基于ERP实施的一种WHEE方法论研究

[摘要]在数字化转型的热浪中，各行各业都在主动或被动地寻求提质、增效、降本的数字化解决方案，ERP作为企业基础信息管理系统，其重要性、必要性已被各界认可，但是ERP实施的成功率又让业界诟病。ERP实施的复杂性、技术性、协调性、标准性、统筹性、个体性决定了企业在引入ERP时必须创建一套实施方法论。文章以京马电机有限公司ERP实施为研究对象，总结出一种ERP实施方法—“WHEE”方法论，对ERP相关岗位人员进行界定工作内容W（whattodo）、标准工作流程H（howtodo）、提升岗位能力E（enabletodo），提出并创设“赋能师”E（enableperson）角色概念，研究WHEE管理方法，该方法能为ERP实施提供赋能理论基础，也可以为其他项目类管理提供借鉴。[关键词]ERP实施；实施方法论；WHEE方法论；项目管理方法ERP是企业资源计划（EnterpriseResourcePlanning）的缩写，ERP根源于制造业，后来迅速扩展到其他众多行业，拥有了其他功能。ERP系统的实施不能单纯视为一个IT项[1]，它需要跨多学科领域团队的共同发力。ERP深入企业内部，打通财务和业务的一体化管理，优化企业的政策、流程和决策基础。当前，在我国企业管理软件市场，ERP软件行业参与者主要分为跨国ERP巨头（SAP、Oracle、IBM）、国内ERP软件领导群（用友软件、金蝶国际）、国内ERP软件中间层（浪潮通软、新中大、金算盘）、国内中小型ERP软件厂商（佳软、金航数码、英克）四个层次。在体量上，本土企业超过了国外企业，但是在高端市场上还存在差距[2]。中国软件行业协会副秘书长朱鹏举曾指出，近年来，ERP在我国获得了高速的推广和发展，众多企业通过实施ERP提高了管理水平，改善了业务流程，达到了预期效果。但是要清醒地认识到，我国企业及其相关人士在认识与使用上对ERP存在相当程度的障碍，绝大多数企业认识与推广ERP信息系统主要是受市场与传媒的影响，ERP系统实施的成功率相比发达国家来说非常低[3]。每家企业会根据其体量规模和发展阶段选用不同的ERP软件，每个实施ERP的企业都应找到适合自身的方法论，笔者团队基于1979年创立的、离散型的、多法人的机械制造企业的ERP实施经验，总结出一套WHEE方法论。（一）基础设置IT人员的工作内容包括：账套创建与备份、角色设置、用户权限分配以及ERP服务器日常维护、客户端安装及PC维护、网络与设备配置及维护。赋能师（ERP工作专班人员）的工作内容包括：设置销售、采购、质量、生产、库存、存货核算、财务会计业务参数。赋能师作为推动企业ERP应用的核心关键人员，在实务中往往可以根据各个模块划分工作，帮助各部门监督ERP的实施进度。技术部人员的工作内容包括：创建存货档案和物料清单（BOM）。采购部人员的工作内容包括：收集及创建供应商档案，录入与维护供应商存货调价单。制造部人员的工作内容包括：根据实际情况划分设计部门车间档案以及仓库档案。质量部人员的工作内容包括：创建与维护来料、过程、发退货检验标准以及检验方案。销售部人员的工作内容包括：收集客户信息并创建客户档案。设备部与后勤部人员的工作内容包括：创建与维护存货档案和供应商档案。财务部人员的工作内容包括：设置会计科目、结算方式，银行档案以及开户行的录入与维护，录入及维护收付款协议档案，设置项目大类、分类以及项目档案的录入及维护，审核盘点单。（二）ERP业务单据工作内容销售人员的工作内容包括：销售订单的录入；发货单的录入并完成发货报检；根据销售出库单或发货单生成销售发票。采购人员的工作内容包括：采购订单的录入；到货单的录入；根据采购入库单生成采购发票；委外订单的录入；到货单的录入；委外核销；根据委外入库单生成委外发票；采购发票、委外发票的结算；供应商存货调价单的录入与维护；跑需求计划时，按需求计划生成相应采购订单或委外订单。计划（PMC）人员的工作内容包括：根据销售订单跑LRP（或MRP）需求计划，生成生产计划，根据生产计划生成生产订单，根据实际情况修改；生产订单（没有上游单据时，新增空白订单）。质量人员的工作内容包括：进厂检验，根据到货单做报检单，根据报检单做检验单；出厂检验，根据发货单做報检单，根据报检单做检验单；过程检验，随机抽样检验并出具相应检验单。仓库人员的工作内容包括：在原材料仓库，根据检验单做采购入库单；根据退货单做红字采购入库单；根据生产订单做材料出库单；月末盘点单的生成和填制；调拨单（有线边仓或同账套不同仓库调运时）；不合格品记录单和形态转换单的生成审核维护。在半成品仓库，根据生产订单做产成品入库单；根据生产订单做材料出库单；月末盘点单；调拨单。在成品仓库，根据生产订单做产成品入库单；根据销售发货单做销售出库单；调拨单（调拨外租仓出库）。存货核算（成本会计）的工作内容包括：进行“销售管理”“采购管理”“委外管理”“库存管理”月末结账操作；进行“存货核算”操作，暂估成本录入；结算成本处理；委外核销调整处理；正常单据记账；特殊单据记账；产成品成本分配；期末处理；进行“凭证处理”操作，生成凭证；进行“对账”操作，与总账对账；日常需要查验各类单据数据的准确性，避免月末进行存货核算时由于单据错误而造成影响；月末结账。应付会计的工作内容包括：采购发票审核并生成凭证；应付单录入并审核生成凭证；付款单据录入并审核生成凭证；应付票据录入及转让后续处理并生成凭证；完成应付款核销；进行“委外管理系统”的“委外核销”操作；月末结账。应收会计的工作内容包括：销售发票审核并生成凭证；应收单录入并审核生成凭证；收款单据录入并审核生成凭证；应收票据录入及后续处理并生成凭证；完成应收款核销；结转汇兑损益；月末结账。总账会计的工作内容包括：填制凭证（费用类）；固定资产卡片录入及维护；计提折旧与摊销；结转期间损益；审核凭证；记账；总账与各辅助账、明细账对账；总账结账；生成并出具财务报表。以IT人员、技术研发人员、总账会计为例。IT人员的工作流程包括：了解业务需求，与赋能师及ERP服务商明确系统的功能及需求，确保正确选择和配置合适的ERP解决方案；评估设备硬件和软件要求，确保服务器、客户器和网络基础设施满足ERP系统的运行要求；按照服务商提供的安装指南，安装和配置ERP系统；在正式投入使用前进行系统的功能测试、性能测试等；系統正式投入使用后，需要定期监控其运行状况。技术研发人员的工作流程包括：与业务部门密切合作，深入理解业务需求和流程，将其转化为存货档案和物料清单；了解原材料成本、设备、制造工艺变化，建立与维护存货档案及物料清单，实时维护BOM的基准耗用量及替代料。总账会计的工作流程包括：配置和管理ERP系统中的总账模块，根据财务业务活动，编制和处理转账凭证；参与会计核算和调整的工作，利用ERP系统提供的财务报表功能，编制各类财务报表；利用ERP系统提供的数据分析功能，提供分析结果，辅助管理层制定决策和优化业务；参与财务预算的制定和管理，与各部门合作，监督预算控制和预算执行；根据ERP财务模块流程以及实际业务情况建立和维护企业的财务制度，与审计部门合作，配合年度审计和内部审计工作。（一）赋能师（对内—强大自己）一是深入了解业务需求。赋能师应努力了解企业的业务需求和流程，并与业务团队密切合作。通过与各个部门的沟通和协作，深入了解不同业务领域，更好地理解如何应用和推广相关技术。二是不断学习和更新知识。赋能师应持续学习和关注相关的技术和行业动态。了解新的技术趋势和解决方案，参加培训和研讨会，并与同行交流，保持自己在技术领域的更新和精进。三是发展沟通和人际关系技巧。赋能师需要与不同层级和背景的人保持良好的沟通和合作关系。发展良好的人际关系技巧，包括倾听能力、沟通能力、问题解决能力等，与团队成员、用户和管理层进行有效沟通和协作。四是培养项目管理能力。赋能师在协调和管理项目过程中起到重要的作用。建议赋能师学习和培养项目管理技能，包括项目计划、里程碑管理、风险评估和资源管理等，以确保项目的顺利实施和推进。五是提供价值和解决方案。赋能师应以提供价值和解决问题为导向，关注用户需求和问题，针对性地提供解决方案和支持，在实际应用中持续改进和优化。六是不断反思和改进。赋能师应持续反思自己的工作方式和效果，寻求改进和学习的机会。审视过去的经验和教训，总结成功和失败的原因，并在实践中不断调整和改进自己的方法和工作流程。（二）赋能师（对外—赋能他人）一是技术转化。赋能师可以帮助将技术转化为实际的业务价值。他们理解企业的业务需求，具备精深的技术知识和专业技能。通过与ERP业务代表、项目经理等团队成员的密切合作，赋能师能够将技术解决方案与实际业务需求相结合，帮助企业更好地实施和应用新技术。二是培训和支持。赋能师负责培训企业内部员工，确保他们具备正确的知识和技能来使用新引入的技术和系统。他们可以提供系统操作的培训课程、提供实际操作指南，解答员工在使用过程中遇到的问题。通过有效的培训和支持，赋能师能够帮助提高员工的技术素养和工作效率。三是沟通和协调。赋能师在不同团队成员之间起到桥梁的作用。他们能够与技术人员、业务代表、管理层等不同角色进行良好的沟通和协调，理解各方的需求和关注点，提供有效的解决方案。通过赋能师的协助，不同岗位的员工可以更好地理解彼此的工作，加强合作，提升整体团队的效能和产出。四是变革管理。赋能师在变革管理方面发挥重要作用。他们能够识别员工的抵抗和担忧，通过培训、沟通和支持的方式，降低抵抗情绪和加速变革过程。他们能够提供实际案例和经验分享，帮助员工更好地适应和融入新的工作方式和技术环境。赋能师是推动企业ERP实施的核心人员，实务中可以根据不同子模块划分赋能师的工作内容，专人专长，职责明确。赋能师需要协助各部门人员了解熟悉ERP、指导其操作ERP，监督并反馈ERP的日常实施情况，面对实施中的痛点难点，及时寻求解决之法。在具体工作中，创设赋能师专岗要将技术转化为实际的业务价值，将解决方案与业务需求相结合，有效实施和应用新技术，通过专业的培训和支持，提高员工的技术素养和工作效率，确保员工正确、高效地使用系统，优化系统功能和界面设计，提升用户体验和满意度。同时，要持续监测系统的运行情况和业务需求的变化，推动系统的改进和优化，建立知识库、文档和培训体系，帮助企业员工掌握和应用新技术和系统，推动企业在系统应用和技术支持方面的快速落地和高质量服务