企业(项目管理)如何持续优化

企业(项目管理)如何持续优化

1、我们先来看一个熟悉的场景“报告老板，我们这周刚刚拿到了一个新的项目!”“很好!干的不错。”“只是，客户要求的工期比我们现在最快的供货期还要再稍稍短两个月。。。”“那就多想想，我们怎么才能达到客户要求。”“客户还要求价钱要比上一个项目再优惠一些。”“还要优惠啊!是同一个产品吗?”"不太确定呢，技术要求没怎么变，但是客户要求产品体积再小点，所以他们说要便宜一些，还要求供货快点。技术部已经在做应对方案了，但是需要时间。"这样的情景，越来越多地在企业(项目)中上演，除了司空见惯以外，或许我们可以思考的是，企业(项目)经理需不需要关注这样的问题，需要的话又该如何解决。我的观点是，企业(项目)唯有持续优化，才能更好地适应变化，才能始终立于潮头并尽可能地减少这样的情景日复一日的上演。2、那么为何需要优化?又为何需要持续优化呢?首先，市场在变，客户的需求也随之在变。他们希望获得更优质的体验、更可靠的产品、更准更快的交付时间、更低廉的价格。此外，更重要的是他们希望过去发生的问题不再重复。另一方面，企业的业务模式也在不断的变化、新的概念层出不穷、颠覆性的产品不断涌现，颇有点乱花渐欲迷人眼的感觉。微信支付完全替代了信用卡在小额交易领域的存在;智能机器人也正担负起越来越复杂的工作;新的项目计划工具可使团队实时掌握项目的具体需求，从而相应地调整工作进度，等等。企业(项目)若是守着旧的运营模式，不去优化，在面对新的挑战时必然遭遇困难。此外，随着人员流动，企业(项目)的人才结构也在改变。比如，现有员工更换职能，新员工的加入和老员工的离开，这些无一例外的都给现有的模式和管理带来了挑战。只有不断地优化产品和服务，持续地改善运营模式和管理方法，重视员工的发展和反馈意见，企业(项目)才能更好地适应未知的市场变化。曾是手机市场王者的诺基亚就因为固守一贯带来成功的"换壳"模式，而错失了触摸屏的发展先机，最终落败。3、那么如何持续优化，优化中又需要注意些什么呢?我有四点建议。第一，了解现状并找出症结在我们决定了要进行系统健身时，我们第一步想到的往往是去找专业人士进行身体素质的评估，从而确定最佳的健身方案。同样的道理，在系统地开展持续优化之前，我们也应该对企业(项目)做一些检查，解决一些问题。因为项目的特点各不相同，对其进行自检自查的方式也可能不同。一般而言，如果采用的是和各个职能部门/专业进行坦诚沟通和开放式讨论的形式，其结论是比较可靠的。如果要将自检自查更加结构化一些，我的建议是举行经验教训座谈会(LessonsLearned)，记录好的经验和发现值得改进的方面，并提出清晰的解决方案。需要注意的是，无论是记录经验教训本身，还是对解决方案的描述，都需要符合SMART(Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-based)的原则。第二，确定持续优化的方向和目标在明确了自身特点之后，企业(项目)就可以着手持续优化了。确定方向和目标是开展持续优化工作中最重要的一步。目标的确定因公司(项目)的情况和所处行业不同而不同，可以是取得更好的员工满意度，从而吸引更多优秀的人才;也可能是用质优价廉的产品拓展市场份额;还可以是通过提高内部效率更快地完成产品交付等等。目标需要具体，也需要符合实际情况。比如目标可以是优化采购流程，从而将采购周期由当前的一个月降至两周。相反，如果将目标设为大幅降低采购流程就显然不够具体，而如果目标是把采购周期降到一天则很有可能不太符合实际。第三，定期落实整改设定了持续优化的目标，具体开展优化工作从两方面进行，分别是定期自检自查并落实整改和建立持续的反馈机制。定期自检自查并落实整改，是为了将一段时间内累积的未能解决的问题和一些牵扯较大的问题进行集中处理。比如，汽车每隔几年就需要进行一次大的维护保养一样，把该换的零件换一换，该校正的仪表调一调，该更新的系统升一升。有了这样定期的调整，把一些陈年的问题解决，项目的运转会有耳目一新的感觉。就如同大修后的汽车开起来像新车一样。第四，持续的反馈机制大修固然好，但是不能天天做。太贵不说，伤经动骨对汽车本身也有损伤。对企业(项目)而言，也是如此。运动式的自检自查毕竟需要消耗大量的人力物力，甚至会对日常运营造成干扰，所以一定不适合过于频繁地开展。然而，频率不足够，优化又该如何保持连续性呢?反馈机制的建立可以很好地解决这个问题。通过组织相关人员建立团队，及时地搜集团队中出现的问题以及相关信息，与有关人员沟通，找出问题的根本原因，提出解决方案并落实。相应的制度和流程的微调整也在日常工作中完成。这与平常开车时，会检查轮胎气压、油量多少、蓄电池指示灯、查看冷却剂是否充足、调整后视镜、擦拭车窗玻璃等类似，通过及时发现并解决小问题，整体的驾驶体验会有很大的改善。对于通过反馈机制发现的一些比较复杂的或者重复出现的问题，可以整理备案，留待下次"大修"。文章来源微信公众号：项目经理要疯(ID:pmyaofeng)，欢