合同与签证管理制度

合同与签证管理制度1.目的为了规范和管理公司与外部合作伙伴签订的合同和办理相关签证事务，提高合同和签证管理效率，加强合同和签证风险掌控，订立本合同与签证管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全部部门和员工，在公司与外部合作伙伴签订合同和办理签证事务时必需遵守。3.合同管理3.1合同签订流程合同申请：合同签订方向公司相关部门提出合同申请，包含合同的基本信息、金额、期限等。内部审核：公司相关部门负责对合同申请进行审核，包含合同是否符合法规、内部流程和财务审批要求等。外部审核：对涉及紧要合同的情况，公司可以委托第三方机构进行风险评估和合法性审查。合同签订：经过审核合格后，相关部门与合同对方进行谈判，签署正式合同。合同备案：签订的合同必需在合同生效前备案，并存档备查。3.2合同严禁行为未经公司授权，私自签订合同或背离合同授权范围行事。未依照规定的审批流程进行合同签订。公司内部员工与外部合同方存在利益冲突，影响公正合同签订。3.3合同更改和停止合同更改：任何对合同进行更改的要求必需经过相关部门的审批，并与合同对方进行协商和达成全都。合同停止：合同的停止必需符合法律法规的规定和合同商定。停止合同的申请需经过公司相关部门的审批。3.4合同管理责任合同签订方：负责提出合同申请并确保合同符合法规和公司要求。内部审核部门：负责审核合同的合法性和风险评估。第三方审核机构：负责独立评估紧要合同的风险和合法性。合同执行部门：负责合同的履行和管理，确保合同的有效运行。4.签证管理4.1签证申请个人签证：员工需要出差或派驻境外时，需提前向公司人力资源部门提交签证申请，包含出差目的地、行程计划、签证办理所需料子等。公司签证：公司派驻境外办事处或开展业务时，相关部门向人力资源部门提出签证申请，包含出差人员名单、目的地、行程计划等。4.2签证办理流程料子准备：依据签证类型和目的地要求，提前准备所需的签证申请料子。签证申请：通过公司指定的渠道或第三方服务机构进行签证申请，并按要求供应所需的料子。审核与批准：公司人力资源部门对签证申请进行审核，并确保申请符合要求。经审核通过后，向申请人发放签证邀请函。签证办理：申请人依据邀请函，前往指定国家的大使馆或领事馆进行签证办理。领取签证：签证办理完成后，申请人前往领事馆领取签证。4.3出差管理出差注意事项：员工在出差期间应遵守目的地国家的法律法规和本地习俗，注意人身安全和资产安全。出差报备：员工出差前，需向公司人力资源部门进行出差报备，供应出差目的地、行程计划和联系方式等信息。出差费用报销：员工出差期间发生的费用，需依照公司规定的报销流程进行报销。4.4签证管理责任申请人员：确保签证申请料子真实有效，并搭配公司的审核和办理流程。人力资源部门：负责签证申请的审核和管理，确保申请程序的合法性和流程的规范性。公司指定渠道和第三方服务机构：负责签证申请的替办和帮助，确保签证办理的及时性和准确性。5.违规处理对违反本合同与签证管理制度的行为，公司将采取以下惩罚措施：警告：对违规行为较细小的员工予以书面警告，并要求改正错误。记过：对较为严重的违规行为予以员工记过处分，记录在个人档案中。记大过：对严重违规行为予以员工记大过处分，并可采取停职、降职等相应措施。解除劳动合同：对严重违反法律法规的行为，公司有权解除与违规员工的劳动合同。6.总则本合同与签证管理制度依据国家法律法规、公司规定和实际情况订立，确保公司与外部合作伙伴的合同和签证事务合规、规范、高效。对于本制度未涉及的情况，公司相关部门有权进行具体处理，并及时进行制度修订和增补。本制度自发