档案保管责任书填写规定示例

档案保管责任书填写规定示例合同编号：__________甲方（保管方）：__________乙方（委托方）：__________根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的规定，甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，就甲方为乙方提供档案保管服务事宜，达成如下协议：一、档案范围及内容1.1乙方应当将下列档案交付甲方保管：（1）乙方的公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等公司重要决策文件；（2）乙方的合同文件、招标文件、投标文件、中标通知书、签订的各类协议、意向书等；（3）乙方的各类证照、资质文件、许可文件、批准文件、备案文件等；（4）乙方的财务报表、会计凭证、会计账簿、会计报表、审计报告等财务会计文件；（5）乙方的知识产权相关文件，如专利证书、商标证书、著作权登记证书等；（6）乙方的员工档案、人力资源管理相关文件，如劳动合同、入职登记表、离职登记表等；（7）乙方的诉讼文件、仲裁文件、行政处罚文件、行政复议文件等；（8）乙方认为需要甲方保管的其他档案。1.2乙方应当确保交付甲方保管的档案内容真实、完整、准确，并对档案的真实性、完整性、准确性承担责任。二、档案保管期限2.1甲乙双方协商确定档案的保管期限，如无特别约定，一般档案的保管期限为十年。2.2甲乙双方可以在合同终止后，协商确定继续保管档案的期限。三、档案保管方式3.1甲方应当为乙方档案设立独立的档案室或者档案柜，确保档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉烂、防丢失。3.2甲方应当指定专门的档案管理员负责档案的接收、保管、查阅、复制、销毁等工作。3.3甲方应当建立完善的档案管理制度，包括档案的接收、保管、查阅、复制、销毁等各个环节的操作规程，并定期对档案管理员进行培训。四、档案查阅与复制4.1乙方需要查阅或者复制档案的，应当向甲方提出书面申请，说明查阅或者复制的档案名称、编号、查阅或者复制的目的等内容。4.2甲方收到乙方申请后，应当在五个工作日内决定是否同意查阅或者复制，并通知乙方。4.3甲方同意乙方查阅或者复制档案的，乙方应当按照甲方的要求支付查阅或者复制的费用。五、档案的返还与销毁5.1合同终止后，乙方应当在甲方协助下及时办理档案的返还手续。5.2甲乙双方可以协商确定继续保管档案的期限，期限届满后，甲方应当将剩余档案返还乙方。5.3甲乙双方可以协商确定档案的销毁方式，甲方应当按照乙方的要求进行档案的销毁，并办理销毁手续。六、保密与责任6.1甲方应当对乙方交付保管的档案予以保密，不得泄露给第三方。6.2甲方应当对因故意或者重大过失导致档案遗失、损坏的，承担赔偿责任。6.3乙方应当对因故意或者重大过失导致档案遗失、损坏的，承担赔偿责任。七、争议解决7.1因履行本合同发生的争议，甲乙双方应当协商解决；协商不成的，可以向合同签订地的人民法院提起诉讼。八、其他约定8.1本合同自甲乙双方签字或者盖章之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本合同未尽事宜，可以另行协商补充。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方（保管方）的企业法人营业执照副本复印件2.乙方（委托方）的企业法人营业执照副本复印件3.甲方（保管方）的档案保管资质证明文件4.乙方（委托方）的档案清单5.双方签订的保密协议6.档案查阅与复制申请表7.档案返还与销毁申请表二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定保管乙方档案，导致档案遗失、损坏的，构成违约。2.甲方未按照约定期限返还档案的，构成违约。3.甲方未按照约定方式销毁档案的，构成违约。4.乙方未按照约定交付档案的，构成违约。5.乙方未按照约定支付查阅或复制费用的，构成违约。三、法律名词及解释：1.档案：指乙方交付甲方保管的所有文件和资料。2.保管期限：指甲乙双方协商确定的档案保管的时间长度。3.档案保管资质：指甲方具备的从事档案保管业务的资格和能力。4.保密协议：指甲乙双方签订的关于保守档案内容和信息秘密的协议。5.查阅：指乙方对保管在甲方处的档案进行查看的行为。6.复制：指乙方对保管在甲方处的档案进行抄写、打印或者复印的行为。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案遗失或损坏：立即查找原因，采取补救措施，如有必要，向公安机关报案。2.档案返还延迟：双方协商确定合理的返还时间，加快返还进度。3.档案销毁不符合约定：重新协商确定销毁方式，按照约定进行销毁。4.乙方未支付查阅或复制费用：通知乙方支付费用，乙方支付后方可进行查阅或复制。5.甲方未按约定保管档案：甲方应及时采取措施改正，必要时承担赔偿责任。五、所有应用场景