会议室设备使用方法注意事项

会议室设备使用方法注意事项会议室设备使用方法注意事项篇一为切实加强我县电子政务网视频会议系统管理，规范会议流程，提高会议效率和质量，确保电子政务网视频会议系统安全、稳定运行，结合我县实际，制定本办法。一、适用范围县委、县人大、县政府、县政协、县纪委、县人武部、县法院、县检察院及县委各部门、县直各单位、乡镇(工业园、街道办)等运用电子政务网视频会议系统召开的会议。本着节约经费、提高会议效率的原则召开视频会议;凡适宜以视频会议方式召开的会议、组织的培训等，原则上通过视频会议方式实施。二、会场分布(一)主会场。主会场设在武宁县市民服务中心北楼西头9楼视频会议室(120人)和西头连廊6楼视频会议室(40人)。同时，以上2个县本级主会场均可作为国家、省、市视频会议的分会场。(二)分会场。分会场设在各乡镇人民政府(工业园、街道办)视频会议室(21个)。三、组织分工(一)县政府信息办：负责统筹安排全县视频会议和受理县直单位召开视频会议的申请;负责视频会议系统技术保障和运行维护;负责对各乡镇分支节点进行监督、检查和技术指导，并制订相关制度和应急预案，定期检查设备和线路;召开视频会议期间，安排专人进行技术保障;负责联系主办单位做好会务工作。(二)县供电公司：负责保障视频会议系统的电力供应，做好可能影响正常供电的例行检修、维护等工作。(三)县移动公司：负责维护视频会议系统网络资源，保障电子政务网络链路畅通、连接稳定;做好可能影响网络传输的例行检修、维护等工作。(四)各乡镇人民政府：负责本乡镇分会场视频会议系统的管理和使用，并指派专人负责视频会议系统的维护、管理和使用。四、会议通知(一)确需使用视频会议系统召开会议的县直单位，必须提出书面申请，经批准后，方可下发会议通知。(二)会议通知的主要内容为会议时间、地点、参会对象、视频会议联调时间、会前设备联调时间和会议要求等。视频会议联调时间应确定在召开会议前1天，会前设备联调时间应确定在召开会议前2小时。五、会议流程(一)会议申请1、视频会议主办单位(以下简称“主办单位”)应提前3个工作日向县人民政府信息化工作办公室书面申请(填写申请表，见附件)使用视频会议系统召开会议，其中应急指挥等特殊会议经批准后可立即申请召开。2、经批准使用视频会议系统召开会议的，主办单位要及时下发会议通知，加强与县政府信息办沟通，并按照要求做好会务等相关工作。(二)会前准备1、视频会议所需资料的搜集和分发由主办单位负责，同时，主办单位要将会议通知、会议议程、需演示的电子文档等资料提前2个工作日报送至县政府信息办。如需乡镇同志进行大会发言，主办单位要将发言顺序等提前1个工作日告知县政府信息办。2、主办单位要提前做好视频会议的各项准备工作，加强与县政府信息办沟通和联系，确保会议顺利进行;召开会议的当天，主办单位负责会务工作的同志需提前1小时到达会场，做好会议签到、督查、服务、沟通和协调等工作。3、县政府信息化办根据会议要求做好各项准备工作，指派技术人员，做好设备检测和联调等工作，并加强与县移动公司对接，确保网络畅通、稳定。4、视频会议联调。县政府信息办接到视频会议通知后，提前2个工作日通知各乡镇分会场管理人员进行设备联调(原则上安排在会议前1天)。各乡镇分会场视频会议管理人员要严格按照规定的时间、操作规程等进行设备联调，确保本乡镇视频会议系统正常使用;如视频系统出现问题，要在第一时间向县政府信息办报告。5、会前设备联调。视频会议召开前2小时，县政府信息办要对视频会议系统进行最后联调，各乡镇分会场要对系统视频和音频传输情况进行最后检查，如视频系统出现问题，要及时向县政府信息办和主办单位报告。会前设备联调完成后，各乡镇分会场要将视频画面调至全景，并关闭麦克风。(三)会间管理1、会议期间，主会场及各乡镇分会场管理人员要全程监控设备运行情况，非管理人员不得操作视频会议设备;各乡镇分会场要根据现场情况及时调整摄像头和麦克风;除大会发言乡镇外，其他乡镇分会场要将麦克风调整至静音状态。2、会议期间，主会场及各乡镇分会场参会人员要保持好会场秩序，遵守会场纪律，禁止使用手机、吸烟、在设备前后走动、在会议室和控制室附近施工等影响音频和视频效果的行为。(四)会后安排会议结束后，由主会场统一断开系统连接后，各乡镇分会场方可关闭视频会议系统设备并断开电源。(五)故障处理在设备联调或会议过程中，如网络或设备出现问题，致使乡镇分会场无法连通主会场的，经应急处置后，仍然无法连接主会场的，要及时向主办单位和县政府信息办报告，并组织参会人员到就近的乡镇分会场参加会议。六、会场要求(一)主会场依据会议需求设置“工作视频会议”会标，各乡镇分会场应摆放全县统一的乡镇名称标识牌，不得悬挂与会议内容不相符的横幅。(二)会场内视频设备要放在固定位置，不得随意拆装，并配备安全可靠的电源和网络接口。(三)会场要具备良好的照明条件，并做好设备防尘和保洁工作，确保视频图像清晰，同时，要加强会场安全管理。七、人员管理(一)主会场的视频会议系统由县政府信息办负责管理、使用和维护。各乡镇分会场的视频会议系统由各乡镇管理、使用和维护，各乡镇要明确1位分管领导(原则上为常务副乡镇长)，落实1至2名管理人员负责日常管理、使用和维护。各乡镇分会场管理人员如有变动，要及时向县政府信息办报告，以便对其进行技术培训。2.主会场及各乡镇分会场视频会议系统管理人员要熟悉并掌握视频会议系统的各项操作规程。八、设备管理(一)视频会议系统依托政务外网运行，各乡镇要加强电子政务机房及“乡乡通“网络设备的维护管理(电子政务机房必须安装空调)，除雷雨天气外设备应长期保持开机状态;定期检查设备及网络，发现问题要第一时间向县政府信息办报告，及时排查和处理。(二)视频会议系统设备是会议专用设备，管理人员要定期对视频会议系统进行检查。如发现设备、软件及线路等出现故障，要第一时间向县政府信息办报告，以便及时进行设备维修、软件调试及故障排除。非视频会议系统操作人员，不得擅自操作有关设备。(三)各乡镇分会场视频会议系统设备要按照正确的操作规程连接设备，严禁随意拔插视频会议设备连接线缆，严禁带电拔插摄像机和视频终端连线。未经允许，禁止私自更换视频会议设备。(四)视频会议系统的各项设备参数按照全县统一技术规范设定，各乡镇视频终端参数不得随意更改;确需调整设备配置、变更系统参数或更换会场的乡镇，报经县政府信息办同意后，方可调整、变更和更换。会议室设备使用方法注意事项篇二一、目的为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：二、定义会议室指的是大会议室、中会议室、小会议室以及接待室。会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待及适合在会议室举行的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其他用途。三、规模及配置接待室：可容纳6人;小会议室：可容纳14人，配备固定式投影仪、投影幕布;中会议室：可容纳22人，配备电视机;大会议室：可容纳70人，配备音响、话筒、led显示屏。（一）三个会议室及接待室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；（二）部门或个人需要使用大会议室时，需提前一天向行政部提出申请并填写《会议使用申请表》；部门或个人需使用中会议室、小会议室以及接待室时，需提前一小时提出申请并填写《会议使用申请表》，因临时情况需使用会议室的，可告知行政部先使用，后填补《会议使用申请表》。（三）使用原则：先申请，后使用，谁使用，谁负责。按申请先后顺序使用,如遇公司层级的紧急及重要的会议可优先使用。（四）申请使用会议室的部门应在所预约时间准时到达会议室，超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排，如需延长使用时，请及时通知行政部。（五）任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，如因个人原因造成设备设施损坏，须照价赔偿。（六）会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议要求，行政部相关人员可协助办会。（七）会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，会场禁止吸烟，禁止乱扔垃圾等不文明行为；使用完毕后，务必将所有移动过的椅子、桌子、设备设施等还原，离开时关闭设备电源，并通知行政部及时验收检查。会议室设备使用方法注意事项篇三为充分发挥会议室功能，进一步规范会议室的使用和管理，确保各类会议正常召开，特制定本规定。第一条会议室（包括局十楼会议室、数字中心会议室、二楼会议室）由市局统一管理，局办公室负责具体调度。会议室涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。其中局十楼会议室由局办公室负责，数字中心会议室由数字中心负责，二楼会议室由市容支队和规划支队共同负责。第二条为了避免会议时间发生冲突，提高会议室使用效率，各部门的工作例会安排，应当抄告局办公室统一备案。如召开工作调度会、推进会等，需用会议室，在会议确定时，应当在第一时间将会议事项、参会人员等情况，及时报送局办备案，以便统一安排。第三条会议室使用遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；本着重要、紧急优先的原则协商解决。第四条如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。部门牵头召开的会议，席卡、会务用品（如：茶叶、投影设备、音响等）及会务服务，由部门具体负责；市领导出席的会议、或全局性会议，会务服务等由局办公室具体承办，相关部门和单位予以配合协助。第五条会议期间参会人员要爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。第六条会后使用部门及时关闭投影仪、空调，桌椅及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知办公室，以便及时修理。第七条未备案使用会议室，出现会议冲突的，由其自行协调处理。第八条本制度由局办公室负责解释，自印发之日起施行。会议室设备使用方法注意事项篇四一、总则：为规范公司会议室的管理与使用，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，现面向公司内部实施会议室使用管理制度，具体事项如下。二、权责：2.1由公司行政全面负责会议室日常管理。2.1.1会议室使用接收、审核及相关协调工作。2.1.2会议室物资准备。2.1.3会后会议室整理。三、会议室申请3.1各部门使用会议室，需提前一天在公司系统登记会议室使用申请表。3.2先申请，后使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。遇涉及客户的重要的会议，应先让客户会议使用。四、会议室审批4.1公司行政在接到系统申请后应及时协调审批，以保证会议顺利进行。4.2当同一时间同一地点有多个会议申请时，应提前通知相关申请人，请申请部门内部协商解决，防止会议发生冲突。原则上优先级为客户会议>涉及外部会议>公司内部会议。五、会议准备与交付5.1会议开始前行政人员应确保会议室环境整洁，空气清新。5.2因会议类型不同，行政人员需按申请部门要求提前准备会议物资，确保会议顺利开展。5.3针对会议需使用的电子设备，如投影仪，音响等须提前测试性能，保证正常使用。5.4会议开始前将准备完毕的会议室交予申请部门检验。六、会议时使用6.1会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏要按价赔偿。6.2部门及个人应按预约的时间内使用完毕，如需延长使用时，请及时通知行政部，以便公司做出协调安排。七、会议结束整理验收会议室使用完毕后，关闭电子设备，整理会议室环境，方便后续使用。会议室设备使用方法注意事项篇五为了充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制定本制度；一、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用。二、公司会议室的管理由行政人事部统一负责。各类设备、设施由行政人事部指定专人管理、调试。三、非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。四、为了避免会议发生冲突，各部门如需要使用会议室，需提前3天通知行政人事部，以便统一安排。五、临时召开的紧急会议需要占用会议室时，需提前至少2个小时向行政人事部提出申请并登记，否则不予安排。六、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。七、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议需求，前台文员可以协助。如有需要行政人事部协办的事项请提前注明，行政人事部可根据实际情况做好相关服务工作。八、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则。遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。九、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到十、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。十一、各部门如需使用会议室的设备，应提前向行政人事部说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。十二、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。与会人员要自觉维护环境卫生，做到不乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰。所有移动过的桌子，椅子等，在会议结束后必须还原。如果没有还原，将对该部门负责人或个人进行处罚，负责会议室的清洁卫生一个星期。十三、会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，并立即报告行政人事部，配合行政助理检查设施使用情况；如因个人原因造成损坏无法维修的，需照价赔偿；如可以进行维修的，由行政人事部门做好登记，安排专业的修理人员进行修理，修理所