学校合同管理制度

学校合同管理制度第一章总则第一条为进一步完善合同管理制度规范学校对外签订合同的行为维护学校合法权益推进依法治校根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规的规定结合学校实际制定本办法第二条本办法所称合同是指学校或学校授权的校内组织以学校的名义与自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议以及校内不具有法人资格的组织以组织的名义对外签订的书面协议第三条学校实行合同分类归口管理制度根据业务类型对合同进行分类授权相关职能部门(单位)负责对其业务范围内的合同进行归口管理学校授权以下部门(单位)负责管理其职能范围内的业务性合同：(一)教务处负责全日制学历教育联合办学合同的管理(二)科学技术处负责自然科学类纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让合同的管理(三)社会科学处负责人文社会科学类纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让合同的管理(四)人事处负责人事、劳动合同、保险合同的管理(五)计划财务处负责融资合同、对外投资合同的管理(六)学生处负责接受社会捐资助学合同的管理(七)研究生学院负责研究生层次办学合同的管理(八)外事处负责涉外合同的管理(九)国有资产管理处负责国有资产处置、租赁合同的管理(十)校园建设管理处负责基建、修缮工程设计、工程招标代理、工程施工、工程监理、建筑修缮材料及工程配套设备采购合同的管理(十一)成人与继续教育学院负责自学考试、网络教育、成人学历及非学历教育、各类专业培训、成人教育合作办学合同的管理(十二)采购中心负责通过其公开采购的工程、货物、服务类项目合同的管理(十三)校长办公室负责管理学校综合性合同以及未列入上述部门(单位)管理范围内合同的管理第四条学校成立合同审查小组成员由校长办公室、计划财务处、审计处、相应合同的归口管理部门(单位)负责人和学校法律顾问组成校长办公室主任任审查小组组长合同审查小组具有以下职责：(一)对影响重大、法律关系复杂及有争议的合同进行会审;(二)标准合同范本的审定;(三)定期对学校各部门(单位)所订立的合同及其管理情况进行检查第五条学校聘请常年法律顾问协助学校起草、修改、审查合同参与重大合同的谈判参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼第二章合同的审核第六条归口管理部门(单位)对所签订合同的性、合法性、可行性负责在签订之前必须对下列事项进行严格审核：(一)组成由具有相关专业知识人员参与的项目工作小组对合同项目的可行性进行论证对合同条款进行把关重大项目的合同条款需聘请有关专家和法律顾问进行论证(二)审核合同相对方的主体资格及信用状况具体包括：1.合同相对方当事人的主体资格包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式等重点审核拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致营业执照的年限及年检情况2.合同相对方的履约能力和资信情况3.合同相对方签约代表的合法身份如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书4.必要时要求合同相对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料(三)审核合同基本条款的完备情况包括合同相对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等(四)审核合同的内容是否与招投标或谈判内容一致是否符合学校规定(五)审核是否具有相应的学校经费支出预算第七条学校对外签订合同时由承办部门(单位)起草合同文本涉及多个部门(单位)的合同须经各相关部门(单位)会签后由归口管理部门(单位)审核并盖章经主体双方盖章后的合同应在相关部门(单位)存档第八条合同封面设置“合同审签单”各归口管理部门(单位)、会签单位、审计处负责人应按规定签署意见并加盖有关印章;需报经分管校领导签批的应按规定报批第九条审计处对合同标的额10万元及以上经济合同(纵向科研合同、出版合同、人事劳动合同、融资合同、接受社会捐赠资助合同等除外)履行审签程序第十条在合同审核、会签和审签过程中相关部门(单位)不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时可以向合同审查小组提出会审申请学校领导可以要求合同审查小组对重大合同进行会审合同审查小组应在5个工作日内完成会审第三章合同的审批第十一条合同标的额在30万元及以上至100万元以下的经济合同应连同“合同审签单”一并报经分管校领导审批或签署;合同标的额在100万元及以上、300万元以下的经济合同需经校长办公会议审定后由分管校领导签署合同标的额在300万元及以上的经济合同需经校长办公会议审议、校党委会议审定后由分管校领导签署第四章合同的签订第十二条学校签订合同应当遵守国家法律法规符合本办法的规定维护学校合法权益第十三条校长代表学校与具有相应民事权利能力和民事行为能力的自然人、法人和其他组织签订合同;特殊情况下校长可书面授权分管校领导、部门(单位)负责人代理签订合同未经校长书面授权任何部门(单位)和个人均不得以学校、部门(单位)的名义对外签订合同第十四条合同的订立除即时清结的以外均应采用书面形式通过信函、电子文件等就合同条款达成协议的应当签订确认书确认合同成立第十五条签订的合同有国家标准合同文本的采用国家标准合同文本没有国家标准合同文本的合同管理部门(单位)可以制定学校标准合同文本并经合同审查小组审定第十六条学校签订的合同在加盖学校公章或学校授权并备案的合同专用章时必须有学校法定代表人签名(或签名章)或法定代表人授权委托代理人签名第十七条无预算的物资采购项目、临时增加的维修工程等必须按学校预算管理规定的程序落实经费来源后再按合同管理程序办理第十八条以学校名义签订的合同统一使用“浙江师范大学合同专用章”合同专用章由校长办公室集中管理使用用印时必须向校长办公室提供合同文本和“合同审签单”原件第五章合同的履行第十九条对外合同一经签订各部门(单位)应严格履行合同义务并监督合同相对方全面履行合同义务履行合同时应注意下列事项：(一)对标的物的数量和质量应当先验收验收合格后付款(二)定金和预付款的支付应当严格按照国家有关规定执行(三)合同变更或解除应当由承办部门(单位)提出经合同审查小组核准报分管校领导审批后执行(四)经过公证的合同在双方达成变更或解除协议后应报原公证机关备案(五)我方接到合同相对方当事人提出的变更或解除合同建议后应在15日内答复法律、法规规定及合同另有约定的除外逾期答复或不予答复造成学校利益损害的具体责任人应承担相应责任(六)变更或解除合同的建议或答复一律采用书面形式并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查(七)经学校授权对外签订合同的部门(单位)应督促合同相对方全面履行合同;每年年底各归口管理部门(单位)应将合同的履行情况及存在问题进行梳理提出处理建议报学校分管领导第二十条计划财务处根据合同条款进行审核后办理结算业务未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的计划财务处不予付款第二十一条履行合同过程中发生纠纷应先协商解决经协商双方达成一致的应当订立书面协议;不能协商解决或经协商不能达成一致的应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼;或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁合同纠纷处理完毕应及时将有关材料归档存查第二十二条各归口管理部门(单位)每年年底应将本年度签订的合同及相关资料整理后移交档案馆保管第六章责任追究第二十三条学校所属各单位及其直接责任人在订立、履行合同时有下列情形之一的学校视其情节轻重给予其行政处分及经济处罚;构成犯罪的移送司法机关追究其刑事责任：(一)没有代理权、超越代理权或代理权终止后以学校名义订立合同的(二)未经授权擅自以本单位名义订立合同的(三)以欺诈、胁迫手段订立合同损害学校利益的(四)恶意串通循私舞弊损害国家、学校利益的(五)玩忽职守损害学校利益的(六)违反《浙江师范大学知识产权保护管理条例(试行)》的(七)其它违反法律法规、校规行为的第七章附则第二十四条各合同归口管理部门(单位)可根据本办法并结合本部门(单位)业务的具体特点制定合同管理实施细则第二十五条各校区的对外合同由相应归口管理部门(单位)实行延伸管理第二十六条具有独立法人资格的单位和后勤集团参照本办法执行第二十七条本办法自xx年1月1日起施行第二十八条本办法由审计处负责解释第一章总则第一条为规范学校合同管理加强内控制度建设防范合同风险维护学校合法权益促进学校事业健康发展依据《中华人民共和国合同法》等法律法规结合学校实际制定本办法第二条本办法所称合同是指以河南大学的名义与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议第三条学校对外签订的合同可分为一般合同和重大合同一般合同是指合同周期较短(一年以下)、标的金额较小(50万元以下)的合同;重大合同是指合同周期较长(一年以上)、标的金额较大(50万元及以上)或事项重大抑或法律关系复杂的合同第四条学校签订合同必须遵守国家法律、法规、规章或其他规范性法律文件以及政策等坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则符合学校的相关规定维护学校的正当权益任何部门和个人不得利用学校合同损害学校利益第五条学校合同实行统一指导分级分类归口管理、各负其责的制度第二章合同管理职责第六条学校成立合同审查小组对重大合同进行审查审查小组成员由学校党政办公室、财务处、国有资产管理办公室(以下简称国资办)、审计处、各业务归口职能部门(以下简称归口部门)负责人和学校法律顾问组成党政办公室主任任审查小组组长合同审查小组职责主要包括：(一)对重大合同和必要的合同进行会签;(二)对标准合同范本进行审定第七条学校党政办(法制工作办公室)负责合同法律事务工作主要职责包括：(一)协调法律顾问对重大合同和必要的合同进行审核;(二)协调法律顾问参与学校重大合同的谈判和签订并召集校内相关部门参与解决合同纠纷与调解、仲裁与诉讼活动;(三)监督有关合同的履行第八条国资办负责学校合同的统一指导和管理主要职责包括：(一)制定标准合同文本报合同审查小组审定;(二)审核合同文本格式和主要内容及签订程序;(三)参与合同纠纷调解、仲裁等活动;(四)管理合同专用章;(五)监督和考核合同管理;(六)合同文本以及相关材料的保管和备案第九条学校各业务归口部门根据其职责范围分类归口管理相关合同的审核和管理工作各归口部门主要负责人为合同管理的责任人归口部门主要职责包括：(一)对合同项目进行可行性论证涉及金额10万元及以上的技术服务、技术开发项目须进行风险评估重大项目或涉及较高专业技术合同条款要聘请有关专家、财会人员和法律顾问参加论证或评估;(二)审核项目相对方主体资格及信用状况;(三)审核合同基本条款的完备情况;(四)审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致是否符合学校规定;(五)负责法定代表人授权签署合同及授权管理制度的落实;(六)对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负有审核责任;(七)协调处理合同纠纷;(八)监督合同的履行第十条合同承办单位(人)负责其职责范围内合同的相关工作主要职责包括：(一)核对合同相对方的主体资格、资信情况、履约能力以及签约代表的合法身份并进行调查和验证;(二)负责合同谈判、起草、会签和履行等工作;(三)跟踪合同履行情况根据合同履行中问题提出解决问题的意见或建议;(四)对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任;(五)及时上报和处理合同纠纷第三章合同的起草、审查与签订第十一条合同的订立除即时结清方式以外均应采用书面形式通过传真、信函、电子文件等就合同条款达成协议的应当签订确认书确认合同的成立第十二条为规范格式合同原则上应采用国家或行业标准的合同文本没有合同文本的学校国资办统一制定标准合同文本并经学校合同审查小组审定第十三条承办单位(人)根据学校制定的标准合同文本和学校相关制度要求起草合同起草合同前需要进行谈判的应及时向归口部门和国资办报告;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的承办单位(人)应联系学校党政办(法制工作办公室)协调法律顾问参加第十四条合同文本完成后承办单位(人)应当填写《河南大学合同审批表》连同合同文本报送归口部门审查重大合同经归口部门初审党政办(法制工作办公室)和学校法律顾问提出书面审查意见后报请项目主管校领导审批第十五条合同涉及到承办单位(人)之外其他部门的需经其他部门审签涉及金额5万元及以上的经济利益合同需经校财务、审计部门审签校财务部门主要审查经济类合同条款是否符合财税法律、法规、准则规定以及学校有关财经政策和财务管理规定合同款项支付是否有经费来源保障资金结算及付款方式是否合理等;审计部门主要审查合同的必要条款是否具备内容是否合理合法等第十六条各审查单位应在5个工作日内完成会签重大合同及涉及到预付款项目的要上报该项目主管校领导审定的可适当延长审批期限第十七条承办单位(人)向国资办报送合同初审稿时除提供《河南大学合同审批表》外需按以下要求提供相关材料：(一)符合学校招标采购管理规定的需提供招投标文件、中标通知书或招标、谈判纪要等;(二)其它需要提交的材料第十八条合同文本经审查需要修改的起草单位应根据有关审查部门的修改建议及时对合同进行修改并送相关部门复查通过合同文本通过审查但在签订前有异动的应重新审查第十九条根据我校校长书面授权合同由项目归口部门主要负责人签署接受校长授权的各部门应认真落实合同签署授权责任制订内部合同管理实施细则明确内部分工加强内部管理确保校长授权管理工作落到实处涉及个人申请科研项目经费合同(含科研任务书)图书出版类等项目合同由归口部门根据我校校长授权要求结合实际情况制订本部门授权管理细则研究确定部门授权签署合同人员名单经本部门主要负责人核准后将部门授权人员名单、授权范围和授权起止时间等以书面形式报国资办备案第二十条各类合同统一使用“河南大学合同专用章”合同文本正式签订后项目承办单位(人)送国资办审核无误,统一加盖“河南大学合同专用章”第四章合同的履行第二一条合同签订后即具有法律效力合同承办单位(人)应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况归口部门应对合同执行情况进行动态监督督促合同承办单位(人)依法履行合同第二十二条合同履行过程中确需变更或解除合同的应在法定或约定期限内签订变更或解除合同文本变更或解除合同必须采用书面形式并说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等并按规定的合同审查权限和程序再报批第二十三条合同履行过程中若对方没有按合同约定履行承办单位(人)应及时以书面函件形式通知对方并保存通知证据必要时听取学校法律顾问的意见或建议同时应及时将出现的问题、拟采取的措施向归口部门和主管校领导汇报积极采取措施以防止损失扩大如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为承办单位(人)应立即向主管领导汇报同时通知财务部门中止付款第二十四条财务部门应根据合同条款及相关部门提供的资产验收、入账等凭据办理结算业务未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的财务部门不予付款第二十五条合同履行过程中发生纠纷合同承办单位(人)和归口部门应及时处理处理时应先协商解决经协商双方达成一致的应当订立书面协议;不能协商解决或经协商不成能达一致的应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼;或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁第二十六条对需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷归口部门应书面向主管校领导汇报经主管校领导同意后由党政办公室召集归口部门、财务处、审计处、国资办、承办单位以及法律顾问、经济顾问组成处理小组研究确定该合同纠纷解决的具体方案参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动合同纠纷处理完毕相关部门应及时将有关材料归档备查第二十七条合同履行完毕或合同权利义务终止时承办单位(人)应及时将履行、变更、解除合同的有关资料送国资办存档第二十八条国资办应建立电子和纸质合同档案指派专人负责管理合同档案应包括合同文本以及初审稿、合同订立至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料(包括合同有关的补充协议、会议纪要、书面签证、变更文件、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等)合同档案应在合同履行完毕15个工作日内按照时间先后顺序编号整理成册并按照学校档案管理要求定期移交学校档案馆保管