图纸及技术文件管理制度

××××××××有限公司管理制度产品图纸和技术文件管理制度（第A版）受控状态：文件编号：发放编号：部门：编制：审核：批准：实施日期：2011年9月10日××××××××有限公司文件编号：产品图纸和技术文件管理制度页数：0/6版次：A/0改版及修订记录版次修订内容修订日期编制审核批准页数更改状态内容页数123456更改A/0A/0A/0A/0A/0A/0页数更改页数更改××××××××有限公司文件编号:产品图纸和技术文件管理制度页数:1/6版次：A/0目的产品图纸和技术文件为本公司的核心秘密，所有权属于公司所有，为了明确其发放、保管、使用、借阅、更改、遗失、报废等管理流程，保证产品图纸和技术文件的完整性、正确性、系统性及保密性，加强管理并规范员工的行为，特制定本制度。为确保各相关部门及时获得必要的产品图纸和技术文件，且保证所使用的文件均为有效版本。范围适用于公司自行设计的图纸、外来图纸和技术文件的管理。定义.底图：由设计人员在电脑上最后完成暂不再改动的图纸，且通过审核、批准等程序并签字未加盖任何印章供归档的图纸为底图。草稿：指设计人员在设计过程中构思、测绘等记录的手稿文件。参考文件4.1文件与资料控制程序职责技术部设计工程师负责产品图纸和技术文件的制作。综合管理部资料室负责产品图纸和技术文件的管理，做好台帐。综合管理部资料室负责图纸和技术文件的归档、发放、更改的控制和管理。供应部负责其分管范围内的供方产品图纸和技术文件的发放和收回控制，做好台帐。贸易部负责顾客提供产品图纸和技术文件的接收，明确所需接收的技术资料的名称及数量，做好台帐并交综合管理部资料室归档。各生产车间统计员负责本车间所需使用产品图纸和技术文件的接收、建立台帐、保管、借用的登记、更改申请的提出、废旧图纸的更换申请，并保持图纸的清晰、整洁。程序产品图纸的分类图纸包括总装图、部件图、零件图、零件明细表目录等。技术资料的分类技术资料包含各类限额领料单/清单、技术通知、工艺文件、企业标准、检验规范等。××××××××有限公司文件编号:产品图纸和技术文件管理制度页数2/6版次：A/0产品图纸和技术资料的状态和标识产品图纸和技术资料分受控和不受控两种状态，需盖有“受控”和“不受控”状态标识。凡与质量体系有关的均为受控文件，其中图纸按其产品控制程度又分为以下五种状态：试制用图：是新产品试制期的图纸，一般投产数量在15台以下，此类文件加盖“试制用图”章；小批量生产用图：是指新产品已经过初期试制期，一般投产数量在15-50台之内的图纸，此类文件加盖“小批量生产用图”章；生产用图：用于正式生产的文件，经试制50台之后整顿完善后的图纸，以及合同要求的派生产品图纸，此类文件加盖“生产用图”状态标识；外来图纸：是从顾客等外部组织得到的图纸.此类文件加盖“外来文件”状态标识；若直接用于生产，需再加盖“生产用图”状态标识；临时用图（一次性用图）：是特殊的、没有技术延续性的、临时性生产用图，如顾客要求的工序协作试样、特殊的零部件、无重复性的简易工装图等。此类文件加盖“临时用图”状态标识，属于非受控图纸。所有“试制用图”、“小批量生产用图”、“生产用图”、“外来文件”除需印有相应的图章外，还需加盖“受控”、“一般图纸”、“保密图纸”、“绝密图纸”章。发放至各相关部门的产品图纸和技术资料，需印有使用部门的印章，如“下料”、“钣焊”、“金工”、“装载机”、“装配”、“仓库”、“供应”、“检验”等。“临时用图”及无以上标识的图纸均视为非受控，另以上标识若为复印件均为无效文件。以上所盖图章使用红色印泥，发放时还需加盖发放日期章，日期章由年月日组成，用蓝色印泥加盖。文件的编号为便于管理，每张图纸应有唯一的图号且编码原则使用统一的拖拉机产品图样及设计文件编号规则（JBT6702-2004）、每份技术文件应有唯一的文件编号；外来图纸及技术文件可采用原有的编号。产品图纸及技术资料的入库设计完成后，负责开发的工程师将构思、测绘时的草稿等收集集中存放在资料室存档，此类文件不可作为发放的图纸仅作存档用；设计工程师将底图打印一份同时将电子档零部件清单一起交至资料室入库，并交待管理员图纸的控制状态；资料室管理员接到整套资料后，应立即登记入《图纸和技术文件管理台帐》（附件二）中，目录内容包括资料名称、规格、总页数，份数、控制状态、入库日期，入库人、接收人等；××××××××有限公司文件编号:产品图纸和技术文件管理制度页数3/6版次：A/0双方交接后，管理员应及时对所接收的资料进行整理、编制文件的档案编号；资料室管理员将整套产品图纸及技术文件交分图人员，分图人员按各使用部门进行区分，对于产品图纸区分为外协、自制图纸，对自制图纸再细分各使用部门，若有争议可召开技术、生产、供应等部门会议确定，区分后的图纸交资料室管理员登记入电脑中，并整理各部门需发放的图纸，对于多部门需要的图纸按要求进行复印。复印后的图纸按要求进行发放，其中激光切割的图纸由技术部指定，并在明细表中说明。产品图纸及技术文件入库的条件：产品图纸及技术文件中的标题栏需规范填写，日期、版本号及时更改，并经设计人员签字、分管副总审核后入资料室；确保产品图纸及技术文件的成套性即按目录或明细表理顺不得缺少，否则不能入库；根据各部门的使用要求，技术部入库的图纸应确保完整性，完整性清单如《产品图纸和技术文件完整性清单》（附件三）所示内容；为便于外部交流及内部统一格式，随图清单需按国家标准统一编写。资料室保管的图纸底图不得重复。产品图纸及技术文件的保管、发放及登记：产品图纸及技术文件由综合管理部资料室统一保管、发放，资料室管理员根据分图结果将各使用部门的产品图纸及技术文件等发放至各部门保管员处，发放时需在《图纸和技术文件发放（回收）登记表》（附件四）中签收，各部门仅发放本部门需要生产（使用）的文件，与本部门无关的概不发放，若有需要，需至资料室处查阅；品管部只发放外购外协件图纸，自制件图纸至各相关部门借阅；对于有些未列入发放范围内，但确需使用的，在办理申请手续后由资料室按实际情况发放；资料室图纸及技术文件按规定的文件格式建立接收、发放、更改、回收、销毁等台帐，各相关过程均需有经手人签字认可；各部门指定人员保管产品图纸和技术文件，保管人员需签订《产品图纸和技术文件保管协议书》（附件一），对接收到的产品图纸和技术文件建立《部门产品图纸和技术文件管理台帐》（附件五），保管人员对接收到的产品图纸和技术文件的完整性负责。××××××××有限公司文件编号:产品图纸和技术文件管理制度页数4/6版次：A/0对已区分为自制件，但因某种原因改为外协件的，由生产车间负责提交产品的《自制/外协件更改申请书》（附件六），经生产部审核、技术部副总批准后交供应部实施。供应部根据《外协/自制件更改申请书》向资料室提出增发申请。上述提供给供方的图纸和技术文件均为受控文件，供应部应建立对外发放的分台帐；对已区分为外协件，但因某种原因需改为自制件的，由供应部提交产品的《自制/外协申请书》，经生产部审核、技术副总批准后交生产车间实施，申请图纸/技术文件手续同6.8.5规定；对于外协改自制件或自制改外协件的，资料室管理员应及时更改自制、外协件清单并发至相关部门同时收回部门不需使用的图纸和技术文件；对于同一件零件既外协又自制时，由资料室管理员将图纸复印三份，一份发自制部门，一份发供应部，一份发品管部；若取消自制或外协决策部门需及时通知资料室管理员收回不需使用部门图纸，并更改自制/外协清单；综合管理部将不定期地抽查各部门保管的图纸和技术文件的完整状况，对因保管不善引起的遗失将进行经济考核，整套遗失者将追究刑事责任。图纸及技术文件的更改图纸的更改权属于技术部设计人员，其它任何人均不得私自更改图纸；图纸更改需重新发图交资料室管理员统一发放，严禁在部门使用图纸上直接更改以及未经过资料室将图纸发至相关部门；各使用部门对图纸和技术文件有异议或改进意见的，填写《图纸和技术文件更改申请表》（附件八），交技术部设计人员审核，确定更改意见；对于较小的更改内容可直接在新更改的图纸和技术文件更改记录栏上标明，对于较大的更改内容需出《图纸和技术文件更改通知单》（附件九），注明更改内容以及库存品、在制品的处理措施。所有图纸和技术文件更改的修订状态在更改标记栏内注明，版本号及日期应随图纸和技术文件一起更改；图纸和技术文件的更改，由技术部设计人员将更改后的图纸或技术文件更改通知（若改动较小可省略）一起交给资料室管理员。资料管理员及时对图纸和技术文件进行更新并将更改通知及更改后图纸或技术文件及时发放至各相关部门图纸管理员处签字接收；对于提供给供方的图纸或技术文件，由供应部负责发放。图纸和技术文件的使用、借阅、复制和换发图纸和技术文件的使用部门需对接收的本部门图纸和技术文件建立管理台帐，分发至各部门的仅供本部门使用，不许借阅其它部门；各部门保管员对本部门图纸和技术文件使用人员建立《图纸和技术文件借阅登记表》（附件十），记录借阅使用人员，并于当日下班前将图纸收放至专用文件柜加锁保管；××××××××有限公司文件编号:产品图纸和技术文件管理制度页数5/6版次：A/0图纸不得在车间过夜，若有加班需使用图纸而图纸保管员不在公司时，保管员应在下班前办理图纸使用手续并开具《图纸暂存联络单》（附件十一）交图纸领用人，要求其下班前将图纸交至门卫室保管，交至门卫处保管的图纸需经门卫签收并于次日收回；各部门保管员若休息或请假不在公司，保管员应在休息或请假前安排好工作将部门图纸交由部门负责人管理，管理办法按本制度要求执行，若发生遗失，图纸暂管人员按图纸管理员考核办法执行，图纸管理员应于上班当日确认借用及图纸完整状况,若有遗失应立即提出，若于接手次日发现缺少现象，由部门保管部承担相应的责任；若需借阅成套图纸，需至资料室管理员处在《图纸和技术文件借阅登记表》上签字方可借阅；当持有部门的图纸和技术文件破损影响使用或者需要增加持有份数时，申请部门应填写《图纸和技术文件增发/换发申请表》，经部门主管确认批准后，由资料室管理员进行复制与发放。复制后的图纸仍标原来的标记，同时收回破损的图纸；图纸和技术文件的复印统一由资料室管理员负责，复印时使用底图复印，重新盖章发放，其它任何人不得私自复印且印章为复印件的图纸和技术文件均告无效；若持有部门的图纸或技术文件遗失需补发的，应写明原因并填写《图纸和技术文件增发/换发申请表》，经部门主管及综合管理部主管批准后交资料室复制和补领。图纸和技术文件的保存、回收、作废和销毁文件的保存图纸和技术文件编目保存，必须保存在专用文件柜内，平时保持柜内干燥整洁,做好防盗措施及时上锁；资料管理员应编制公司图纸和技术文件管理台帐，将所有的图纸和技术文件汇总；对常用的图纸和技术文件一般每2年做一次更换，以确保图纸的清晰、合理有效；针对顾客特殊要求修订或制作的图纸和技术文件，资料室按客户名称建立管理档案，以便于顾客下次订购时查阅。图纸和技术文件的回收为确保图纸和技术文件的准确性、有效性，资料室管理员在发放更改图纸和技术文件时，应及时将旧资料回收，对于供应部提供给供方的图纸和技术资料，由供应部负责发放并回收，回收的图纸和技术文件交资料室统一销毁；“试制用图”的回收：产品试制结束后，技术部发出正式的“生产用图”，资料室管理员按图纸发放要求发放至各相关部门的同时，将“试制用图”全部回收，回收时核对图纸数量应与发放时相符；××××××××有限公司文件编号:产品图纸和技术文件管理制度页数6/6版次：A/0对于部门因破损或模糊不清要求更换的图纸，资料室管理员应在发放图纸时，及时将旧图回收；当图纸使用满2年需整本更换，在新图下发时，应核对旧图数量并全部回收；临时用图待使用部门用完后由资料室收回集中销毁。图纸和技术文件的作废和销毁从各部门回收的所有图纸和技术文件均做作废销毁处理；对于资料室因技术更新而更改的图纸和技术文件，加盖“作废”印章，确保防止作废图纸和技术文件的再使用；因特殊情况作为历史依据或作为参考用的旧图和技术文件需保存时，应在上面盖上“作废留用”印记；对要销毁的作废文件，由资料室管理员汇总后填写《图纸和技术文件销毁申请单》（附件十二），经综合管理部主管审批后使用碎纸机销毁。外来图纸和技术文件的管理外来图纸和技术文件一般由贸易部接收，接收后应及时向技术部移交；外来图纸和技术文件由设计部门进行确认、转化及国产化工作，达到能有效指导生产和检验的效果，然后入资料室正式发放；当外来的技术资料以实物形式(样品)出现时,样品由贸易部负责接收并做好台由，并将进口单据、说明书、技术资料等交至资料室保管，技术部根据开发要求，按样品绘制产品图，图纸入资料室按正常手续办理。催图：若订单中生产急需使用而技术部未能及时提供图纸，由需求部门填写《催图单》（附件十三）经部门负责人签字（生产部门需经生产部审核），交至综合管理部资料室管理员处，资料室管理员与技术部沟通后回复出图日期。7.0附件：附件一：产品图纸和技术文件保管协议书附件二：图纸和技术文件管理台帐附件三：产品图纸和技术文件完整性清单附件四：图纸和技术文件发放（回收）登记表附件五：部门产品图纸和技术文件管理台帐附件六：自制/外协件更改申请书附件七：图纸和技术文件增发/换发申请书附件八：图纸和技术文件更改申请书附件九：图纸和技术文件更改通知单附件十：图纸和技术文件借阅登记表附件十一：图纸暂存联络单附件十二：图纸和技术文件销毁申请单附件十三：催图单附件一：产品图纸和技术文件保管协议书甲方：乙方：身份证号：现任职务：家庭地址：图纸及技术文件为本公司的核心秘密，所有权属于公司所有，必需进行妥善保管并有效地保守机密，为了保障图纸及技术文件保管员所保管的图纸及技术资料的完整性及不外泄露，现经双方协商后特制定以下相关的保管及保密条例：乙方负责甲方交付保管的图纸及技术资料， 乙方保证妥善保管甲方的图纸及技术资料的完整性并承担保密责任；乙方按甲方要求，严格执行甲方制定的《产品图纸和技术文件管理制度》；乙方在接受图纸及技术资料时，需核对数量，确认无误后再签字接收，经签字接收的图纸及技术资料若有遗失，乙方负有保管失职责任，甲方有权根据产品所盖印章按每张50-100元进行考核，若整套遗失，将扣除当月工资并追究刑事责任；甲方每月支付乙方的劳动报酬中，从原工资结构中调整元、公司另补贴元，共计元作为甲方考核乙方图纸及技术资料保管及保密费用；甲方于每月底检查乙方图纸保管状况，检查结果以打分的形式记录于《产品图纸和技术文件检查考核表》（见附件）中，技术资料保管及保密费按打分结果发放；乙方对于在甲方处获得的技术信息负有保密责任，不得向无关人员泄露，否则一经发现，将扣除当月工资并追究刑事责任；本协议一式两份，甲方双方各执一份，经双方签章后生效。甲方（代表）：乙方：日期：日期：附件二（2.1）：

附件二（2.2）：

附件三：

附件四：

附件五：附件六：××××××××有限公司自制/外协件更改申请书申请部门：编号：机型规格申请类型□自制改外协□外协改自制更改原因申请更改零部件明细：零部件名称图号备注图纸收发记录图纸管理员技术部供应部生产部申请人申请日期附件七：××××××××有限公司图纸和技术文件增发/换发申请书申请部门：编号：机型规格增发/换发原因申请图纸及技术文件明细：名称图号（编号）页数备注图纸管理员技术审核部门主管申请人申请日期附件八：××××××××有限公司图纸和技术文件更改申请书编号：名称图号（编号）更改原因技术更改意见技术审核部门主管申请人申请日期申请部门附件九：××××××××有限公司图纸和技术文件更改通知单编号：更改原因□技术更新□客户需求