档案管理制度

档案管理制度总则第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，明确档案管理责任，增强档案保密性和完整性，特制定本规定。第二条公司档案管理工作实行分级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理，具体负责公司所有档案资料的收集、归档、保管、交接、借阅、登记等工作；二级管理是指各部门对部门内部档案资料的收集、整理、归纳、保存、交接。综合管理部有责任对各部门移交的文件材料进行监督；各部门有责任保证所移交材料的及时性、真实性、完整性。第三条档案管理应遵循安全保密原则、方便调阅原则、专人负责原则。（一）安全保密原则：建立健全档案调阅手续，谨防档案毁损、遗失或泄密。（二）方便调阅原则：有序整理，有序存放，建立完备、快捷的电子档案，满足调阅需要。（三）专人负责原则：公司档案资料应设专人负责管理。档案的归档第四条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理过程中形成的具有保存价值的文件材料。公司文件材料按类归档，为保证公司文件材料归档的完整性，各类文件材料参照以下标准归档：（一）公司内部形成的文件材料包括但不限于红头文件、领导审批文件、公章使用审批、规章制度等。（二）公司投资项目文件材料，包括但不限于：项目尽调报告、资产评估报告、审计报告、项目投资建议书、授权委托书、委托贷款申请书、股权出质（设立）登记通知书、公证书、投决会决议、董事会决议、股东会决议、投决会评审意见表、委托贷款合同、法人担保信用保证合同、法律最高额股权质押合同、最高额保证、战略合作协议、投资协议、补充协议等。（三）公司投资运营管理类文件材料，包括但不限于：1、子公司股东会、董事会、监事会决议原件。2、子公司按规定向公司上报的报告、请示、说明等文件。3、参股公司股东会、董事会、监事会决议原件，参股公司向公司发送的通知、函、说明等文件。4、基金平台合伙人会议决议、合伙协议原件，基金平台按规定向公司上报的报告、请示、说明等文件。（四）财务类文件材料，包括但不限于：会计凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表、会计核算资料、财务审计报告、集团预算通知及执行情况红头文件、公司及上报集团付款申请书、上报集团的开户申请、税务申报资料等日常工作中形成的文件材料。（五）公司风险控制类文件材料，包括但不限于风控报告、法律意见书、律师函等项目后期法律文书。（六）公司执行、办理的外来文件材料。（七）其他需要留存的文件材料。第五条归档的时间（一）公司内部形成的文件材料、投资运营管理类文件材料、风险控制类文件材料、公司执行、办理的外来文件材料应在工作结束后3个工作日内上交归档，特殊情况特殊处理。（二）公司投资项目文件材料分为项目前期文件材料、项目存续期文件材料、项目退出后文件材料。项目前期文件材料：在完成投资决策审批和放款手续后10个工作日内由相关部门或项目组上交综合管理部归档；项目存续期文件材料：应由相关部门或项目组即时上交综合管理部归档；项目退出后文件材料：项目不再取得本金和收益并且该项目投资风险已完全转移后10个工作日内由相关部门或项目组上交综合管理部归档。未能在规定时间上交归档材料的，应向综合管理部负责人说明原因，并在事情处理后及时上交综合管理部归档。（三）照相机、录音笔、电脑等形式的文件材料应在工作结束后立即上交综合管理部。第六条归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或其他特殊原因不能归档的，应由第一责任部门自行留存复印件，并在移交综合管理部时说明情况，由档案管理员做好登记。第七条财务类文件的归档参照《中华人民共和国会计法》及财政部《会计档案管理办法》执行。财务类文件材料由计划财务部指定专人负责档案原件的留存、整理和归档。综合管理部负责经手事项复印件的留存，已备查阅。档案的移交第八条档案的移交与接收，必须严格履行交接手续，移交文件时应按照公司各类文件的归档范围，保证文件的完整性。移交部门或项目组填写《文件移交清单》（附件一），并由移交部门或项目组负责人签字确认，经综合管理部负责任人核准签字后方可归档。第九条各部门档案移交过程中出现私自留存、隐瞒、不报送文件的，对相关责任人通报批评，停发当月月度绩效工资；情节严重、对公司利益造成损害的，追究其法律责任。档案的整理第十条公司文件材料按照文件的不同分类整理归档，并建立相应的电子档案目录。公司项目文件按照项目名称排列、存放；同一个项目按照项目日期或投资金额排列归档。第十一条档案管理员应恪守职责，对档案编号入库，定期对档案进行整理。公司所有重要文件（包括投资公司及各子公司各类证照、章程、工商变更资料、总办会决议、董事会决议、投决会决议），应即时扫描建档，以便随时调阅。档案的查（借）阅第十二条公司档案服务对象为公司内部工作人员，只限在公司现场查阅，原则上一律不对外借阅。特殊情况需向外部单位或个人提供时，必须报综合管理部门后经总经理批准。第十三条凡需查（借）阅档案，均须填写文件查（借）阅登记薄（附件二），写明查（借）阅文件的名称以及份数并签字，经综合管理部负责人审批后方能查（借）阅。第十四条借阅人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。第十五条如需复印档案资料，应由综合管理部负责人批准并在查（借）阅登记薄中注明复印内容后，由综合管理部安排复印。第十六条借阅人在借阅文件时需明确使用时间，并在约定时间内归还。超出约定时间的应按照借阅流程重新完成借阅审批手续。档案管理员应做好登记并及时跟踪文件使用情况及落实归档时间。第十七条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借阅登记薄予以注销。借阅档案交还时，档案管理员须当面查看清楚，如发现遗失、损坏、涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损毁等对文件有损害的情况，档案管理员应及时报告综合管理部负责人，由借阅人说明损害原因，档案管理员及时做好补救措施及登记工作；情节严重的，应对借阅人及相关责任人给予通报批评。档案的保密安全第十八条档案管理员和档案借阅人必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作，不准随意摘抄、复印、拍照、传播档案内容。第十九条档案管理员必须严格执行档案查（借）阅制度，履行查（借）阅登记手续和查（借）阅审批手续。第二十条借阅人在文件借出使用期间，严禁转借、二次复制档案，如需转借或复制档案的，借阅人应与综合管理部负责人沟通征得同意后，由档案管理员做好登记予以办理。第二十一条借阅人在不经允许的情况下，不得私自将档案文件带出公司或将档案内容泄露给无关人员。第二十二条借阅人不得擅自进入档案室开柜查阅档案，应有档案管理员负责翻阅、印制、传递等。档案管理员应在查询档案后及时锁好档案柜，确保档案安全。第二十三条档案管理员在日常工作中形成的档案文件复印件，应及时销毁，不得随意处理。附则第二十四条本制度自发文之日起执行，原制度废止。附件一：文件移交清单附件二：文件查（借）阅登记薄附件一：文件移交清单移交部门：接收部门：移交部门负责人：