医院文件管理制度

医院文件管理制度1.前言本医院文件管理制度的订立旨在规范医院内文件的创建、传递、保管和销毁过程，保障文件的安全性、准确性和可靠性，提高工作效率和信息管理水平。本制度适用于医院各部门及相关人员。2.文件的定义文件是指纸质或电子形式的文字、数据、图像、声音等信息载体，包含但不限于文稿、报告、提案、通知、函件、合同、会议记录等。3.文件的分类3.1按目的分类依据文件的目的，将文件分为以下几类：决策文件：用于决策和订立政策、规章制度的文件；行政文件：用于组织与管理的文件；业务文件：用于开展具体业务工作的文件；资产文件：用于管理和记录资产的文件；工作文件：用于日常工作中的记录和传递信息的文件。3.2按形式分类依据文件的形式，将文件分为以下几类：纸质文件：以纸质形式保管的文件；电子文件：以电子形式保管的文件，包含电子文档、电子邮件、电子表格等。3.3按紧要性分类依据文件的紧要性，将文件分为以下几类：紧要文件：对医院运营、决策具有重点影响的文件；一般文件：对医院运营、决策有肯定影响的文件；次要文件：对医院运营、决策影响较小的文件。4.文件的创建与登记4.1文件创建文件的创建应明确文件的目的、内容、格式、密级和保密期限等要求；文件的创建应使用统一的模板，并依照相关规定填写相关信息；文件的创建应严格遵守国家和医院的法律法规。4.2文件登记文件的登记应在文件创建后及时进行，包含登记文件的标题、编号、日期、密级等信息；文件的登记应由文件的责任人或经办人进行，并在文件中签名确认；文件的登记应在纸质文件上作出标识，电子文件应在系统中进行登记；文件的登记信息应及时更新，确保记录的准确性和完整性。5.文件的传递与保管5.1文件的传递文件的传递应明确传递的目的、方式和对象；文件的传递应采用正式的渠道，确保传递的及时性和准确性；文件的传递应记录传递的时间、方式和接收人等信息；文件的传递应遵守相关保密规定，确保文件的安全性。5.2文件的保管文件的保管应依照肯定的分类和编号规定进行，方便查找和管理；纸质文件应存放在特地的文件柜或档案室中，确保文件的安全和防火；电子文件应存储在特地的服务器或云存储平台中，并进行定期备份；文件的保管期限应依据文件的不同性质和要求进行确定；文件的保管期满后，应依照相关规定进行销毁或归档。6.文件的销毁与归档6.1文件的销毁文件的销毁应依照文件的保密级别和保管期限进行；文件的销毁应经过相关部门审批，并由专人进行销毁；文件的销毁过程应记录销毁的时间、方式和责任人等信息；文件的销毁应符合环保要求，采用安全、可靠的方式进行。6.2文件的归档文件的归档应依照文件的分类和编号规定进行；归档文件应存放在特地的档案室中，并进行定期整理和检查；归档文件应设置访问权限，并定期进行保密审查；归档文件应定期进行档案清理，保持档案的乾净和有序。7.文件的安全保密文件的安全保密应遵守相关的国家法律法规和医院的规定；文件的传递和保管应加强物理和系统安全措施，防止未经授权人员的访问和泄露；文件的保密级别应依据文件的内容和影响程度进行确定，并进行标识；文件的保密期限应依据文件的内容和规定进行确定，并进行定期审查。8.文件管理责任文件管理责任人应负责订立和执行文件管理制度，并对文件的创建、传递、保管和销毁进行监督和检查；文件管理责任人应定期对文件管理工作进行评估和改进；文件管理责任人应负责员工的文件管理培训和引导。9.文件管理违规处理对于严重违反文件管理制度的行为，将依照相关规定进行纪律处分；对于违反文件管理制度的细小行为，将予以口头警告、书面通报等纪律提示