和隐私的规定。3.2乙方应在甲方提出使用请求后，及时提供相关档案和资料，但需遵守相关法律法规关于保密和隐私的规定。3.3乙方应在甲方提出复制请求后，及时提供相关档案和资料的复印件或电子副本，但需遵守相关法律法规关于保密和隐私的规定。第四条保密义务4.1乙方应对甲方提供的档案和资料承担保密义务，不得向任何第三方泄露、披露或允许任何第三方查阅、使用甲方档案和资料。4.2乙方应对接触甲方档案和资料的员工承担保密义务，不得向任何第三方泄露、披露或允许任何第三方查阅、使用甲方档案和资料。4.3乙方应在合同终止后继续履行保密义务，直至甲方书面解除保密义务。第五条合同的终止和解除5.1本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为【年】。5.2在合同有效期内，甲乙双方均有权提前终止或解除本合同，但需提前【天】书面通知对方。5.3在合同终止或解除后，乙方应立即将所有甲方档案和资料退还给甲方，并承担相应的保管费用。第六条违约责任6.1若乙方违反本协议的任何条款，甲方有权要求乙方立即改正，并有权要求乙方赔偿因此给甲方造成的损失。6.2若乙方泄露、披露或允许任何第三方查阅、使用甲方档案和资料，甲方有权要求乙方立即停止违约行为，并有权要求乙方赔偿因此给甲方造成的损失。第七条其他条款7.1本协议未尽事宜，甲乙双方可另行协商补充。7.2本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（保险公司）：【全称】乙方（资料保管方）：【全称】甲方代表：【姓名】乙方代表：【姓名】签订日期：【年】年【月】月【日】日一、附件列表：1.甲方（保险公司）营业执照复印件2.乙方（资料保管方）营业执照复印件3.甲方授权书4.乙方保密协议5.乙方档案保管场所证明6.乙方员工保密培训证明7.相关法律法规文件二、违约行为及认定：1.乙方泄露、披露或允许任何第三方查阅、使用甲方档案和资料，未经甲方同意。2.乙方未按约定时间提供甲方查阅、使用或复制档案和资料。3.乙方未履行保密义务，向第三方泄露、披露或允许第三方查阅、使用甲方档案和资料。4.乙方未按约定提供安全、合规的档案保管服务，导致甲方档案和资料丢失、损坏。三、法律名词及解释：1.档案：指甲方在业务运营过程中形成的，包括但不限于客户个人信息、保单信息、理赔信息等纸质和电子文档。2.资料：指与甲方业务运营相关的，包括但不限于业务记录、合同文件、内部管理文件等纸质和电子文档。3.保密义务：指乙方对甲方提供的档案和资料承担的不得向任何第三方泄露、披露或允许任何第三方查阅、使用甲方档案和资料的义务。4.违约行为：指乙方违反本协议的任何条款的行为。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：乙方未按约定时间提供甲方查阅、使用或复制档案和资料。解决办法：甲方可以要求乙方立即改正，并有权要求乙方赔偿因此给甲方造成的损失。2.问题：乙方泄露、披露或允许任何第三方查阅、使用甲方档案和资料。解决办法：甲方可以要求乙方立即停止违约行为，并有权要求乙方赔偿因此给甲方造成的损失。3.问题：乙方未履行保密义务，向第三方泄露、披露或允许第三方查阅、使用甲方档案和资料。解决办法：甲方可以要求乙方立即停止违约行为，并有权要求乙方赔偿因此给甲方造成的损失。五、所有应用场景：1.保险公司与资料保管方签订合同，要求保管方安全、合规保管甲方客户档案与业务资料。2.保险公司需要查阅、使用或复制保管方的档案和资料时