某集团公司行政综合管理实施办法

页附件3:文书档案保管期限表一、综合类1、党组织(党委、支部,下同)、会议记录永久2、党员学习、组织生活、民主评议党员等会议、记录、有关工作安排、总结报告30年3、党组织召开重要会议文件材料⑴通知、名单、议程、报告、领导讲话、大会发言、选举结果、决议纪要永久⑵会议未通过的材料10年4、党组织召开一般性会议文件材料⑴通知、名单、议程、讲话、报告、总结、记录30年⑵个人发言、参考材料10年5、党组织换届、领导任免、增补成员的文件材料永久6、党、纪检监察年度工作安排、总结、重要报告等文件材料永久7、党组织、党员受到上级党组织表彰的文件材料⑴省级以上的(含省级)永久⑵地县(市)级以下的30年8、党员违纪受处分文件材料⑴影响较大的、严重的永久⑵一般性的30年9、接收预备党员、预备党员转正的文件材料永久10、党组织年度统计报表、党员花名册永久11、党员组织关系介绍信及存根永久12、党费收缴名单、收据等10年13、党组织编辑的史志、组织沿革、大事纪汇编等永久14、党组织贯彻上级党组织方针政策、文件、领导讲话、指示等精神的安排、情况报告10年15、公司行政会议记录,董事会、总经理办公会、管委会、监事会、员工代表大会、股东会等公司性会议记录永久16、各部门会议记录10年17、参加政府召开的重要会议文件材料⑴重要的 10年⑵公司领导会议的发言材料10年⑶一般的10年18、公司召开的工作会议和重要专业会议文件材料⑴报告、讲话、纪要、重要照片、录音永久⑵典型材料发言10年19、政府机关颁发的文件材料⑴属于公司主要业务执行的重要法规、条例、命令的文件永久⑵属于公司主要业务执行的有关规定、办法、细则30年⑶需要执行的一般性文件材料10年20、公司综合性、重要专题性的调查报告⑴一般性单项调查报告10年永久21、公司制发的文件材料⑴具有方针、政策、法规性的文件永久⑵一般性业务问题的30年⑶事务性具有参考价值的10年22、公司生产经营工作活动总结报告⑴年度生产经营工作相关计划、规划、总结、报告、经营大纲永久⑵半年的、季度、月度的、一般专题的相关计划、规划、报告30年23、公司各项工作统计报表⑴汇总的、年度和年度以上的专题的永久⑵季度、月份的10年24、公司生产经营工作受政府表彰文件材料⑴省级以上的(含省级)永久⑵地、县(市)以下的30年25、公司与有关业务单位签订的合同合约、协定、协议书等⑴有长远利用价值的永久⑵重要的30年⑶一般的10年26、处理群众来信来访的文件材料⑴有政府领导人和公司领导重要批示和拟处理结果的30年⑵没有处理结果的10年27、公司各部门报送的工作总结、报告、统计报表⑴年度和年度以上的,重大问题的报告30年⑵年度以下的,一般问题或专题报告10年28、财产、物资、档案等交接凭证、清册⑴公司的30年⑵部门的10年29、公司编辑的史志、组织沿革、大事纪汇编等永久30、公司制订的各项规章制度、办法、合适的方案、条例等⑴综合性的永久⑵单项的30年31、公司名称、章程、股东、注册资本、各类证照及证照的变更、员工出资认股等相关的文件材料永久32、公司生产经营重大调整、合（兼）并、改（重）组、整合等相关的文件材料永久33、收、发文簿10年34、公司报刊10年二、人力资源类1、公司内部机构设置、撤并、名称更改、高层管理管控人员（股东会、董事会、监事会、经营班子成员）调整、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信的文件材料永久2、⑴公司的永久⑵部门的30年3、干部职务任免文件材料⑴公司领导职务任免文件材料永久⑵公司内部科室、负责人及一般干部行政职务任免30年4、员工被评为劳动模范、先进生产(工作)者的文件⑴省级以上的永久⑵地、县(市)及本公司的30年5、违纪人员的处分材料⑴影响较大的永久⑵一般性问题30年6、员工录用、转正、定级、调资、离退休、复转、抚恤、死亡等文件材料永久7、员工专业技术职务的评审、考评(核)的文件材料永久8、员工调动、分配工作、行政、工资介绍信及存根永久9、人力资源、劳动保障、工资、财务等年度报表、职工花名册永久三、业务类1、公司生产经营工作活动文件材料⑴年度生产相关计划、规划、总结、报告永久⑵半年的、季度、月度的生产相关计划、规划、总结、报告30年2、上级颁发的关于公司相关工业科技方面的决议、指示、命令、规定、意见、通知等文件材料⑴颁发机关30年⑵执行单位10年⑴颁发机关30年⑵执行机关10年4、公司就有关科学、技术、产品、生产问题向上级请示及上级对请示问题的批复等⑴重要的永久⑵一般的30年5、上级召开的各种类型关于技术工艺、标准、科技方面专业性会议报告、决议、总结等文件⑴重要的永久或30年⑵一般的10年6、关于制药、医药、药包材技术学会方面的文件⑴会议简报、纪要、总结、记录以及会议报告论文等30年⑵会议中交流的技术文件等10年公司三废利用成果、污染监测资料和环保技术成果，治理相关项目验收等资料。⑴重要的永久⑵一般的30年8、公司编制的安全生产技术监察文件、制度、办法⑴重要的30年⑵一般的10年说明：1、凡记录和反映本公司主要职能活动的，在生产经营工作中需要长远利用的，应为永久保管；凡长时间内具有利用价值的，为30年保管；在短时间内需查考利用的，定为10年保管。2、凡介于两个保管之间的保管期限从长。附件4:科技档案分类、立卷、归档方法1、基建档案（JJ）：按工程相关项目分类，即将一个独立的基建（建筑）工程相关项目的全部档案材料作为一类立卷归档。如：固体制剂（三楼）车间（包括水、电、暖线等）、浴室、门房、科技楼、供电、上下水、供气、烟窗、院墙等独立的工程相关项目。每个工程具体归档合适的内容包括：选址、地质、水文、土地征购报告、批复及协议、施工合同合约、协议或重要施工记录（地下情况、隐蔽工程），会议记录、会议纪要，图纸（平面图、结构图、基础图、施工图、竣工图等）、材料验收合格证，重要构件试验记录、报告，设施安装调试记录，设计更改单、通知单、全套施工、竣工图样（土建、管道、电气、上下水、工艺布置）、竣工验收报告、工程概预算、决算报告和重要的大修、加固、改建、扩建相关项目的科技文件材料。2、产品档案（CP）：按产品的名称、规格和时间顺序立卷归档。3、新品研制（YF）：按产品的名称、规格和时间顺序立卷归档。具体立卷归档合适的内容包括：（1）原始依据性材料、可行性报告书、建议书、任务书、协议书、专题会议纪要，来往函电，各种调研材料、工艺配方、研制相关计划、大纲、临床资料及总结、各种研发上报资料、批复、标准、证书等。（2）中间性材料：设计计算文件（计算方法、程序、结果、报告等），关键技术问题，专题分析报告，技术总结等。（3）成果性材料：全套工艺、配方设计定型文件材料、技术文件、定型验收、认证文件等。4、产品生产（SC）：具体立卷归档合适的内容包括：任务来源、各种协议、报告、批复、全套产品试生产、正式生产及定型文件材料、批号、生产指令、记录、技术文件、更改单及更改、补充文件、工艺合适的方案，工艺、产品说明书，工艺专题技术总结与工艺装备图样，原辅包装材料、产品的重要试验记录报告、检验、化验、质量报告、技术攻关记录、技术总结报告、生产定型报告与批复等。5、设备仪器档案（SB）：具体立卷归档合适的内容包括：（1）专用设备仪器随机的说明书、图样、履历表、照片、鉴定书等。（2）通用、专用设备、检测设施和固定资产设备的调拨、停用、报废、新增、启用等情况的材料、报表。（3）自行研制设备按科研档案进行归档，归档范围参照产品研制合适的内容。（4）各种设备在使用维护中形成的记录和其他技术文件，也应整理归档，由设备管理管控部门保存使用。6、科研专题档案（KY）：具体立卷归档合适的内容包括：任务书、专题调研报告、研制相关计划、大纲、合适的方案论证报告、计算、验收记录及报告，技术图样等有关成果性技术文件材料、技术鉴定、认证、专题研究工作总结，使用效果等。7、相关项目（XM）：按相关项目的名称和时间顺序立卷归档。8、其它档案：（1）质检（ZJ）：各类产品标准、考核指标，各级实物质量测试，产品关键相关项目合格率，原辅材料、产品化验报告，产品升级评定书，质量工作动态，事故分析处理，有关提高质量的会议记录，用户座谈会纪要和产品批号、注册商标照片，QC、QA小组活动成果等有关质量方面的技术文件材料。（2）环保、计量（HBJL）：本公司污染监测资料和本公司环保技术成果，治理相关项目验收、上报等资料。对新开箱启用的仪器、仪表相关的说明图册（表）、图纸、检测、鉴定书等资料。（3）安全、能源等方面的图纸、图表、制度、办法、有关技术性的文件材料等。（4）同外单位协作相关项目，只归档本公司承担任务部分的科技文件材料。（5）公司通过文书渠道上报下达的技术性文件，应送交档案室归类科技档案并存档两份；上级下达、兄弟单位发来有关技术性的文件，档案室应定期复制配套归类科技档案并存档两份。附件5：科技档案归档的范围、保管期限和归档时间表序号归档范围的名称、条约条款保管期限归档时间1上级颁发的关于公司相关工业科技方面的决议、指示、命令、规定、意见、通知等文件材料。⑴颁发机关⑵执行单位永久永久(长期)收文后及时归档2⑴颁发机关⑵执行机关永久长期收文后及时归档3本公司就有关科学技术、产品、生产问题向上级请示及上级对请示问题的批复等。⑴重要的⑵一般的永久长期发文与收文后及时归档4上级召开的各种类型关于技术工艺、标准、科技方面专业性会议报告、决议、总结等文件。⑴重要的⑵一般的永久长期会议结束后一月内归档5关于制药、医药、药包材技术学会方面的文件

⑴会议简报、纪要、总结、记录以及会议报告论文等⑵会议中交流的技术文件等永久短期会议结束后一月内归档6本单位编制的各种设计大纲、设计任务。⑴重要的⑵一般的永久短期完成后归档7⑴重要的⑵一般的永久长期科研完毕后一月内归档8产品批号、文号、产品工艺、配方技术文件、明细表、包装及包装物的图样、产品说明、生产指令、记录、产品样本、原辅包装材料、产品检化验报告等⑴重要的⑵一般的永久长期(短期)产品试制(生产)鉴定发证后配套整理归档9工艺方面的科技文件材料、工艺设备、工艺规程、技术标准、技术条件、工艺卡片图样工艺、工装等文件材料。⑴重要的⑵一般的长期短期完成后归档10购进设备、动力设备、电气设备、电机、机床仪器、车辆等登记卡、帐，设备图纸、出厂证、装箱单、外观照片（图片）图册，使用说明书，操作规程等。永久(长期)安装验收后一月内归档11购进设备（重要设备）安装、调试原始记录、验收证明书、埋件位置、地下管道位置永久(长期)安装验收后一月内归档12重要设备运行、维修记录、大修相关计划、大修记录、事故处理意见⑵一般设备

长期短期13自制关键设备、试制、试验过程中重要的原始记录及数据，革新、改造设备形成的科技文件材料。永久(长期)研制成功，整理出全套科技文件材料后归档14土建设施⑴重要的⑵一般的

永久(长期)短期完工后一月内归档15各种电气设备、图纸、使用说明书、安全操作规程、工艺要求永久(长期)完成后归档16安装原始记录，各种电气了设备技术数据，线路图、各种电气设备大修相关计划、大修记录、事故处理意见等。永久(长期)安装验收完毕后归档17电路图、设备布置图（平面、侧面、正面图、效果图）永久(长期)18建设工程、设计等文件材料⑴建筑工程文件：申请基建的报告、通知、批复；征地（地点）报告、批复；原料来源、水源动力来源，生活供应，地质调查、勘测，投资预决算、相关计划、通知；会议记录、汇审纪要；基建固定资产报废批复，资产评估确认、通知，重大质量问题分析与措施，工程验收报告及鉴定书等；a、大样图（房内大样构造设备布置图、放大尺寸等）c、竣工图⑶预算、决算造价报表重要的永久一般的长期完工或竣工后一月内归档⑷工程验收合格证、基建工程招标、承包合同合约，基建工程施工资料，基建贷款，抵押合同合约、委托书、协议书、公证书、资金缺口报告、通知⑸基建工程申请报告（无批复）各类临时性合同合约、环境影响报告书、安全制度等长期短期19扩建、改造工程等文件材料⑴设计工程相关计划、施工合适的方案、施工预、决算造价表永久(长期)完工后一月内归档20三废利用成果⑴重要的⑵一般的

永久长期成果、鉴定后归档21编制的安全生产技术监察文件、制度、办法⑴重要的⑵一般的

长期短期编制审批后归档22质检：各类产品标准，参考指标，各级实物质量测试、产品关键相关项目合格率，原材料、产品化验报告，产品升级评定书、质量工作动态，事故分析处理，产品批号、注册商标、照片、QC、QA小组活动成果等有关质量方面的资料。⑴重要的⑵一般的永久长期各项工作、活动结束后一月内归档23环保、计量方面：污染监测资料和环保技术成果，治理相关项目验收等资料。新开箱启用的仪器、仪表、说明书、图册、图纸、鉴定书等资料。⑴重要的⑵一般的永久长期验收后一月内归档；仪器安装并验收后归档《科技档案保管期限、归档时间表》说明1、科技档案的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）和短期三种：凡记录和反映本公司主要职能活动的，在生产、建设中需要长远利用的，应为就久保管。凡长时间内具有利用价值的，为长期保管。在短时间内需查考利用的，定为短期保管。凡介于两个保管之间的保管期限从长。2、科技档案的保管期限，由技术文件材料归档时的年度算起。鉴定保管年限已满的技术档案，需要延长保管年限，从鉴定时间年度算起。3、表内所列的“重要的”和“一般的”区别是：“重要的”是指本公司主要技术职能活动成果较大的科技问题，而具有历史价值的；“一般的”是指主要职能活动的成果，一般技术性问题，科学历史价值不大的档案工作。附件6：科技档案分类编号方法（一）编号方法1、编号的确定：科技档案号由分类号、代号（或型号）和卷号三部分组成。如：设备类SB1C620——010保管单位顺序号设备型号设备档案分类代字代号设备档案代字（二）文件和图序号编排法一个保管单位，一般文字在前，设计附图按原有图号顺序排列，统一按顺序一次编成，文件编号在右上角，图纸背后在左上角。科技档案分类编号方法类别代号类别代字（分类）类别全称01设

备（S）机器汽车仪器水电各种机器汽车运输设备各种测试仪器大型水泵及电气、设备02基建（J）基本建设工程类03工艺技术（G）工艺技术方面的科技文件材料产品类（C）04产品一产品二产品三其它各种规格的产品一各种规格的产品二各种规格的产品三其它产品制造等综合类（Z）05管理标准化环保三废质量技术管理管控、技术规程等文件标准化科学类三废利用类全面质量管理管控类附件7：档案、资料、书籍借阅制度一、档案、资料仅供本公司工作、员工参考学习和工作业务往来单位查阅之用，一般不外借。外单位如确需查阅的，应持单位正式介绍信，经公司总经理批准，并办理查阅登记手续。二、需借阅、查阅有关档案，应填写档案查阅登记表，借阅持登记卡，经行政总监批准，方可借阅，并签注借阅时间，按借阅时间归还，需要延长，应提前告知档案室，另行办理手续。三、所借阅的档案必须精心爱护，妥善保管。借出档案，必须保证原状和完整无缺，不得在档案上作记号、涂改、粘污和拆散、剪裁或偷换、撕毁，未经许可不能供他人携带外出，不能丢失。四、对不遵守借阅制度，不听劝阻或劝阻无效，档案管理管控员有权拒绝借阅。五、借阅归还档案，档案管理管控员要查对合适的内容、目录、张数和有无损坏现象。否则，一经发现造成损失的，由当事人负责赔偿并给予严肃处理，触犯法律的，将提请司法诉讼给予处理。六、对机密档案的摘抄、复制，必须经公司总经理批准，对于摘抄的档案必须记在保密本上，经档案管理管控员审查后，方可带走，利用者对摘抄的档案要妥善保管，并负完全责任。七、借出档案最长期限不得超过五天，若因工作需要，按期不能归还者，应提前告知档案室，并办理续借批准手续，若无故长借不归，每逾期一天罚款30元，情节严重者，将给予严肃处理。八、对需要复制档案的，必须由档案管理管控员本人复制，不得由借阅人本人复制。是本公司员工的须行政总监批准，是外单位的须持本单位正式介绍信，经总经理批准同意后，方可复制并填写出处及复制时间，加盖印章。九、资料、书籍均应