集团办公管理制度汇编样本

第二部分办公管理制度企业文档管理企业文书管理措施一、文书管理包含外来文件及自制文件两种。二、外来文件包含公文、传真资料、法律条款、地方性法规、国家标准、行业标准、企业标准等项目。内部自制文件包含本集团系统内部文件和对外业务文件。三、文书归口管理部门为集团总经办；分企业由人行部；自制文书会签必需经总经办。四、收文外来文件收文由企业总经办/人行部文员登记，请示部门经理文件是否转发，转发时按自制文件会签程序会签后转发。五、自制文件1、拟制：由文件起草部门拟稿，文稿要求语言通顺、逻辑清楚、简练易懂、文字严厉，避免使用晦涩及地方口语等词汇叙述。文件尽可能不制订补充要求，如需要增加补充、修改条款，可将原文作废重新制订，以确保制度连贯性。部门经理审核后方可打印，打印时须根据集团《相关企业统一公文处理要求》（见汇编“办公管理制度”中“企业文档管理”类）中要求格式进行编号排版，打印后认真校稿，和原稿查对无误后方可进入会签程序。2、会签：(1)、由文件起草部门确定并填写《文件签发审批单》：注明文件名称、编号、文件类别、关键内容、密级、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签部门名称、副总职务名称）(2)、以文件内容相关部门、相关集团副总、总经办/人事行政部、总经理次序会签，将文件正文和文件会签单一同在会签范围内传阅。(3)、各部门收到需要会签文件时，须本着认真态度，必需时征集本部门职员意见，尽可能提供相关资料供起草部门参考。(4)、自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理时限内回复，提升效率，文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。(5)、各会签单位必需在会签单上署名且标注日期，以明确责任。(6)、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。3、指示总经理或其它被授权指示者作最终指示，并签字。4、出稿复印、下发(1)、文件起草部门将修订后文稿拷盘，由总经办/人事行政部文员出稿。(2)、总经办/人事行政部文员对外来人员自带软盘先做病毒检验（有病毒软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。(3)、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检验文件签批手续是否齐全，打印稿排版是否按《企业行文规范》，美观合理，对文字进行最终校对，发觉有误可和文件拟稿人联络确定后修改。(4)、总经办/人事行政部文员按《文件签发审批单》中注明份数复印下发。(5)、需要对外发文时，由总经办/人事行政部文员打印、盖章、封装、寄发。(6)、收到文件单位及个人须在文件发放统计中签字确定，文件发送到各部门后，部门经理应组织本部门人员学习，并妥善保管，装订成册，便于查阅、实施。(7)、总经办/人行部每个月定时检验各部门文件传达及保留情况，如有文件丢失或传达不到位，则报人力资源部作为绩效考评项目。5、归档(1)、全部签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分企业自制文件）归档存查。(2)、若实施部门必需使用正本时，可临时借出使用后归还，若正本必需寄出或无法取回时，可存档复印件。(3)、存档文件保留期限，到时列表报批后监督销毁。六、公文机密等级1、秘密文件是指以集团或集团各部门、各分企业名义下发，能够在公开场所学习讨论、并要求落实实施文件，和相关规章制度等。2、机密文件是指以集团或集团各部门、各分企业名义印发，只供部分部门或相关人员学习、落实实施文件，如：相关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售用户资料等。这类文件阅办人只可在要求时间内传阅不能留存或复印，事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当初还。3、绝密文件是指以集团或集团各部门、各分企业名义印发，只供高层领导或极小范围内人员了解、知悉文件，如：希波职员工资体系和标准、品控部工艺步骤、工艺标准、品质检验汇报、生产配方、制造成本、研发部新品开发计划、正在研制中新产品试验数据、产品配方、销售企业产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，这类文件应严格控制印发数量和印发范围。4、各级人员必需严守秘密，有泄密事件发生，按《保密制度》处理。七、公文处理时限1、特急件：各会签单位需在半小时内回复，随到随办。2、急件：各会签单位需在1小时内回复，一天内处理完成。3、一般件：各会签单位需在4小时内回复，三天内处理完成。4、超出处理时限文件，由文件起草部门催办。附件：文件签发审批单文件名称编号密级关键内容类别拟制部门拟制人部门经理主送单位抄送单位会签范围及会签意见部门经理副总总经理注：1、文件经总经理签批后，发放用印时无须使用用印审批单。2、各部门、副总、总经理会签意见可另附纸。企业统一公文处理要求一、公文性质公文是处理公务含有特定效力和规范格式文书，是指示、汇报和商洽工作，请示和回复问题，汇报和交流情况工具，各部门必需认真落实本要求，切实做好公文处理。二、依据本企业实际情况，现对公文做以下分类：（一）决议用于经会议讨论经过关键决议事项。（二）决定用于对关键事项做出决议和安排。（三）意见用于对关键问题提出见解和处理措施。（四）通知用于公布企业内部规章制度、人事任免、传达企业领导指示给相关部门具体实施或遵守事项。（五）通报用于表彰优异、批评错误、传达关键精神、交流关键情况。（六）汇报用于向企业领导汇报工作、反应情况、提出提议，回复领导问询。（七）要求用于对特定范围内工作和事务制订含有约束力行为规范。（八）会议纪要用于记载会议关键精神和议定事项。三、公文格式企业下发公文由版头、发文字号、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、专题词、主送部门、抄送部门、印制版记组成。（一）版头由企业全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。版头字体采取姚体60号字。（二）发文编号1、由发文部门代字、发文年度和发文次序号组成，标注于版头、横隔线之间，横向居中，字体采取仿宋小四号字。2、发文机关应使用规范化简称：下发文件单位统一字号下发文件单位统一字号集团希团字[××××]第×号销售企业希销字[××××]第×号总经办希行字[××××]第×号企划部希策字[××××]第×号人力资源部希人字[××××]第×号财审部希审字[××××]第×号企管部希企字[××××]第×号财务部希财字[××××]第×号综累计划部希综字[××××]第×号佳木斯分企业希佳字[××××]第×号研发中心希研字[××××]第×号天津分企业希津字[××××]第×号举例希团字[]第3号3、发文年度用公元年全称。用阿拉伯数字写，用中括号括起。4、次序号用阿拉伯数字书写，自每十二个月第一件起按发出时间次序编排。（三）横隔线隔开公文版头部分和行文部分横线。由红色横线组成，在发文字号下方。（四）标题由公文专题和文种组成，字体采取华文中宋二号字（加黑）。（五）主送部门主送部门是指公文关键受理部门，要求、通报能够不写主送部门（或在版记中表现），字体采取黑体三号字。（六）正文公文主体，用来表述公文内容，字体采取宋体四号字。层次结构正文分条标识方法为：全文共一级用“一、二、三、……”。全文共二级第一级用“一、二、三、……”第二级“1、2、3、……”。全文共三级第一级用“一、二、三、……”第二级用“（一）、（二）、（三）、……”第三级用“1、2、3、……”。全文共四级第一级用“一、二、三、……”第二级用“（一）、（二）、（三）、……”第三级用“1、2、3、……”第四级用“（1）、（2）、（3）、……”。全文共五级第一级用“一、二、三、……”第二级用“（一）、（二）、（三）、……”第三级用“1、2、3、……”第四级用“（1）、（2）、（3）、……”第五级用“A、B、C、……”。全文共六级第一级用“一、二、三、……”第二级用“（一）、（二）、（三）、……”第三级用“1、2、3、……”第四级用“（1）、（2）、（3）、……”第五级用“A、B、C、……”第六级用“a、b、c、……”。公文首页应依据标题行数合理排列正文行数。（七）附件公文附件，应置于主件以后，和主件装订在一起，并在正文以后、发文部门署名之前应注明附件名称。如附件较多，应用阿拉伯数字注明次序，逐件写明附件名称。（八）部门署名应该用全称或规范化简称，发文部门署名应采取黑体三号字标注于正文右下方。（九）成文日期通常署会议经过或领导签发日期；特殊情况署印发日期。领导签发后，因故不能立即发文时，成文日期可请示签发人重新确定。成文日期应该写明年、月、日，采取黑体三号标注于发文部门署名右下方。成文日期年、月、日均用阿拉伯数字。（十）印章下发公文全部应加盖集团印章。用印位置做到上不压正文，下要压发文部门署名和成文日期。（十一）专题词“专题词”三字用黑体三号字标注于印制版记上方，具体条目用宋体三号字标注，专题词由公文专题词及公文种类词组成，也可依据公文内容自行标注。（十二）抄送部门是指除了主送部门之外需要实施或知晓公文其它机关，应该使用全称或规范化简称。（十三）印制版记由公文印发部门名称和印发日期。在公文末页下部印三条横线，上面两线之间注明抄送部门，下面两线之间左侧注明拟制文件部门名称，右侧注明印发日期。通常公文能够不采取抬头，由标题、正文、附件、部门署名、成文日期组成，但内容格式必需按本要求第四条实施。四、公文汉字从左至右横排。主标题、副标题、正文之间用字要有显著区分。主标题应采取华文中宋二号字（加黑），副标题（或主送单位）应采取黑体三号字，正文应采取宋体四号字；行间距采取单倍行距；公文用纸幅面规格一律采取国际标准A4型（长279毫米，宽210毫米）；公文印制纸面规格：天高70毫米，地高30毫米，左宽25毫米，右宽20毫米，左侧装订。附范本：佳木斯希波集团文件希团字［］第1号相关集团***管理要求集团各部门：为加强……佳木斯希波集团1月5日专题词：集团***要求主送单位：集团各副总、各部门抄送单位：集团总经理、分企业总经理发文部门：集团人力资源部发文日期：1月5日档案管理措施一、将资料按条款分类，分别存放，每十二个月年末经检验齐全后，整理立卷归档。二、档案分为证照档案、文件（制度）档案、人事档案、协议档案、设备档案、技术档案等类别。三、档案管理归口部门总经办负责集团总部证照档案、系统内下发文件（制度）档案、集团总部设备档案、技术档案管理归档；企管部负责集团系统全部协议档案管理归档；人力资源部负责集团总部全部些人员及分企业部门副经理以上人员人事档案管理归档；分企业人行部负责本企业全部证照档案、文件（制度）档案、部门副经理以下人员人事档案、设备档案、技术档案管理归档；分企业财务部负责对本企业全部协议档案管理归档。四、证照档案管理1、集团系统全部证照，如：税务登记证、卫生许可证、生产经营许可证、车辆多种牌照、多种荣誉证书、专利证、资格证等，均须以复印件及原件两种形式存档。2、各类证照除列出名目外，均须登记其有效年限，方便立即更换证照，确保其有效性。3、证照档案保留期限为永久性保留。五、文件（制度）档案管理1、全部签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分企业自制文件）归档存查。2、若实施部门必需使用正本时，可临时借出使用后归还，若正本必需寄出或无法取回时，可存档复印件。3、存档文件保留期限，到时列表报批后监督销毁。六、人事档案管理1、集团系统全部管理人员，其应聘表、经济担保书、毕业证复印件、笔试题试卷存入个人档案，在试用期内建立临时档案，正式聘用后建立正式个人档案。2、接收大中专毕业生，考评时一切资料及其毕业证复印件交人力资源部/人事行政部存入个人档案。3、人事档案保留期限为该同志辞职后十二个月，到时列表报批后监督销毁。七、协议档案管理1、企业对协议原件，即协议书信件、数据电文（包含电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件）实施双层管理，即承接部门和协议归口管理部门。各业务部签订协议（协议）原件，由企管部负责管理，协议承接人使用复印件。方便对协议实施情况进行监督，但全部保管部门均须建档。2、协议中含集团系统内部责任状、承包协议及对外签定多种业务协议。3、协议档案保留期限为永久性保留。八、设备档案管理1、各部门购置设备及物品，（如计算机、打印机、复印机、传真机、空调等）生产设备及生产辅助设备（如化验室设备、研发专用设备等）通常带有图纸、说明书、保修卡、用户手册等资料应全部交总经办/人事行政部存入设备档案，建立永久性档案。无总经办/人行部在设备发票上确定收到该设备相关资料签字，财务不予报销。2、各项基建施工和工程相关图纸，一律把原稿移交总经办/人事行政部文员管理。3、设备档案保留期限为该设备报废后1年，到时列表报批后监督销毁。九、技术档案管理1、各部门技术资料，如：和集团业务相关法规条文、国家标准、企标、工艺规程、质量标准等全部由总经办/人行部负责管理归档，如属绝密文件应由总经办/人行部登记其发行版本、发行日期、总页数，并将其名目归档，注明存放部门、发行使用部门。2、技术档案保留期限为永久性保留，但须将废止资料加印“作废保留”章，同时注明作废日期。十、档案建立、整理措施1、企业文件统计保留、归档措施按内容分类，并以时间前后次序存档，必需在档案夹里清楚地标注归入档案类目，方便查找。2、天天全部要进行清理归档，以免资料堆积，熟悉自己管理档案，了解归档制度。正确地做好文件索引，方便于查找。3、归档要注意整齐，归档前先把资料进行分类，方便全部材料随手可得，避免盲目查找。4、立卷按年代、机构排列，永久、长久、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。5、文件档案除将文稿存档外，计算机中亦需存盘建档，建档按类别立即间次序建立，便于查找。6、注意做好保密工作，档案柜要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等方法。7、每十二个月清理一次档案，对档案数量、保管等情况进行检验，发觉问题立即采取补救方法，确保档案安全。8、对于已失去作用档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真判定，确定销毁档案材料必需列册登记，送领导审批后销毁。9、销毁档案材料时，必需指派专员监销，预防失密。档案资料借阅管理制度一、借阅档案（包含证照、文件（制度）、人事档案、协议、设备、技术等资料），必需在档案借阅登记簿登记后方可借阅；借阅涉密档案须经相关业务部门经理级以上领导同意方可借阅。二、卷案不可借出，只提供在档案存放室查阅，未立案文件及资料可借出。三、借阅期限不得超出10天，到期必需归还如需再借应办理续借手续。四、借阅档案人必需珍惜档案，保护其安全及保密性，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损坏，未经部门经理级以上领导许可，绝密资料未经副总经理级以上领导许可，不得私自摘抄、翻印、复印、摄影、转借。五、借阅档案交还时，档案管理人员必需当面点清，如发觉遗失或损坏，应立即汇报上级主管领导。主管领导和资料起源相关部门沟通备份，同时对借阅人采取批评教育或对应处罚。六、外单位借阅档案，必需有单位介绍信，并经总经理同意后方可借阅，但不得带出档案室。七、外单位摘抄卷内档案，必需经总经理对其摘抄完成内容进行审查、签章同意后，方可带出档案存放室。第二章办公事务管理打印、复印、传真管理制度一、打印：1、凡属以集团、分企业名义下发文件、报表、工作计划、总结、汇报、会议纪要、通知、通报、公函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰决定等均在打印范围内。2、不得利用企业计算机打印私人材料。3、各部门负责本部门全部材料打印，需要下发文件或规章制度、通知由各部门拟订打印、校稿，会签同意后拷盘，交由总经办/人事行政部归口下发、存档；4、总经办/人事行政部文员对外来人员自带软盘先做病毒检验（有病毒软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。5、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检验文件签批手续是否齐全，打印稿排版是否按企业行文规范，美观合理，对文字进行最终校对，发觉有误可和文件拟稿人联络确定后修改。6、文件存档规范，计算机内存放文件应遵照《制度汇编》办公管理制度中《档案管理措施》实施。7、文件打印格式应统一，按《制度汇编》办公管理制度中《企业统一公文处理要求》实施。二、复印：1、全部复印机均应建立使用统计，复印需求部门按《复印机使用记录表》中项目逐项、真实填写。2、月末按各部门复印记录表由总经办/人行部汇总各部门耗用纸张、墨粉费用，查看费用是否超标，将结果报人力资源部考评；3、凡需要复印资料，必需经本部门经理同意，到人事行政部登记备查，数量超出10张必需人事行政部经理同意后复印，分企业复印20份以上应采取油印形式，由需求部门自行印刷。4、属证件、原始资料等特殊材料需要复印，不受份数限制，可依据需要复印，但必需经过请示、上级领导同意后方可复印。5、公出人员在外地需要打印、复印材料时，应将打印原件留存，索要发票，另附纸标明打印/复印原因、打印/复印时间、材料收件人，以做报销依据，无以上材料企业不予报销。6、不得利用企业复印机、传真机复印私人材料。三、传真：1、全部传真机均应建立传真统计，登记传真机使用情况，并填写《传真机使用记录表》，发传真须由部门经理在传真材料后面签批后方可发出。2、由总经办/人行部文员统计月费用，月底统一汇总各部门耗用传真费用，（除总经办/人行部之外有传真机，传真费用统一纳入办公费用）；收传真由总经办/人行部文员登记，并通知接收部门领取、登记。3、在外人员签协议及其它工作需发传真时，需请示副总经理同意才能进行，而且回企业报销时，上交原始材料及发票，写清原因、收件人、无以上材料企业不予报销。4、不得利用企业传真机传真私人材料。部门 复印机使用记录表复印时间材料名称纸型总页数复印人部门经理签字 部门 传真机使用记录表传真时间材料名称页数收/发经办人部门经理签字第三章印章信证管理印章使用管理措施一、总则1、目标为加强集团企业印章管理，规范企业印章制订、使用程序，使企业业务顺利运行，杜绝因印章管理、使用不善造成无须要损失制订本措施。2、定义本措施所称之印章是指企业业务上必需，经过其使用能对外表示企业意思印鉴。如法人章（公章），法定代表人章、协议专用章、财务专用章、销售企业章、品控部检验专用章等。二、印章管理1、集团相关部门及各分企业须将其业务必需之印章图样、尺寸说明连同对应管理制度或措施报集团总经办立案。2、集团各相关部门及分企业对印章管理须设专员负责、并将该管理人员姓名报集团总经办备查。三、印章适用范围1、公章适适用于企业介绍信、包裹领用单、汇款单、财务部报表、证实、委托书、协议、担保书等关键材料需要时加盖。2、协议专用章适适用于协议章用于企业和用户签署多种协议专用。3、财务专用章适适用于财务专用章用于企业多种资金支付专用。4、销售企业章适适用于以销售企业名义按企业要求程序签署和经销商补充协议及销售企业内部发放文件、制度、通知、通报类。5、品控部专用章适适用于品控部在企业内部下发通知及出口时商标机构提供合格检验汇报专用。四、以上三种印章在使用时必需按要求办理，不然出现问题，由该印章保管人员负责一切经济责任和法律责任，并处以每次500元罚款。五、印章使用1、只有印章保管责任者才能保管和加盖印章。保管责任者因故不在时需托相关人员代行其职责，因委托不善造成失误或损失者，由委托人和受托人负连带责任。2、企业各部门及职员申请加盖企业法人章、协议专用章、财务专用章、法定代表人章、销售企业章等按下列程序办理。（1）申请人填写×××企业用印申请单（见附表）。（2）经部门主管经理、副总、总经理审批同意。（3）申请人按（1）（2）项要求签字后，须将对应用印申请单及需加盖印章之材料一并交印章保管责任人登记盖章。3、品控部检验章，如质量检验合格章、化验室检验章经品控部经理、化验室主任确定无误后，即可盖章，全部盖章资料均须备份，方便查阅。4、加盖印章审批权限划分（1）常常性加印项目，如介绍信、包裹单、汇款单等项目需要加盖法人印章由经办人所在部门主管经理签字，交经总经办主任/人行部经理审批。（2）财务报表、证实、委托书、协议、担保书等需要加盖法人印章或包含企业重大利益材料，须由法定代表人本人最终确定（财务票据正常业务按法定代表人同意之相关要求实施）。（3）本款所称包含企业重大利益资料系指：A、和经营责任相关资料B、债务确保，尤其贷款C、所涉标超出10万元以上协议D、诉讼裁判相关资料E、可能给企业造成10万元以上损失其它相关资料（4）使用财务专用章必需经财务部经理、副董事长审核同意方可使用。（5）以上项以外其它资料加印，相关副总经理或各分企业总经理有最终审批权。（6）经会签同意文件发放加盖印章时文件会签单可替换用印申请单。5、加盖印章复核（1）企业法人章保管人，按《用印申请单》中资料名称、加盖印章份数、审核签批权限复核无误后，方可给予盖章；如总经办主任/人行部经理、总经理不在，用章人电话请示同意后，印章保管人经核实，方可盖章。（2）协议章使用部门填写《用印申请单》，部门经理签字，交财务部经理审核：协议文本名称、加盖印章份数、部门经理审核签批权限、协议文本签署部门主管副总、企管部经理签字、总经理签批内容等。（3）协议章保管人员必需对上述项目及申请单中加盖份数进行再次审核后方可给加盖协议章，并做好《协议章使用统计》。6、《用印申请单》管理（1）使用企业法人章填报后《用印申请单》在总经办/人行部存档。（2）使用财务专用章、法定代表人名章填报后《用印申请单》和在财务部存档。（3）使用协议章填报后《用印申请单》和在财务部留存或备份协议文本同时存档。（4）财务类报表使用财务专用章、法人章及法人名章《用印申请单》和报表复印件同时存档。加盖印章步骤图加印材料加印材料补充修正申请提出申请人加盖印章审查同意审查同意审批申请部门主管经理副总、分企业总经理（必需时）集团总经理（必需时）OKKKKOKOKNONONOOKOK用印申请单年月日申请人职务所在部门印章名称企业法人章协议专用章法人代表人名章财务专用章资料名称A资料编号ABB资料起源外来材料自制材料其它资料份数A份B份每份资料加盖印章数A份B份资料用途资料保管企业内（部门名称：）企业外（单位名称：）审批意见部门经理主管副总总经办/人行部经理财务部经理/副董事长总经理介绍信管理措施一、需要企业开具介绍信者，应填写用印申请单，注明介绍信用途，经主管经理同意后，交总经办主任/人行部经理签批，总经办/人行部文员依据此单填写介绍信，盖章后发需要人。二、介绍信由总经办/人行部文员负责管理，严禁发出空白信。三、开具介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期限5年。四、如发觉介绍信丢失，领用人应立即向总经办/人行部反应，立即采取对应方法。五、各部门接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所列事项是否相符；并在留下介绍信后面签注办理情况，方便以后查对。六、注意事项：1、开具介绍信时要对使用介绍信个人或部门严格审核，如：用信人姓名、所在部门、事由等。2、部门名称要用全称或规范化简称，标明签署、用印时间。3、开具介绍信要有编号和骑缝章，存根和发出信内容要一致。第四章电话通讯管理相关通讯设备使用管理要求一、中国电话使用管理1、各部门需要安装、停用电话或需要增加话费指标，应由申请部门填写请示单，写明申请事项、原由，主管签署意见后报企管部/人行部（分企业各部门由人行部指示后报企管部），由企管部/人行部请示总经理同意后实施。2、降低话费指标由企管部/人行部共同依据实际工作通讯业务量或阶段性话费进行调整。3、各部门没有其它部门同意，不得使用其它部门电话。每个月各部门电话实用额，由话费查询部门在每个月30日前对照各部门电话费用标准核查后，将结果、处理意见、手机实际费用一并报财务部经理。财务部按各部门电话费用标准结算，超费自付，特殊情况需集团总经理同意核销，其它人无权核销超标准电话费。4、各部门电话不得用以私人、私事通话，如有特殊事，先请示本部门领导同意，做好具体登记，月末上报话费查询部门，按当地通讯中心登记话费清单金额到财务付款。二、国际电话使用要求1、由需要办理国际业务部门填写请示单，经总经理同意后交总经办/人行部，由总经办/人行部根据总经理指示将所要使用电话国际网打开。2、办理国际业务部门使用电话必需认真、具体地做好使用统计。通话、传真完成后，由总经办/人行部负责将全部电话国际网关闭。3、任何部门或个人不经总经理同意，无权打开企业内部任何一部电话国际网，如有违反此要求或没按以上要求办理造成经济损失由行政部负责赔偿，除交付所使用费用外，罚款200元。三、通讯费用支付、报批1、通常企业支付手机、BP机、均由总经办/人行部负责管理。每个月周一由总经办/人行部向邮局查询以上通讯费用使用情况，如手机余额较低时，由总经办/人行部负责为手机交费，每个月最少交费额为持机人月定额费用；持机人出差时另行付费；其它通讯设备按其各自缴费额要求进行交费。2、月末由总经办主任/人行部经理将当月各部门电话费用额、奖罚处理情况及各手机使用者费用额报总经理阅批。3、电话费用需预交，可由总经办主任/人行部经理按其权限办理。四、通话注意事项1、接听电话一律用文明用语：“您好！希波集团”或“您好！希波”。2、接、打电话用语应尽可能简练、明确，以降低通话时间。3、每次通话时间以三分钟为限，长话短说，简练扼要，长途电话使用前应对讨论、商洽内容加以构思或拟出提要。以免耗时占线，浪费资金。4、通话重视礼貌，表现企业良好文化素养和精神风貌。5、打电话通常电话零声响五次无人接听，即挂机。接听电话通常在铃响三次内接听。6、各部门查找电话号码可到总经办/人行部查阅电话号码簿，查询不到方可播打114进行查询。相关计算机上网使用相关要求为加强并规范集团办公自动化，提升部门间信息传输速度和工作效率，制订本要求。一、集团所属以下部门及个人可实施计算机上网办公：集团总经办、人力资源部、研发部、综累计划部、企划部、企管部、各分企业人事行政部、集团各副总、销售总监。二、全部可上网部门及个人必需建立上网统计，并认真填报，月末交电话费用核实部门。三、实施计算机上网办公部门（个人）之间传输信息，应尽可能采取电子邮件形式发送和接收。四、为确保信息安全，在信息收发完成后须将收（发）信箱内相关信息删除。五、工作需要时可上网查询信息、收发电子邮件，但必需认真做好上网时间统计和使用统计并依据本部门实际情况制订出固定查询邮件时间。六、严禁利用计算机上网聊天、娱乐、下载和工作无关信息等。第五章办公用具管理企业办公设备、用具管理要求一、范围企业办公设备/设施包含：计算机（含手提式）、打印机、扫描仪等计算机隶属设备、复印机、传真机、电话、验钞机、打卡机、办公室内空调、饮水机、办公桌椅、沙发、档案柜、窗帘、盖布、计算器、算盘、各类文件夹、订书器、打孔器、剪刀、削笔刀等一切办公设备/设施。企业办公用具包含：软盘、胶水、双面胶、钢笔水、圆珠笔、炭素笔、铅笔、橡皮、纸张等消耗性物品。二、建帐1、企业全部办公设备均须建帐，建帐时按各部门/科室由财务人员、企管部人员共同盘点，属办公设备/设施均须一一登记入帐，并由物品使用部门经理签字确定。登记时各部门/科室人员必需主动配合，如实上报。2、企业全部办公设备必需贴有统一形式标签方便查对查实。3、企业办公设备/设施购置时必需经过设备设施管理人员签字，方便确保企业办公设备/设施台帐正确性。财务部见设备设施管理人员签字后，方可给购置办公设备/设施报销。三、购置1、办公设备/设施及办公用具购置由需求部门根据“物资采购程序”及物资采购审批权限进行办理。2、全部办公设备/设施及办公用具，全部由办公驻地财务部统一管理。3、办公用具购置由需求部门提报领用计划，部门经理同意，交财务部，财务部按办公用具台帐，确定购置是否、购置数量，实施采购（分企业可交由采购员实施采购）。4、常规消耗性报表应按其消耗水平确定印刷、订购数量（各部门提报计划时应附报表格式）。四、保管和发放1、办公设备/设施购置后由财务部通知需求部门办理领取手续，并建立台帐，加贴标签。2、全部办公用具全部必需登记台帐。3、必需清楚掌握办公用具库存数量，常常整理和清扫，必需时实施防虫等保全方法。4、购后物资立即通知需求部门领取。5、领发物品随时记帐，计算余量，方便掌握库存数量。五、监督和考评办公用具每个月月末盘点，监督发放数量及各部门消耗办公用具费用：1、办公用具每个月月末盘点，要求结余物资帐物相符。2、查对办公用具领用单和办公用具台帐显示发放数量。3、财务部经理查对各类办公用具收支、实物台帐。4、办公用具管理员计算出各部门办公用具费用，根据各部门办公费用指标核实，将情况汇总上报财务部经理，并通知超标部门，超标自负。六、注意事项1、严禁职员将企业办公用具作为私用。2、为控制办公用具费用，节省经费开支，每个职员必需节省使用多种办公用具，不得浪费。凡后面能够书写纸张（但文件、财务报表等涉密材料不可利用）应该妥善保管，以备做打初稿用纸，违反者一次罚款5元。3、内部传阅多种初稿尽可能利用使用过纸（正面有字，反面能书写），不准使用企业统一印制稿纸，如有违反者一次罚款5元。4、各部门制订多种表格必需本着节省用纸、压缩篇幅标准，能小尽可能小，不得有显著空白。5、正常消耗性文具用具如：圆珠笔、炭素笔、胶水领用时交旧领新，不然不予核发。计算机使用管理要求一、计算机归口管理部门为总经办/人行部。二、归口管理部门负责对计算机利用长远计划；负责软件开发计划；负责组织计算机技术培训；负责对分散使用计算机保密、病毒检测清理、是否安装游戏软件等方面进行不定时检验；负责计算机故障时联络维修单位进行维修。三、计算机中全部软件为集团全部，任何人不得私自复制、转让或出售。四、输入计算机信息属企业机密，未经同意不准向任何人提供、泄露信息内容；全部计算机均要加设屏保密码，对于绝密文件应对其加设密码防护（离职离任时须将计算机密码通报监交人）。五、信息载体必需安全存放、保管、预防丢失或失效；关键信息要拷贝软盘或移动硬盘，离职、离任时须将硬盘、或移动硬盘及软盘内容交接清楚。六、软盘使用前，必需确保无病毒；由各计算机使用部门制订病毒作业计划（含检测周期、时间、方法、工具及责任人），报总经办/人行部检验其实施情况。七、计算机操作人员应珍惜多种设备，降低消耗、费用；对多种设备应按规范要求操作、保养。发觉故障立即报请维修，以免影响工作。八、计算机若两小时以上不使用，则须关机，班后将计算机及隶属设备（打印机、扫描仪等）关闭，检验断开总电源。九、计算机应由专业人员操作，严禁非专业人员操作使用，不然，造成设备损坏应照价赔偿，未经计算机保管人同意不得动用她人计算机。十、不得利用计算机上网传输私人信件、下载私人材料；无上网权部门不得利用计算机上网，特殊情况需请示总经办主任/人行部经理同意后，方可上网。十一、全部计算机不得安装游戏软件，严禁将计算机用于私人学习或游戏。复印机使用要求一、复印机是高级办公设备，必需由专员负责使用，其它人员一律不得私自动用，并由总经办/人行部负责监督、检验。如有违反者一经发觉处以10元罚款，造成设备损坏，由其赔偿经济损失。二、专责人要认真学习掌握复印机使用，保养基础知识，并严格按操作规程使用，保养，并根据复印机保养协议，定时联络落实保养工作，出现故障由专业技术人员负责修理。三、为了节省费用，各部门领导要严格控制复印量。四、为了延长复印机使用寿命，实施定时开机复印措施，每日开机两次，集团9：00-16：00；分企业10：00—11：00、15：00—16：00为开机复印时间。其它时间，有极特殊情况经总经办/人事行政部同意后，方可开机复印。第六章机要保密管理相关保密工作若干要求一、总则1、保密工作关键任务是预防失密、泄密和被窃密事故发生：所谓“涉密事项”，是指一旦披露或公之于众，给企业管理和未来发展带来重大不良影响，乃至造成重大损失事项。2、涉密人员是指那些因工作岗位和工作职责，需要常常接触涉密事项人员，和因工作需要偶然接触涉密事项人员。3、保密工作是关系到企业命脉，必需引发我们重视。保密工作包含企业方方面面，绝对不是少数涉密人员事情，必需增强全员保密意识，加强组织领导。二、相关保密工作组织领导为加强对保密工作组织领导，经研究决定成立集团保密工作领导小组：由集团各副总、分企业总经理、集团总经办主任、分企业人行部经理、销售内勤等组成。集团及各分企业保密工作关键包含以下内容：（一）文件保密文件保密，是集团及各分企业印发文件（含图表和传真）需确定合适密级，并根据密级管理要求严格控制。为了规范文件保密工作，现将文件密级确定标准及管理要求明确以下：1、秘密文件---是指以集团或集团各部门、各分企业名义下发，能够在公开场所学习讨论、并要求落实实施文件，和相关规章制度等。2、机密文件---是指以集团或集团各部门、各分企业名义印发，只供部分部门或相关人员学习、落实实施文件，如：相关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售用户资料等。这类文件阅办人只可在要求时间内传阅不能留存或复印，事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当初还。3、绝密文件---是指以集团或集团各部门、各分企业名义印发，只供高层领导或极小范围内人员了解、知悉文件，如：希波职员工资体系和标准、品控部工艺步骤、工艺标准、品质检验汇报、生产配方、制造成本、研发部新品开发计划、正在研制中新产品试验数据、产品配方、销售企业产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，这类文件应严格控制印发数量和印发范围。4、为了落实文件保密要求，涉密人员应立即清理文件，机密级以上文件初稿及印废纸张应立即销毁，不得二次使用，更不能流失。总经办制订出文件定时收回和监督销毁制度，做到每六个月清理一次文件，各部门保管文件必需在要求时间内交回，个人手中不得留存。（二）会议保密集团及各分企业召开内部关键会议，会前要布署保密工作，进行必需保密安排，为做好会议保密工作，制订会议保密具体要求以下：1、应依据会议内容和需要，严格确定出席、列席人员，无关人员不准参与会议，不经同意，其它任何人员不得进入会场。2、不经同意，和会人员不准向外泄露会议内容。3、关键会议绝密内容，不印文件，也不准做统计。4、不准私自印发高层领导讲话统计，会议纪要内容，尤其是领导讲话，一定要交领导确定后方可印发。5、会议文件要划好密级，统一编号，按要求范围印发和传达。凡绝密文件、资料应交相关保密人员集中管理，个人不得带出会场。6、会议结束后，要对会议场所进行一次认真保密检验，对文件、资料进行清点，应收回要全部收回。许可和会人员带回文件，需附文件目录，方便和会人员回到各自岗位后根据文件目录清点，交对应部门登记、保管。（三）电子计算机保密1、涉密文件需给文件加设密码，应除存放在计算机硬盘上以外，需拷贝备软盘，以免文件内容被窃取、丢失。2、存放文件软盘不得随意放置，将其放置保密处或交给档案管理人员，不得将存有保密内容文件乱放或将软盘借给她人，存在软盘上文件也应加文件密码。（四）财务保密加强财务保密工作，必需注意以下几点：1．严禁非相关人员进入财物部门。2．财务人员不要将关键文件、报表放在桌面上，以免丢失、失密，给企业造成不良后果。3．财务人员要遵守保密制度，不得将本企业财务方面内容随意通知她人，以免给企业带来重大影响或损失。（五）生产技术保密1、和生产相关生产配方、工艺步骤、加工质量标准、质量奖惩制度等均属绝密文件，不得借和非相关人员，不得随意复印、摘抄。内部发放时须标注受控状态、加盖受控章及分发号，注意保密，做好发放统计，职员辞职、离任时要注意回收。2、生产部应严格把关，非相关人员一律不准进入车间。3、生产车间标准上不准接收参观，更不许可拍照、摄像；必需接收参观和摄像请示集团总经理同意后，方可率领其进入车间。4、生产车间配料室和关键工序严禁非相关人员入内。5、机密车间和工序不得将资料及统计带出，不得泄露。（六）人力资源保密1、本部门人员要严格保守秘密，不得泄露企业人力资源战略。2、本部门人员不得泄露企业薪资体系、标准和职员新酬。3、集团及各分企业所属人事部门首先对新聘用职员进行薪资保密教育工作，人事部门在录用报到通知单中不得注明薪资标准，严格保守薪资机密。4、集团及各分企业所属财务部门在核实、发放薪资时，应严格遵守财务保密制度，相关财务人员应有严格保密意识，不得透露职员个人工资信息，并确保薪资对号领取，不得代领。5、集团及各分企业各位职员均不得问询她人、泄露自己薪资标准。6、相关领导和工作人员不得泄露人事任免意向。7、任何人不得泄露领导单独给奖励。8、相关工作人员不得泄露职员职业生涯设计。9、未经领导同意，任何人不得借阅人事档案。（七）具体要求1、集团各部门、各分工司全部要成立保密小组，加强对本部门、本企业保密工作领导，做到组织落实。2、集团各部门、各分企业全部要制订对应保密制度，做到方法落实。3、集团各部门、各分企业全部要明确本部门、本企业涉密事项和涉密人员，做到关键明确。4、集团各部门、各分企业全部要定时召开保密工作会议，分析问题制订方法，堵塞漏洞。5、对包含秘密事项和涉密人员部门和人员，须结合绩效考评严格检验。6、外单位采取电话问询其保密数字，均不得通报或谎报，只能回复不清楚或不知道。7、假如外来人到我企业问询企业涉密情况或索要材料，未经总经理同意，企业职员任何人全部不能透漏和提供。8、各部门在工作中所使用纸张，凡包含到生产、开发、财务、销售、采购、质检等企业机密文字、数字、协议、计划内容，和企业发展动向、多种活动等资料，应在作废时立即销毁，不应做为一般用纸在日常工作中使用。9、对出现失密、泄密和被窃密事故部门，对直接责任人和负领导责任责任人，将给严厉处罚，后果严重，将提请司法部门追究其刑事责任。第七章图书资料管理企业图书管理要求一、职责1、集团总经办主任负责集团图书资料购置最终审查和资金同意。2、分企业总经理负责分企业各部门图书资料购置最终审查和资金同意。3、总经办/人行部负责对各部门购入图书资料进行盖章，加贴标签并编号，登记管理；负责定时核查各部门图书资料保管情况。4、各部门负责申请、购入本部门各类图书资料；负责本部门图书资料登记，保管、借阅统计管理。四、图书资料管理（一）图书资料申请和购入1、各部门需要购置图书资料时，应填写《图书资料购置申请书》经本部门主管确定后报总经办或人行部审批。2、申请部门经办人员持经同意《图书资料购置申请》，向财务部门申请对应款项购置图书资料。（金额在100元以下者财务部不给暂借款）3、申请部门应在申请被同意后五日内购入相关图书资料，七日内凭购书有效票据及所购图书并经总经办或人行部核收签字、登记、加盖企业藏书章后进行报销，无总经办/人行部文员签字，财务不予报销购置费用。（二）图书资料登记1、购回图书杂志一律交由总经办/人行部文员造册登记，登记书目并加盖企业藏书章，粘贴标签并编号。2、各部门指定专员作为本部门图书资料管理人员，进行本部门书目登记和借阅登记管理（该管理人员姓名须在总经理办公室或相关人事行政部进行登记立案）。3、全部图书必需按图书管理卡要求进行登记，写明图书名称、作者姓名、出版社名称、出版年月、价格。4、全部图书均应在书脊加盖企业藏书专用章。（三）图书资料保管1、图书资料管理人员负责对图书分类、整理和借阅工作。必需妥善保管各类图书资料。2、集团总经办/人行部每三个月对各部门保管之图书资料进行核查一次，具体时间为每十二个月3月、6月、9月、12月最终一个工作日。3、若发觉图书毁损或丢失，由总经办或人行部协同保管部门进行责任追查，由责任人重新购入一样书目，确实无法购入者，根据图书资料原价进行赔偿。（四）图书资料借阅1、总经办/人行部文员负责集团/分企业图书资料保管及办理借阅并登记；各部门图书资料管理员负责本部门保管图书借阅并进行借阅登记。2、凡属本集团系统内职员，出据借阅手续后均可借书阅读。3、借阅图书要按时归还，杂志十天内，长篇图书30天内归还，如因工作需要不能近期归还时，可续办手续。4、造成损坏或丢失者按原价重新购置或赔偿。附件：图书资料购置申请书申请部门经办人购书用途书目价格累计金额审批部门确定总经办或分企业总经理确定第八章法律事务、协议管理法律咨询措施企业设常年法律顾问负责企业日常法律咨询事务。法律顾问工作关系隶属于企管部/人事行政部，其具体业务活动对企业法定代表人负责。法律顾问基础职责有：帮助企业领导实施法律，法规，对企业重大经营决议提出法律意见；参与起草、审核关键规章制度；审核企业协议、参与重大协议谈判和起草工作；办理企业商标、专利、商业秘密保护等相关法律事务；接收企业领导委托，代理企业诉讼案件；负责对企业职员进行法律知识培训；办理企业领导交办其它法律事务。凡包含企业根本利益，而且以企业名义对外做出多种包含备忘录、回复意见书，证实，信函、协议书及电子邮件等法律文件，必需交由法律顾问事先审核无误后再发给对方。对企业总经理、副总经理提出咨问询题，法律顾问应以意见书形式呈报给企业领导，而且做到快捷、正确，不出任何纰漏。企业各部门在日常工作中包含到法律问题，可由部门领导直接向咨询法律顾问。咨询者必需实事求是、客观、公正反应事物原来面目，不得隐瞒或夸大事实真相。法律顾问对所做出咨询意见，应专题、书面记载于统计中以备查考。法律顾问必需为所提供法律意见正确性负责。对司法机关就具体法律问题或案件来函或到访，统一由法律顾问接待，并负责做出解释或回复。未经许可，任何部门或人员不得私自行事。对需要由法律顾问办理专题法律事务，当事部门必需事先以书面形式报请总经理同意，并由企管部/人行部经理具体安排法律顾问受理。对所发生各类诉讼案件，统一交法律顾问负责主办，各相关或当事部门必需亲密联络，除提供相关情况介绍外，还应出具对应证据材料。协议管理要求为了加强协议管理，规避经济风险，现就协议管理做以下要求：一、协议管理实施审签制、授权制和承接责任制实施程序控制和实体控制相结合措施，提升协议管理工作质量。二、本要求所指协议范围，包含采购协议，经销协议、广告全同、运输协议、承揽协议、技术协议、保管协议，和对外签订多种协议。三、全部协议（协议）均由企管部统一管理，全方面审核和保管。四、全部协议（协议）在签订前，必需经企管部或法律顾问审核无异议后（审核时间为三天），方可进入签订程序。五、签署协议（协议）当事部门，是协议管理第一责任部门，关键领导是第一责任人，坚持“谁主管谁负责，谁承接谁负责”标准。六、凡对外发生有约定性经济行为，必需采取书面方法签订协议书或协议书。七、协议中关键条款如：当事人名称或姓名、住所、标、数量、质量、价格、推行期限、地点、方法、违约责任、处理争议方法等必需完备严谨。非关键条款如：付款方法、包装方法、检验标准和方法、协议推行地、担保方法和协议使用期限等，全部应有利于维护企业正当权益。八、凡以企业名义签订协议，必需有企业法定代表人授权，没有授委托或超出授权委托范围，以后又未被企业追认所签订协议，其民事行为后果由签订人（行为人）负担责任。九、对属于常常性、日常业务范围内协议签订，暂定授权部门主管，实施每件协议均单独授权委托。对超出部门日常业务范围协议（协议）签订，必需有企业法人专题授权或企业领导同意，不然无效。十、签订协议（协议）时，必需认真核实对方主体资格、资金信用能力和推行能力，严格防范协议诈骗，非法定代表人代订协议，须核实其代理权及其代理权范围。对欲建立业务关系新用户，应优异行实地调查，确定其资信履约能力后，方可签订协议。十一、签订业务性协议，应使用协议专用章，协议章由专员保管，使用时应推行审批手续。法律顾问审核协议时需加盖协议审核专用章。十二、企业对协议原件，即协议书信件、数据电文（包含电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件）实施双层管理，即承接部门和协议归口管理部门。各业务部签订协议（协议）原件，由企管部负责管理，协议承接人使用复印件。十三、部门经理以上人员签署协议（协议）权限以下：1、集团部门经理有签署一次性标额1万元以下协议（协议）权力。2、分企业部门经理有签署一次性额5000元以下协议（协议）权力。3、集团副总有签署一次性标额10万元以下协议（协议）权力。4、标额10万元以上协议（协议）必需经集团总经理同意后方可签署。5、标额5万元以下协议（协议）由企管部审核把关，5万元以上协议（协议）由法律顾问审核把关。十四、协议（协议）签署程序1、协议（协议）签署部门将协议（协议）初稿交法律顾问进行审核，企管部进行价格审核。2、企管部对协议（协议）进行最终审核后，承接部门再依据要求推行审批手续。十五、企管部负责对协议（协议）推行情况进行监督和检验。十六、注意事项：1、属于对外经济协议，必需根据审批权限层层核批，经济业务主办部门（或人员）即协议起草部门（或人员）必需反复仔细斟酌协议条款，做到语言精炼、措词严谨，无文字和数字疏漏和错弊；做到无常识性错误、漏洞。2、任何经济协议，必需加盖协议双方公章或协议专用章，并加盖骑缝章。3、协议必需由双方法定代表人或授权代表签字，协议必需标明当页页次和总页数。4、协议必需注明一式几份，双方各存几份。5、协议内容中修改地方，必需加盖双方公章或协议专用章，或法定代表人名章。6、必需明确协议附件是否是协议一部分，和协议条款有没有相同法律效力。7、协议必需注明生效日期。8、协议必需编号，用印申请中心必需填写协议编号。9、每个协议主办部门和人员要各司其职，对协议校对、履约应负担对应责任。第九章接待、外事管理相关统一招待费标准要求一、凡到企业办事一般业务人员、办事人员，不需特殊招待客人，只负责招待午餐。标准和企业提供统一午餐相同，由该部门经理填写“希波集团午餐招待券”交总经办/人行部办理订餐。二、需特殊招待，如企业常年关系单位、老好友，到企业来应由接待部门填报请示单，由主管副总同意后按标准接待，请示单内容要写清客人姓名、单位、职务、人数、就餐地点、估计金额及陪同人员等。三、副总出面或安排接待不需填写请示单。四、用餐标准：1、属终年关系单位、老好友，企业应设一人陪餐，每人按30元标准招待。2、属副总经理、副厂长，企业应设一人陪餐，按35元标准招待。3、属总经理、厂长、企业应设二人陪餐，每人按45元标准招待。五、陪餐要求：1、如客人下午离开企业，中午可陪餐。2、如客人下午不离开企业，中午可享受统一午餐。晚餐按以上标准招待，早餐自行安排。六、餐费报销票据要求各部门招待客人报销餐费时，需有正规发票及就餐明细单据，明细单中注明多种菜、酒水、饮料、主食数量、金额，不符合以上要求，财务有权不予报销。相关内部宴请招待要求为转变工作作风，提升工作效率，就集团系统内部工作往来中接送站及宴请招待等事宜做以下要求：一、各级管理人员应该深入转变工作作风，在工作中做到不讲排场，不给她人找麻烦，不要非份东西，往来接待部门应取消一切宴请活动、检验指导工作管理人员应拒绝一切超出要求接待活动，养成良好工作习惯。二、集团副总经理以上人员，能够按从简标准安排接送站，集团、各分企业内部往来人员接、送站安排一律取消，由本人乘公交车自行前往目标地，公交车确实不方便，可乘出租车，并给报销其乘车费用。三、本要求实施过程中如确有特殊紧急情况需要安排接送或通常接待，需严格根据审核程序及权限，报请主管领导审批。第十章请示汇报管理相关请示汇报要求一、正常情况工作中碰到以下事情，应和主管领导请示、汇报。请示：没有文件明确要求；超出自己职权范围；没有处理过。汇报：领导问询过及交办工作；发生不正常事情及结果。1、在正常情况下，职员遇四处理不了问题应请示本部门经理；部门经理遇四处理不了问题应请示分管本部门副总经理，副总经了处理不了问题请示总经理。2、已经接到下属请示领导，自己处理不了应请示主管领导，不应让下属越级请示，使问题得到立即处理。3、上级交办工作要立即汇报，不管完成是否，均要立即汇报进度，平行部门间工作也应立即回复。二、外出汇报1、凡外出办事，成功是否，均要在办事现场立即同主管经理请示、汇报，养成高效率、快节奏工作作风。2、外出人员到目标地后，当晚找到住址要同主管领导汇报住址、电话、换地点或离开当地前，应先向主管领导请示、汇报，方便于主管领导决定是否能够离开，或交待其它工作。3、外出人员没立即汇报住址、电话、财务部在报销时按出差人部门经理批注扣罚其当月奖金。三、数据汇报各部门向领导汇报新工艺、新产品、材料预算、成本核实等应细致、正确、调查、研究，按以下程序进行汇报：1、多种数据不能听说，必需自己验算，并有公式。2、考虑多个原因，综合分析，有理有据。3、明确汇报内容，采取公式化，并对多种数字起源列出计算公式。4、对公式中难以表示清楚数字做具体补充说明。四、汇报程序1、不许可以停工形式向上级反应问题，不许可以煽动聚众起哄形式反应问题。2、反应意见提议可采取书面、面谈等形式反应问题，如需和上一级领导面谈，必需选派不多于三人代表，进行协商，主管领导不能处理问题，应向上级领导汇报，以达成最终处理问题目标。3、各级领导必需做好职员上访人员思想工作，发觉问题及早处理，用有效工作方法化解矛盾，如出现越级上访停工滋事事件发生，将追究直接领导责任，同时对主任50元/次、厂长100元/次，生产部经理150元/次进行逐层扣罚。4、对违犯国家法定法规，私自聚众滋事肇事者，除开除企业外，还将送交司法机关追究其法律责任。5、如违反本要求，造成一切损失，将由参与者负责赔偿。相关向董事长请示汇报要求一、各部门向董事长请示汇报工作必需使用文件夹，呈送董事长。二、请示工作所写书面材料必需字迹清楚，简明扼要。三、董事长直接管理部门材料、报表可直接报送，其它部门材料、报表如要报送董事长，可将材料、报表送到总经办文员处，由文员连同报纸一并送董事长室（董事长指示立即报送材料、报表除外）。四、请示工作时，如董事长在办公室，敲门后不要等董事长回复即可进入请示工作。五、董事长办公室有客人或其它人汇报工作时：1、只需简短请示、汇报；需董事长签字，且该签字内容不需解释，属正常付款等事宜；给董事长呈送不需立即回复汇报材料等情况，请示人直接进入，得到指示或将汇报材料放置董事长办公桌上后退出。2、需要和董事长共同探讨、研究问题；请示一些关键问题；需长时间汇报工作；需董事长签字，且该签字内容需要解释等情况，则请示人应在董事长会客后，另行请示。六、董事长指示后文件和材料，一律到总经办登记（分企业到人行部登记），登记要写清文件和材料名称及签批意见，签批日期，方便催办完成。七、董事长指示后文件和材料，各部门要妥善保管，预防丢失；需要存档，一律复印存档。相关递交月工作总结要求一、范围企业全部管理人员每个月全部要对自己工作进行总结，填写“工作汇报表”，以书面形式向主管领导总结汇报。二、时间每个月30日前将“月工作总结”交人力资源部/人行部，出差人员以信件或传真形式递交；有保密事项时，可用信封密封后上交。经人力资源部/人行部登记后，转交总经办，由总经办分发：副总经理和总经理直属部门经理“月工作总结”呈报总经理，其它人员“月工作总结”分类后交各部门主管副总经理或部门经理。三、格式按固定格式填报，不可漏项，关键有以下几方面内容：1、本月计划内工作、非计划内工作完成情况；2、工作中存在关键问题，采取了哪些整改方法；3、工作中存在困难及提议；4、本月最满意、最不满意工作；5、下月工作计划。四、考评对不按时交“月工作总结”人员给处罚，部门经理以上人员每次罚款40元，其它管理人员每次罚款20元，每个月3日，人事行政部将上月不按时交“月工作总结”人员名单交财务部，在当月工资中扣除。相关填报《周工作计划单》要求为深入加强各单位工作计划性和连续性，立即反应情况、处理问题，不停提升集团整体工作效率，集团总经理决定在继续实施月份工作计划基础上，集团上下级之间及各单位内部实施《周工作计划单》管理措施。《周工作计划单》内容见附表，填报要求以下：一、上周计划工作完成百分比，只需填写完成百分比，不需列出具体工作内容。二、集团总经理直管部门和人员，周工作计划应于每七天一8:00前交到总经办，公出期间应在此时间传至总经办。三、此工作计划单各部门责任人应向下属职员推广使用。四、有保密事项时，可用信封密封后上交。周工作计划单部门：姓名：年月日一、本周计划工作完成%二、负责部门现在情况和形式三、存在问题和困难四、提议和方法五、下周工作计划报表制度为深入规范报表制度，理顺报表关系，明确报表程序立即间，以确保向企业领导及上级主管部门立即、正确地上报多种数据，为领导决议提供科学依据，依据《中国统计法》相关要求及本企业实际，制订本制度。一、各部门统计员为部门报表第一责任人，具体负责相关数据统计、汇总、上报及领导随时所需数据上报等具体统计报表工作，并对所报数据负责。二、各部门报表人要认真学习统计政策、法规、制度，掌握统计基础知识，明确本身职责，认真、正确、立即统计上报多种数据。三、严格遵守报表时间，确保多种报表数据时效性。上报上级主管部门报表按上级要求时间上报，各部门报表责任人必需在要求时间内完成数据统计及报表工作。四、根据报表程序，需两级或两级以上呈报、查对、汇总报表必需按时逐层呈报，呈表人应和受表人亲密配合，不得相互推诿、扯皮，影响工作。受表人有提前两天向呈表人提醒催办责任和权利，以确保报表立即报出。五、各部门领导对统计报表工作负有审查和领导责任。对本部门形成数据和报表要认真审核、签字认定。六、两级以上报表，每级受表人为下级呈表人审核人，需横向查对数据报表人互为审核人。七、报表责任人有责任和义务保守企业机密，不得私自把报表数据汇露给非受表部门及非受表人。保管好报表，不得遗失。八、报表责任人如未能认真推行工作职责，发生延报、误报、漏报、泄密、遗失等责任事故，按情节给予追究责任。九、统计报表工作由人力资源部/人行部负责考评，由财务部实施处罚。第十一章其它规范管理希波集团计划管理要求一、目地为了加强各项工作计划性，增强工作之间协调性，强化规范企业计划管理工作，结合企业实际情况，特制订本管理制度。二、计划管理范围及内容1、企业实施全方位计划管理，销、供、产各单位及部门；技术管理、行政管理部门，凡企业独立设置单位、部门全部实施计划管理，工作全部要有目标、计划。2、计划管理关键包含销售计划、生产作业计划、物资历供给计划，部门工作计划四大类内容。3、依据编制计划目标、时间区间不一样，按时间分类可分为月度计划、季度计划、年度计划、近期计划、中短期计划、长久计划（计划）。三、销售计划1、销售计划，由销售企业负责按月、年度编制出企业月度销售计划、年度销售计划。2、编制销售计划依据，首先销售企业各销售区域总经理要掌握所辖城市对企业产品需求信息，每个月25日之前和经销商进行协商，确定出下月品种、规格需用量，编制出市场下月份销售计划，于25日前报销售企业。3、由销售企业编制出企业月份销售计划，于每个月28日前交报综累计划部、集团财务部。四、生产作业计划1、生产部根据综累计划部月生产量及储运部临时生产计划通知，编制出生产作业计划。2、编制生产作业计划，必需根据以销定产标准，生产单位必需发明条件满足产品需求量。3、生产部必需立即核定出多种生产定额，并确保定额科学性、优异性、合理性，为编制生产作业计划奠定基础。五、物资供给计划1、生产部编制出生产作业计划同时，依据各产品品种各类定额计算出各类原料、辅料等当期需求量，编制月度物资需求计划，报企业主管领导同意后下达给采购部实施；市内采购物资可由生产部临时下达物资采购计划单进行采购，但生产部门需标明需求日期并预留采购时间。2、物资需求计划必需对各类所需物资数量，采购时间期限做出明确界定。3、采购部依据综累计划部、生产部下达物资需求计划，结合各类物资库存情况，编制出月度物资采购计划，报主管领导同意后实施。六、部门工作计划1、集团各副总、各部门经理及分企业各部门（独立设置单位）经理，于每个月底30日前依据企业领导要求和各自职责编制出下月份工作计划，报主管领导同意后，交人力资源部/人行部监督实施。2、编制部门月度工作计划依据是部门工作职责标准，标准上能量化必需量化。3、部门月度工作计划关键应包含：关键关键工作内容、方法、完成时间、具体责任人。4、在编制部门月度工作计划时要和部门经济责任制实施细则配套，必需做到任务、方法、责任、考评措施落实，确保工作计划按期完成。七、管理和考评1、企业人力资源部/人行部是计划管理工作综合协调、监督、检验、考评部门。2、人力资源部/人行部有责任根据各部门工作计划进行监督检验计划实施情况。3、在实施计划过程中，部门间发生不协调现象，由人事行政部负责协调。4、各部门计划完成情况纳入绩效考评之中，由人力资源部/人行部负责按绩效考评相关条款进行考评，兑现奖惩。希波集团办事规则为了深入规范办事程序，明确办事规则，特制订本制度：一、安排工作1、各级职员工作安排，根据从上至下领导体系进行。在每个职员作职责范围内，接收上一级主管领导工作安排，服从上一级主管领导领导，对主管领导所安排工作不得拒绝不办或借故拖办，要保质、保量按时完成工作任务。2、领导在安排工作方面，要坚持不越权指挥标准，上级领导通常情况下，不直接向下二级以下人员安排具体工作，如主管领导不在或特殊情况除外。3、领导安排下级工作时，要具体交待工作性质、目标、任务、完成时间，并有责任指导制订计划、周密安排，以确保工作任务完成。4、职员有责任和义务完成主管领导安排本职职责范围内工作，如有意见，完成有困难，可和主管领导商议沟通，当面讲明情况，不得背后发表不利于工作、团结及有损于领导威信言论或阳奉阴违，以致影响工作完成。二、督导检验1、领导在给下级安排部署工作后，要常常检验立即掌握和了解工作进展情况及出现困难和问题。2、针对工作中出现困难和问题，领导要立即给予指导、帮助处理工作中具体困难，职员要虚心接收领导检验和指导，并发明性开展工作。3、领导必需监督工作过程，纠正工作偏差，对下属工作中出现失误，其主管领导负有检验督导不利领导责任。三、请示、汇报1、工作中碰到没有文件明确要求，超出自己职权范围，没有处理过事情要立即向主管领导请示。2、工作中发生不正常事情及结果，领导交办任务没有完成，要立即向领导汇报；领导交办工作完成后立即向领导汇报，外出人员抵达异地找到住址后要立即向主管领导汇报其住址、电话等。3、请示和汇报必需由下至上逐层进行，不得越级进行请示和汇报。对越级请示汇报者，接待领导应不予受理，主管领导不在或特殊情况除外。4、针对下级两次以上请示、汇报、主管领导不予处理或回复，下级有权向更上一级领导反应情况，并可视做领导同意给予办理，所造成后果及损失，由其主管领导负责。四、反应情况1、下级对主管领导有意见、见解应采取沟通方法给予处理。2、下级有责任和权力对主管领导错误决定和违反企业规章制度做法给予提醒或向其上级领导汇报，以避免发生不良后果。以下级未提醒上级，对所发生后果负有提醒不到责任。3、下级有权对主管领导存在严重问题，直接越级向上级领导反应。五、复命、回复1、对主管领导交待工作完成后，要立即向领导复命，使领导掌握所交办工作结果，以做出对应工作安排。2、对平行部门协办工作，完成后也要立即通知，使协办之事有所回复。六、总结主管领导在得到下级完成任务复命后，针对工作是所取得成绩、经验、教训等要进行必需总结，成绩要肯定、要表彰奖励。失误和过失要批评、要处罚，经验教训要吸收，重大工作要形成书面工作总结，经过工作使职员素质和工作能力不停得到提升。问责制度一、问题分类及责任划分（一）、财务方面1、因为保管不妥，将现金、支票、汇票、增值税发票丢失，由责任人全额负担由此造成经济损失。2、因为工作疏忽，对外统计数据不准，给企业造成损失，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。（二）、采购方面1、因为计划不周或不按计划采购，造成原辅料大量积压，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。2、因为保管不妥，使原辅料、包装物、低值易耗品丢失，由责任人全额负担由此造成经济损失。3、因为保管不妥，使原辅料、低值易耗品发生过期、缓化、变质、发霉、腐烂，由责任人全额负担由此造成经济损失。4、采购前，不进行货比三家，发生高价采购原辅料、低值易耗品，由责任人全额负担由此造成经济损失。5、采购前，即使进行了货比三家，并经企管部门同意采购原辅料、包装物、低值易耗品高于实际价格，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。6、采购不立即，影响生产，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。7、采购不合格原辅料、包装物、低值易耗品，由责任人全额负担由此造成经济损失。8、因为保管不妥将现金、支票、发票丢失，由责任人全额负担由此造成经济损失。9、没有协议约定及协议，预付货款而未购回原辅料、低值易耗品，由责任人全额负担由此造成经济损失。（三）、储运方面1、不能统筹安排发货，造成发货延误（订货数量少、配车难除外），由责任人按百分比负担由此造成经济损失。2、出现发货数量、品种错误，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。3、因为保管不妥，造成产品丢失、缓化、超保质期、霉变，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。4、因为保管不妥将现金、汇票、增值税发票丢失，由责任人全额负担由此造成经济损失。（四）、销售方面1、在承包期间，发生货款拖欠，产品超保质期、缓化，由责任人全额负担由此造成经济损失。2、在任职期间，因为个人原因，造成经销商不再代理，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。3、在任职期间，因为保管不妥，将办公设施丢失，由责任人全额负担由此造成经济损失。4、订单下达后，如因改变订单而造成产品积压，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。（五）、综累计划下达生产、采购计划不正确，影响生产和销售，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。（六）、生产方面1、出现重量不足，数量不够，包装内外不符等问题，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。2、出现配错料、设备损坏等问题，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。3、违章操作出现安全事故等问题，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。4、未能完成产量和品种计划而影响发货，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。（七）、品控方面1、工作不认真，未严格按标准进行检验，出现原辅料和产成品质量下降等问题，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。2、因为检验不立即，影响生产和发货，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。3、因为不能严格按标准进行检验，投诉包装有问题，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。（八）、其它方面1、不实施请示汇报制度，私自作主，由责任人全额负担由此造成经济损失。2、下达错误指令，指挥失误，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。3、不实施保密制度，有意泄密，由责任人全额负担由此造成经济损失。4、对协议、协议等审核把关不严，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。5、对外交往，因为协调处理不妥，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。6、对外合作，因为工作渎职，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。7、项目开发、品牌输出、选择供给商、经销商和代理商，因为审核把关不严、工作渎职，由责任人按百分比负担由此造成经济损失。对于上述行为，责任人负关键责任，直接领导负次要责任，主管领导负间接责任，责任百分比为7：2：1，只有一级