公章与文件管理制度

公章与文件管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业的公章和文件管理工作，确保公章和文件的安全性、准确性和便捷性，提高企业管理的效率和风险掌控本领，订立本制度。本制度订立依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关法律法规，并结合本企业的实际情况。第二条适用范围本制度适用于公司内全部部门、岗位和员工，涵盖公章和文件的使用、管理、保管和销毁等方面。第二章公章管理第三条公章的定义和分类公章是公司的法定印章，用于在合法、正式的文件、合同和业务活动中做出认可、确定或确认的标识。公章分为公司公章、财务专用章、发票专用章和其他专用章等。第四条公章的使用权限公章的使用权限由公司授权，授权范围包含但不限于：公司高级管理人员与公司业务相关的部门负责人公司法务部门公司财务部门公司行政部门不具备公章使用权限的人员不得私自使用公司公章，一经发现将追究相应责任。第五条公章使用的流程和要求公章的使用必需依照规定的流程进行，包含：具体申请人填写公章使用申请并注明使用事由；提交公章使用申请给相应审批人进行审批；审批人审批通过后，由公章管理人员发放公章；使用完毕后及时归还公章。公章的使用必需符合以下要求：使用公章的文件必需经过正式审批，并有相应的文件编号；公章使用范围必需与文件内容相符，不得超出权限范围；公章使用必需保证印章清楚、完整，不得有模糊、划擦等现象；公章使用必需遵守保密制度，并确保公章不被他人冒用、遗失或损坏。第六条公章的保管和安全公章的保管由公章管理人员负责，其责任包含但不限于：妥当保管公司公章和其他专用章；定期检查公章的完整性和可用性；登记公章的使用情况，记录公章发放和归还情况。公章的保管必需符合以下要求：公章必需存放在专用保险柜或安全柜中，不得随便携带或放置在无人看管的地方；公章的存放地方必需有监控设施，并设置相关的安全防护措施；公章的使用记录必需做到真实、准确，并配备相应的申请、审批、归还手续。第七条公章的丢失、遗失和冒用任何单位和个人发现公章丢失、遗失或冒用的情况，都应立刻报告公章管理人员或上级主管部门；在公章丢失、遗失或冒用情况发生后，公司将采取以下措施：尽快公告丢失、遗失或冒用公章的事实和效力；帮助相关部门进行调查，并采取必需的保护措施；重新制作公章，并及时更换相关印章，同时对公章使用权限进行重新审批。第三章文件管理第八条文件的定义和分类文件是指公司内所见之书面、电子化的各类资料、信息和记录，包含但不限于合同、协议、报告、备忘录、通知、决议等。文件分为紧要文件、一般文件和临时文件等。第九条文件的编制和登记文件的编制和登记必需符合以下要求：文件必需依照公司规定的格式和标准进行编制；文件必需有明确的文件标题、文件编号和文件日期；文件必需由相关负责人进行签署，并加盖公司公章；文件必需在编制后及时登记，并依照肯定的分类、归档和检索规定进行管理。第十条文件的保管和传递文件的保管由文件管理人员负责，具体责任包含但不限于：类型和性质不同的文件应分别存放，避开混淆；文件必需存放在专用柜或保险箱中，以保证文件的安全性和完整性；文件必需做好防火、防水和防盗措施，定期检查文件的存放状态。文件的传递必需符合以下要求：文件的传递必需经过正式审批，并有相应的记录和交接手续；文件的传递必需保证文件的完整性和机密性，采取加密或密封等措施。第十一条文件的销毁和归档文件的销毁必需经过相应部门的审批，并依照公司规定的销毁程序进行操作；文件的销毁包含：利用特地的文件销毁设备进行销毁；对于涉及机密信息的文件，必需采取安全可靠的销毁方式，如焚烧或碾压等；销毁后必需对相关文件进行记录，并做好销毁证明的保管。文件的归档必需依照肯定的分类和编号规定进行，便于日后的查找和使用。第十二条文件的备份和恢复文件的备份是为了防止文件的丢失和损坏，在电子化环境下尤为紧要；文件的备份必需符合以下要求：文件的定期备份应由特地负责的部门进行，确保备份的时效性和完整性；文件备份的载体必需符合公司的信息安全标准，并进行严格的保护；文件备份的存放地方必需具备相应的防护措施，如防火、防水和防盗等。第四章监督和责任第十三条监督和检查公章和文件管理工作应接受公司的监督和检查，确保制度的执行和效果；公章和文件管理工作的监督和检查可以通过定期抽查、检查记录、事件调查等形式进行，必需时可以由内部审计部门进行独立的审计。第十四条违规处理和责任追究对于公章和文件管理工作中的违规行为，公司将采取以下处理措施：警告、通报批判；暂时停止使用公章或文件管理权限；吊销使用公章或文件管理权限；追究法律责任。对于违规行为造成的经济损失或其他不良后果，相关人员将要承当相应的责任追究。第五章附则第十五条制度的修订和解释对于本制度的修订，应经公司领导同意，并依据实际情况进行修订；对于本制度的解释，由公司总部人力资源部负责，并依据需要向全体员工进行解读和培训。第十六条生