船舶内部审核-审核要素

船舶内部审核-审核要素船务有限公司SHIPPINGCOMPNAYLIMITED体系管理-内审附录6PAGE第6页共6页船舶内部审核审核要素船舶审核具体方法、内容及步骤与岸基活动审核有许多相似之处，但在船舶审核时要注意不能等同于对船舶的安全检查、海事调查或船舶检验，即不能过分拘泥于对船舶及其设备本身缺陷，以及船舶及船员证书不全或不适当等表面现象的审核，而应透过现象看本质，将重点放在船舶实际管理上，紧扣船舶各岗位职责，抓住船上关键性操作、关键性设备及技术系统维护保养、紧急情况反应及应急演习、船员培训及考核、船岸之间的有效联系以及体系运行特别活动这些审核重点，搜集相关客观证据，找出造成所存在问题的原因及管理上所存在的不足或问题。在实施船舶审核时，审核员应将现场检查情况和实际操作情况结合起来进行，可采取交谈、询问、抽查记录和通过实际操作来验证等方式。船舶审核应与公司岸基审核紧密结合、相互印证。船舶审核时一般按照船长、甲板部、轮机部进行审核分工，其中对船长的审核非常重要。在审核过程中，还应了解并考虑船舶的种类、船舶的航行区域、船舶的总吨位(载客定额)、船舶的建造日期查具体活动记录，并现场验证船员的语言交流能力及船岸之间的信息沟通情况。审核员应通过与船员交流，以验证船员是否理解船上备有的用适当语言编写的工作须知，特别应注意船舶有关场所所张贴的操作须知，如救生艇、筏降落须知是否用船员懂得的语言编制。常见问题：对指定人员的监控作用理解肤浅，不能按照规定及时发现并提供相关信息，如：在上报公司有关职能部门各项需求未得到有力支持的情况下，不能及时向指定人员进行反馈；不了解船长对船上体系运行的监控作用，对相关指令执行不力，如：在自觉熟悉体系内相关职责及程序和须知、主动发现本部门不符合并及时上报等方面；不明确安全管理体系相关信息的具体内容的传递方式和途径，各种安全管理信息不能获取；高级船员对外交流能力(如用英语进行口头和书面沟通)不足；不能认真贯彻公司有效性评价和管理复查报告中所提出的相关措施，对与本船无关的往往不重视，不能做到对同类事故或险情的事先预防；没有形成相关记录或记录不规范。4.船上关键性操作方案(或须知)的执行情况审核要点：是否清楚公司已认定的船上关键性操作；是否熟知本部门、本岗位相关的关键性操作方案并熟悉其相关职责要求和具体操作要求；对已标明的各项相关船上关键性操作是否按规定方案予以执行；实际操作技能和熟练程度如何，对本部分的审核是船舶审核的关键要求之一，尤其对于船舶甲板部和轮机部的审核。注意事项：在审核过程中审核员可在简单交谈、询问的基础上，现场核对相关记录，一般情况下应要求船员进行现场实际操作(条件允许的情况下。船上关键性操作的抽样应考虑船舶动态、类型、航线和货物装载、审核可用时间等因素)，以验证对具体操作方案的熟悉和熟练程度，进一步搜集现场客观证据。在审核过程中，审核员还应注意的是，对公司制定的船上关键性操作方案中有关不适应的内容或具体规程规定，船员是否能够及时报告并提出相应修正意见或建议，是否明确对需新认定的船上关键性操作提出意见或建议的工作流程等。常见问题：对本岗位所涉及到的体系文件明确规定的关键性操作不清楚；不熟悉方案的具体内容、不能严格执行方案的具体规程和操作要求(仍按照习惯作法进行操作)、操作过程不熟练；没有形成相关记录、记录不完整或不具体；不能及时报告现有方案中不适应的内容或规定要求。5.应急反应及应急训练和学习情况审核要点：对已发生的紧急情况(包括事故或险情)，船舶是否按规定启动了应急反应程序，采取了有效的应急措施；船舶按体系文件规定所制定的应急训练和学习计划是否覆盖所标明的紧急情况，是否按计划进行演习，演习的周期是否符合文件或强制性规定，演习的内容、步骤和记录是否符合要求(重点审核救生、消防、碰撞、搁浅、应急操舵和溢油的演习质量)；船岸联合演习是否进行，船岸相关记录是否协调一致。注意事项：在审核过程中，审核员应仔细检查应急反应准备、处理及事后原因分析和纠正预防措施方面的相关记录。应特别注意对原始记录的检查，以分析应急反应的及时有效性，进而判定应急反应全过程与体系文件的符合性和应急反应质量。通过对船舶的审核，亦可进一步核实公司对船上紧急情况的应急反应质量，船长绝对指挥权力能否得到体现，从而有效提高审核组对公司船岸活动审核质量和水平；现场抽查应急训练和演习的执行情况，检查并验证训练和演习是否按规定步骤进行、船员是否表现出良好的应急反应技能。常见问题：船上发生紧急情况时的反应没有严格按照文件规定要求进行，缺少应急反应的原始记录，而仅仅保存事后的整理记录，对事故或险情没有进行原因分析，无整改措施；船上所制定的应急训练和演习计划没有经过岸基有关部门或人员的审批，不能合理覆盖已标明的各种紧急情况，训练计划内容有遗漏，实际训练存在不严格、不认真和走过场的现象，船员对反应过程不熟悉、行动迟缓、操作不熟练，相关记录内容不完整、不具体、不规范或存在做假现象，演习内容千篇一律，缺少实战性、针对性；船岸联合应急演习简单、应付，记录与公司不一致。6.不符合规定情况、事故和险情的报告和分析审核要点：对不符合规定情况的发现及报告途径是否明确，能否及时发现并报告；事故或险情的报告是否及时，能否按照文件的规定进行；对报告的不符合规定情况、事故、险情是否按规定或公司要求进行了调查和原因分析；各种检查中发现的问题是否采取了相应的纠正措施；是否对纠正措施进行了验证；同类原因造成的不符合是否再次发生。注意事项：及时发现并处理船上出现的不符合规定情况、事故或险情是保证体系有效运行的必要手段，也是船舶审核的重要组成部分。在审核过程中，审核员应避免将问题简单化，而应在询问了解的基础上，通过查看维修记录、航海、轮机日志等多种手段判断船舶是否发生过事故、出现过险情，查阅事故、险情处理记录，并仔细检查有关记录的真实性和完整性；事故和险情的调查报告要强调对事故发生时的情况和环境的描述，以便于进行透彻的分析，分析后要确定造成事故或险情的根本原因；查阅内审、和管理复查以及前一次外审中发现的及日常工作中发现的不符合规定情况的处理记录；查阅内部、外部安全和防污染检查工作记录，核查发现不符合规定情况后是否按相关程序规定进行处理。能够初步判断船员是否熟知不符合规定情况、事故或险情的发现、报告途径及处理程序并在实际工作中认真执行，纠正措施是否真实有效。常见问题：缺乏对不符合规定情况、事故或险情及时报告、调查及分析的意识；不能及时自我发现并报告本部门、本岗位日常工作中的不符合规定情况；对来自PSC、公司自查等的不符合项没有按文件规定处理；不能对不符合规定情况、事故或险情的发生原因进行深入分析，纠正措施就事论事、不彻底，且到期没有及时验证，不符合项未关闭，容易导致问题的重复出现；相关记录不规范，不按照规定表格格式进行记录，无验证记录等。7.船舶及设备维护情况审核要点：船舶及设备维护保养计划的制定情况(计划应覆盖到法定和船级检验的全部项目)；是否按照相关规定要求并结合本船实际制定了合理的维护保养周期；船舶及设备维护保养计划是否经过公司确认；船上实际的维护保养工作是否按照计划内容要求并按适当的周期进行；船岸对维护保养计划的实施情况是否按适当的间隔期进行了检查；对船舶及设备存在缺陷或隐患的报告及处理情况；船上关键性设备及技术系统(包括非连续性使用及备用设备和技术系统)的定期试验或检测情况；修船、备件及物料的管理情况。注意事项：审查员可通过现场询问、交谈，了解船员对职责范围内船舶及设备的维护保养规定的熟悉情况，并查阅有关维护保养记录，以验证其具体执行文件规定的实际效果。审核时应注意结合外部组织以及公司自行组织的对船舶及设备的检查情况，以进一步验证船舶执行维护保养计划及对相关缺陷或隐患的报告和处理情况，是否有纠正和预防措施，并应具体核查相关实施记录。审核员应抽查法定和船级检验项目以验证这些项目是否受到检查，但应避免与验船师一样进行法定的船级项目检验。法定和船级检验报告是审核员验证检查有效性的重要客观证据。如果报告显示出本该由公司或船上检查发现的损坏和失灵，这表明SMS规定的检查不能有效地确保实现规定的目标。对法定和船级检验记录的审查可以证实对重要的船上安全管理功能、制定船上操作/活动计划和须知的程序、公司机务/总管在监督和支持船舶方面的表现、公司内部审核、指定人员的表现和管理复查的有效性，是审核员总体评价SMS运行有效性的依据之一。若发现未对检查中发现的不符合规定情况采取适当的纠正措施，可能表明船舶主管/公司未能有效地响应来自船上的要求，或指定人员没能确保足够的资源和岸基支持，或者存在着其它管理制度缺陷或问题，这是造成不符合的根本原因。船舶“关键的设备和技术系统”通常应包括：舵机、供电设备、动力机械和系统、自动化设备和系统等。对有些设备和技术系统有强制性要求以保持其可靠性，如SOLAS对舵机试验和操练要求，对这些强制性要求在SMS中的落实情况应是审核员验证的重点；但对有些因为其突然失灵会导致船舶危险局面的设备和系统，很可能还没有强制性要求，如：自动化、报警器和安全系统试验；应急设备试验（EPIRB、便携式VHF等）；安全装置（便携式气体二氧化碳探测器等）；找港前和离港前试验。对如何保持船上关键性设备及技术系统可靠性方面的审核，审核员可通过现场查看并要求船员进行实际操作，以验证其是否按规定内容及要求进行，熟练程度如何，进而判断相关设备及技术系统的可靠性及即时可用性能否有保障。常见问题：船舶及设备维护保养计划的制定未结合本船实际，计划有疏漏、不具体、维护周期不合理；计划未经过公司职能部门确认；船员不熟悉该计划，不能严格按照计划内容及要求，尤其是维护保养周期开展维护保养工作；维护保养记录不规范、不具体、存在应付现象；对船舶技术及设备存在的缺陷或隐患不能及时发现并报告，不能按规定程序进行处理；由于船期等原因对设备尤其是关键性设备及技术系统的检查、测试存在偷工减料现象，未按规定纳入船舶日常维护保养计划，需定期试验的应急/非连续使用的设备未按规定进行；设备的实际状况不满足要求；关键性设备及技术系统的可靠性及随时可用性无法保障；无相关记录或记录不规范。8．船上文件及资料管理情况审核要点：SMS文件及相关国际/船旗国强制性规则规定在船上的配备情况；船上有关技术资料的配备情况；文件及技术资料的日常管理（保管、借阅、修改、废止文件的处理情况等）情况。注意事项：审核员应查看文件及技术资料清单，具体核对其配备情况，并通过检查日常文件管理记录，以掌握船上对文件及相关资料的管理情况。审核员应避免以自己的解释要求公司制定更多的文件，但可以在有改进余地的方面鼓励公司。审核应结合公司体系文件管理有关规定进行。常见问题：船上文件清单不完整，船员不清楚具体的文件存放位置或包含在哪本汇编中；实际配备与清单不符；文件修改不及时；作废文件未予清除；随意复印、涂改文件；使用作废文件；对船舶单船操作文件如《应急部署表》、《消防布置图》等未予控制；航海通告未及时登记等。9．船舶内审及管理复查情况审核要点：船舶内审进行情况。船舶内审是由船上单独进行还是由岸上直接组织实施，是否有具体的内审计划，该计划是否已经由指定人员和船长进行了事先确认，内审是否由经过培训的人员实施，内审过程（包括内容、周期及程序等）是否能够严格按照体系文件规定进行，内审记录是否规范、完整和具体，对内审发现的不符合规定情况是否按规定期限采取了纠正措施并予以消除，是否针对具体问题进行了原因分析并提出了预防措施，对所开列不符合的纠正情况是否予以跟踪或验证；船舶管理复查情况（若体系文件明确规定船舶应在必要时进行管理复查）。审核对“必要时进行管理复查”的具体理解，本船是否进行守管理复查，以何种形式进行，船舶管理复查与公司管理复查的时间顺序，管理复查的具体内容及程序是否符合体系文件的规定要求，船舶管理复查报告是否及时书面上报公司，对公司的相关要求是否及时予以组织落实。注意事项：审核主要以询问、交谈和查看记录为主。审核员应特别注意的是：若在检查船舶审核记录时发现内审结论或不符合项标识未涉及安全和防污染管理和操作的实质性内容，但在审核中却发现船舶在此方面存在较大缺陷，这在很大程度上可以对船舶内审活动的实施有效性产生怀疑。船舶管理复查至少应包括：船长对船上体系的复查结果，内审结果，不符合、事故、险情的报告、分析和调查报告，可能的新规范和规则等方面内容。常见问题：没有制定具体的船舶内审计划；船舶没有对内审计划进行事先确认；长时间在外营运船舶的内审不按照计划进行；内审员未经过适当培训且不独立于被审核部门；对内审中发现的不符合项未按照规定及时予以关闭；内审记录敷衍潦草，存在应付现象。对“必要时”进行管理复查不理解；没有按照规定要求组织管理复查；管理复查内容及程序不符合体系文件规定；未及时形成复查报告并上报公司；对公司提出的相关措施或要求置之不理。★船长及船舶部门审核特别要素★1.船长审核要点：对公司安全和环境保护方针、目标的熟悉及理解情况，是否明确实现目标的具体措施；是否完全熟悉安全管理体系文件；确保船舶各部门及人员均能始终贯彻执行安全和环境的方法、途径及措施(如船上安全会议制度、召集船员参与分析和制定改进措施等)；对船长监控职责的理解及执行情况，能否明确具体的监控内容、渠道及有关方式、方法，是否理解并应用SMS中的管理手段；对本船SMS活动所进行的日常监控情况；有效运行体系所需命令的发布和执行情况(如船舶相关会议记录、日常监控指令、航海日志及夜航记录簿的填写内容等)；对复查安全管理体系的具体理解及执行情况，对复查发现的缺陷是否向公司进行了报告并得到了纠正；是否熟悉其职责(管理职责)、权力(绝对权力)以及与船舶、岸基其他岗位的相互关系；对船长绝对权力的理解及在实施过程中所存在的突出问题；船长与公司岸基关于体系运行相关活动的沟通情况(信息交流、资源支持等方面)，如：应审核船舶能否根据船舶安全管理实际需要，及时向公司提出相应的要求或申请(资源支持)。同时还应查找船长获得公司支持的客观证据，如：对船员配备、船舶及设备的维修方面要求的反应及对SMS中已标识的缺陷的反应等；船员在船培训(包括应急训练和演习)和考核情况(船长的统一领导、协调和监控作用)；船上体系相关活动的进行情况(重点在内审，管理复查，不符合规定情况、事故或险情的报告、调查分析、处理及验证情况等)。注意事项：在审核过程中，审核员可通过与船长交谈、询问，并查看相关工作记录及具体事例进行核实和验证。进而对船长是否完全熟悉安全管理体系、是否能够有效监控船上体系的运行，能否真正行使其绝对权力，能否按照文件规定有效开展体系相关活动有一个比较全面的认识。审核员通过判定船长能否真正履行其职责，可对全船体系活动的运行有效性有更加明晰的了解，从而有效提高船舶审核质量。常见问题：不能做到完全熟悉安全管理体系；对实现公司安全管理目标的具体措施理解肤浅，不能结合本船实际予以考虑；未通过教育、培训、考核和奖惩等方法，激励和调动船员遵守公司安全和环境保护方针的积极性；将船长具体业务职责和体系内的监控及管理职责相混淆；不熟悉船上体系运行日常监控渠道和方法，不能督促船上各部门及时自我发现所存在的不符合情况，对船上体系运行相关活动核查工作不到位，不能发挥其监控作用；没有结合体系文件在船上的实际运行情况，尤其是关于关键性操作方案、紧急情况的标明及反应程序和须知、船上关键设备及技术系统可靠性的保障措施等，就体系文件本身的适应性、可操作性等方面进行认真复查并及时上报公司；船舶应急训练和演习(包括船岸联合演习)未按规定程序、内容及间隔期进行，事先无准备，事后无总结；对船员的在船培训和考核流于形式；对事故或险情的报告、调查和处理未严格按照规定程序的内容进行；不能有效运用船舶内审、管理复查等体系相关管理手段，及时发现体系运行中所存在的不符合项并加以整改，存在应付和走过场现象；对公司有效性评价和管理复查结论，不能结合本船实际情况及时分析原因、查找隐患，并提出纠正和预防措施。2.甲板部审核要点：除了按照以上对通用要素的要求进行审核外，对甲板部的审核还应考虑其特点，即在审核过程中，审核员应结合甲板部关键性设备及技术系统，如：航行及助航仪器、无线电设备、救生消防设备等；关键性操作，如：开