SMP-05-005-00 委托检验管理规程

***********科技有限公司管理规程标题：委托检验管理规程 起草日期编码SMP-05-005-00审核日期起草部门质量部批准日期生效日期新建立版本00分发部门：质量部、质控中心、质保中心1.目的：建立委托检验管理规程，规范委托检验的管理。2.范围：公司所有产品涉及的委托检验。3.责任人：质量负责人、质量受权人、质量部经理、QC、QA。4.内容：4.1委托检验必须制定完善的委托检验合同，并签署委托检验质量协议，明确界定检验内容和责任，委托检验合同应由企业负责人批准，委托检验质量协议应由质量负责人批准。4.2委托检验的所有活动，包括在技术或其他方面拟采取的任何变更，均需符合相关药品注册批准的要求及质量协议内容；只有委托检验合同生效期内所作的委托检验结果是有效的，且需经过委托方的确认认可；在委托检验过程中，双方应对委托检验所涉及的技术及数据保密。4.3委托检验的范围及要求：委托检验为企业自身检验能力和条件的补充，一般情况下，不得委托第三方检验机构进行检验，委托检验应仅限于以下情况可以进行委托检验：4.3.1由于自身或受托生产企业实验室条件（能力、容量、仪器等的短缺）及人员资格的限制而不能进行正常检验时；4.3.2由于自身或委托生产企业实验室的仪器发生故障不能满足正常工作时；4.3.3中药材、中药饮片及原辅料、包装材料检验中，因缺少使用频次较少的检验仪器（如液质联用仪、气质联用仪、气相色谱仪、液相色谱仪、原子吸收光谱仪等）而无法完成检验项目时，可以考虑对原辅料、包装材料、中药材及饮片进行委托检验；4.3.4原则上，制剂成品不得委托检验，但如需对委托生产企业的检验数据进行核实时，可以委托第三方进行检验。4.4委托检验的受托方可以是第三方具有相应资质和能力的机构或企业。委托检验的受托方检验仪器必须经过计量校验（包括国家强制要求执行的）并处于良好工作状态，受托检验方人员必须具备相应资格及要求的技术水平，受托检验机构的质量管理必须符合GMP法规要求。4.5委托方职责：4.5.1进行委托检验前，委托方应按照风险和委托目的，对受托检验方进行资质审核，包括受托检验方是否有相关资质、实验室条件是否满足检验要求、仪器设备是否经过计量校验、人员技术水平是否能够满足检验需求、质量管理情况是否符合GMP管理规定，确保受托检验方具有完成委托检验的能力。4.5.2委托方应对受托检验方的委托检验过程进行监督，确保受托检验方的检验活动符合委托目的和法规要求。4.5.3委托方影响受托检验方提供正确开展委托检验活动必要的信息支持，确保委托活动符合相关法规要求，及相关产品上市许可要求。4.5.4委托方应当确保受托检验方充分了解产品或与检验工作相关的任何问题，包括但不限于可能会给受托检验方的设施、设备、人员、其他物料或者其他产品造成危害。4.5.5委托方应向受托方提供必要的资料，如试验方法和操作规程、样品贮存和运输条件、试剂的规格、标准品来源及贮存条件等，以确保受托检验方能够按照相关标准和法定要求正确实施所委托的操作。4.5.6委托方必要时应确对受托方进行方法转移培训，并在日常检验的全过程进行指导和监督。4.5.7委托方应确保受托方接到的所有试验样品，均按照既定的、合理的取样规则取样，确保样品具有代表性。4.5.8委托方应确保按照所要求的条件贮存和运输样品，如需退回样品时，需要双方合同或协议中进行阐述操作流程。4.5.9委托方应当审核和评估外包活动相关的记录和结果，如对记录格式有提别需求，委托方必须向受托方提供所要求的记录格式模板。4.5.10委托方应监督和评估受托方的表现，并确定和实施所有必要的改进。4.6受托方职责4.6.1受托方实验室必须具备足够的实验室空间、相应的分析设备，具备相应只是和经验的人员，以确保完成委托方所委托的检验工作；受托方可按合同要求，依据合理的取样原则取样，保证样品具有代表性；应能确保所有收到的试验样品（包括物料、中间产品、带包装产品和成品）和标准品/试剂按要求妥善保管，并用于预定用途。4.6.2受托方实验室不得从事任何可能对委托方检验的产品质量有不利影响的活动；不得进行合同外的、未经批准的变更；对于检验过程中出现的不符合规定的结果，有义务按合同要求及时通知委托方，并进行相应的调查，同时将调查结果反馈委托方；对于合同实施过程中，出现其他偏离合同要求的情况，应按要求通知委托方，并作相应的调查；有义务接受委托方和药品监管部门的审计。4.6.3受托方应将主要和关键变更及时通知委托方，并经委托方同意后方可实施变更，涉及商业化产品应按照产品上市后变更要求和各个药监管理部门具体要求执行。4.6.4受托方应对委托方提供的内控检验方法及数据实施保密措施，不得泄露或作其他用途。4.6.5受托方还应对实验剩余的样品及其测试材料应按照合同要求适当处理或退还给委托方，不得挪为他用。4.7委托检验流程4.7.1选定受托方4.7.1.1资格筛选：委托方应根据实验需求，挑选有资质的实验室(如经监管机构批准的第三方实验室),此实验室应能承担委托实验的相关项目，满足GMP实验室的要求、相关仪器设备、流程控制满足数据可靠性要求，确保所有检验活动在符合GMP要求下进行。4.7.1.2现场考察评估：对初步确定的受托方，由质量部门组织进行现场考察，其中包括实验室的组织结构、资质证书、实验条件、数据可靠性以及仪器管理现状、校验/使用历史、人员资质和培训、试剂管理和标准品溶液的管理等。审计之前，须就审计计划达成一致。审计时，需注意现场的操作与批准生效的管理程序的一致性。根据审计结果出具现场审计报告，并由质量负责人批准。委托方根据资格筛查和现场考察结果，结合产品检验需求进行评估，选定可能的受托方进行细节探讨。4.7.1.3细节探讨：就实验方案的细节，委托方应同候选的合同实验室进行交流探讨，尤其是技术方面，以确定它具有条件按质按量完成检验。4.7.2合同签署：4.7.2.1委托方与受托方之间应签订合同(包括商业条款及质量协议),详细规定各自的职责，其中的技术性条款应由具有检验技术知识和熟悉本规范的主管人员拟定，委托检验的各项工作必须符合质量协议的要求并应双方同意。4.7.2.2合同应阐明何方负责试剂、标准品的采购、批准、放行使用，同时也应明确何方负责取样。在委托检验的情况下，合同应阐明受托方是否在委托方的厂房内取样，或由委托方送样。4.7.2.3原始记录及数据的保存应符合GMP相关法规要求的保存期限。样品的返回及报废程序应在合同中明确规定，在委托方质量缺陷处理或药品召回处理的操作规程中应详细规定，出现投诉或怀疑有缺陷时，委托方必须能够方便地查阅所有与评价产品质量相关的记录。4.7.2.4合同应允许委托方对受托方进行检查或质量审计(定期或随机)。4.7.2.5委托检验合同应明确受托方同意接受药品监督管理部门检查，并将检查结果告知委托方。4.7.2.6为保证合同的时效性以及合规性，应规定审核周期，定期审核后如无内容更新，可通过书面形式予以确认。4.7.3合同实施4.7.3.1技术转移：委托方应参考国家颁布的标准将注册技术文件的相关和适用部分通知受托方；委托检验所涉及的技术转移主要为分析方法转移，委托双方可根据委托项目的要求，确定分析方法转移的类型，如为转移豁免类型，则可直接与受托方形成文件，若分析方法转移至受托方需要进行比对试验、共同验证或再验证或部分验证的话，应按照《技术转移管理规程》的要求进行。4.7.3.2标准品、关键试剂、样品的准备和运输：标准品、关键试剂、样品应按要求的级别、数量等准备，运输时应保证运输条件符合规定，如对于光照/温度/湿度等因素敏感物品，应实施运输条件的监控，其数据应附于分析报告中作为参考。4.7.3.3标准品、关键试剂、样品的贮存：受托方应按照要求贮存接收到的标准品、关键试剂、样品。对于光照/温湿度敏感物品，其贮存条件的数据也需要提供给委托方作为结果的一部分。4.7.3.4培训：委托方应按照需求给受托方提供相应的培训，培训内容包括但不限于技术转移内容、可接受标准、委托合同/质量协议内容等，确保受委托的双方足够了解相关背景知识。4.7.3.5实验：受托方应按照规定的方法进行检验和如实/及时填写实验记录，如使用电子系统进行公式计算，需提前进行公式验证，并有文件记录及批准。4.7.3.6实验报告：受托方应按要求向委托方出具检验报告，检验报告需要标注清晰项目结果的来源和出处等，报告应加盖检验公章，其原始数据应按法规或合同要求由任一方保留。为便于委托方查阅或GMP检查审核，在双方认可的基础上，建议由委托方保留原始记录，受托方保留原始记录复印件。4.7.3.7变更和偏差情况处理：双方合同或协议中应对如何处理不同级别变更和测试偏差或偏离趋势有所界定，按照结果导致风险的程度进行界定和执行。4.7.3.8周期性检查和整改：双方合同或协议中应规定定期对受托方质量体系进行审计及整改周期要求。4.7.3.9委托服务投诉的管理：双方合同或协议中应规定当委托方收到质量投诉时，受托方需在指定周期内完成自查报告，协助委托方进行调查。4.7.3.10异常情况处理：合同实施的过程中，如出现任何偏离合同要求的情况，受托方应及时通知委托方，共同进行相应的调查及后续可能的合同修订。4.7.4结果评估4.7.4.1受托方一旦发现超出质量标准或异常的分析结果，须及时通知委托方，报告实验室调查结果以及根本原因调查结果，并按要求提供调查报告给委托方。4.7.4.2受托方在委托检验行为中产生的偏差，应及时通知委托方，根据偏差严重程度共同评估结果和制定相应的纠正和预防措施。4.7.4.3受托方检验结果与法定抽样结果或复核结果不一致时，应双方协商解决。4.7.5试验后样品处理：所有实验后的样品应按照合同要求处理。处理过程应充分考量健康、安全和环境等各项因素。