某集团档案管理制度汇编

页第二编文书档案整理细则为了实现公司档案管理管控的系统化、标准化，为公司的经营发展提供有效的档案利用，根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）结合公司特点，特制定本细则。一、整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件不同价值，便于保管和利用。二、释义：文书档案是指公司各部门在企业管理管控、投资发展、安全生产管理管控、国际国内业务管理管控、行政管理管控等活动中形成的以文字和纸质为主要信息记录方式的有利用价值保存备查的文件。三、整理步骤1、装订归档文件以“件”为整理单位进行装订。正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；来文与复文为一件；文件处理单与文件为一件；报表、名册、图册等每册（本）为一件。件内稿本、文本的排列。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文版本在前，其他文种版本在后。有文件处理单的，应放在文件的前面。装订方式和装订材料的选择装订材料没有统一规定，但应符合档案保护的要求，对归档文件无损害，不能影响档案的保存寿命。一般采用缝纫线在文件左侧或左上角轧边，较厚文件可采用“三孔一线”的装订方式。另外还可采用不锈钢订书钉、不锈钢夹等装订方式。已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的，无须另行装订。装订的要求装订文件要力求整齐、结实、美观。一般说来，采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐，采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。2、分类本细则采用“年度—机构(问题)—保管期限”的分类方法。（1）按年度分类。以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。一般以文件的签发日期判定文件所属年度。有针对年度的文件材料（如年度相关计划、总结、报表、名册）等分入针对年度。跨年度办理完毕的文件材料分入办结年。相关计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进等材料合适的内容所指年度与文件形成年度不一致，统一按其形成年度。例：2005年形成的《2005~2008年工作规划》，应归入2005年度。对请示与批复、转发件与被转发件、会议、案件等跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。例：下级单位2005年12月写的请示，上级单位2006年1月收到，如将“请示与批复为一件”，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2006年。（2）按机构（问题）分类。将同一个机构的文件作为一类。有的文件不适合按机构分类的，可以按问题分为一类。（3）按保管期限分类。将同一机构同一年度同一相关项目的文件按照永久、30年、10年。（4）在保管期限下，以问题为主，兼顾其它特征组卷。不适合按问题组卷的文件材料区别对待，如周报、月报、相关计划、总结、报告等综合性文件材料按名称组卷；会议文件材料按会议名称组卷；统计报表、通知书等按名称组卷；内部刊物按名称组卷。分类合适的方案：例：2007年各部门永久、30年、10年2008年各部门永久、30年、10年2009年各部门永久、30年、10年3、排列归档文件应在分类合适的方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。4、编号归档文件应依分类合适的方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关合适的内容。归档章设置年度、保管期限、机构（问题）、件号。（1）年度。文件的形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2004。（2）机构（问题）。作为分类合适的方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。（3）保管期限。归档文件保管期限的代码。永久（A），30年（B），10年（C）。（4）件号。文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个年度每个机构每种保管期限每个问题的归档文件从“1”开始标注。5、编制归档文件目录归档文件目录设置件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、盒号、备注等相关项目。件号：文件的排列顺序号。（2）责任者：文件的发文机关或署名者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称；联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时加“等”字可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。（3）文号：文件的发文字号。（4）文件题名：文件标题。没有标题或标题不能说明文件合适的内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号；题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称；正文与附件，转发文与被转发文，如果正文题名反映出附件合适的内容，转发文题名指明被转发题名的，填写时仅抄录正文题名、转发文题名；否则，附件题名、被转发文题名均要抄录，并加“（）”号标识。（5）日期：文件的形成日期。以8位阿拉伯数字标注，格式为“年-月-日”，如“2004-10-19”。（6）页数：每件归档文件的页数。有字迹和图表的页面算作一页，空白页不算页数。（7）盒号：同案卷号。（8）备注：注释文件需要说明的情况。归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型。归档文件目录应装订成册并编制封面。封面设置年度、保管期限、机构（问题）相关项目。6、装盒归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表、盒内文件目录、档案盒封面及盒脊相关项目。（1）备考表备考表置于盒内文件后，相关项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人和检查日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员签名。整理日期：立卷完成的日期。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名。检查日期：检查的日期。（2）盒内文件目录盒内设文件目录，是为了便于盒内文件材料的保管、利用和进出核查。在相关项目设置、填写合适的内容和要求上与归档文件目录完全一致。（3）填写档案盒封面。文书档案的档案盒封面无需填写。（4）填写盒脊。文书档案的盒脊设置年度、保管期限、起止件号、机构。第三编声像档案管理管控办法声像档案是指公司在各项活动中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体的历史记录。公司声像档案是公司档案的重要组成部门，实行集中统一管理管控的原则。公司声像档案的归档范围1、反映公司概貌的声像材料。

2、公司召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）。

3、公司在涉外活动中形成的声像材料。

4、公司重要工程建设中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式等）。

5、公司其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。

6、其它具有保存价值的声像材料。声像档案的归档要求（一）声像档案在产生后应及时向综合档案室归档。（二）声像档案必须图像清晰，声音清楚。并由移交部门加以必要的文字说明。（三）移交部门填写声像档案移交清册目录，一式两份，交接双方各留一份备查。声像档案的整理。声像档案按照不同载体进行整理。因公司主要的声像档案主要为照片档案和光盘档案，这里以照片档案和光盘档案的整理为主。一、照片档案的整理1、照片档案按照年度—组别的分类方法进行分类。一组照片为反映一次活动或一个问题的若干张照片的总和。一个年度内的照片按照每组照片产生的时间顺序排列。照片号的格式为年度—组号—张号。一组照片为一个组号，每组照片中的每张照片按顺序编号小流水号。如“2006-01-03”，即是2006年度第一组的第一张照片。2、照片应放入照片册保存。3、照片册内的每张照片应该填写照片说明，包括单张照片说明和照片档案总说明。（1）单张照片说明包括照片号、底片号、参见号、时间、地点、摄影者、事由。事由应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息。（2）照片档案总说明：在一册照片档案之前，概括揭示该册照片所反映的全部信息。说明时可以分组说明，并注明每组照片的起止号。4、照片档案卷内目录的编制。每册照片档案应编制册内照片目录，置于每册档案盒首页。二、光盘档案的整理1、光盘档案按照年度进行分类。一个年度内的光盘按照产生的时间顺序排列。2、光盘应放入专门的光盘档案盒内保存。3、光盘档案盒内的每张光盘应该填写光盘说明，包括单张光盘说明和光盘档案总说明。（1）单张光盘说明包括全宗号、目录号、分类号、卷号、代号、光盘名称、刻录人、刻录日期。全宗号、目录号无需填写。分类号填写光盘的年度，如“2005”。卷号填写一个年度内的光盘顺序号。光盘名称即光盘合适的内容的简要描述。（2）光盘档案总说明：在一卷光盘档案之前，概括揭示该册光盘所反映的全部信息。4、光盘档案卷内目录的编制。每卷光盘档案应编制卷内目录，置于每卷光盘档案盒内首页。声像档案按照不同载体编目、排列。声像档案一般不外借。如有特殊需要，需要外借，须经部门总经理或负责人及行政部总经理批准同意后，方可借出。附件1：声像档案移交清册目录声像档案移交清册目录序号照片/光盘档案题名张数/盘数拍摄/刻录时间文字说明移交人：接收人：日期：附件2：照片档案卷内目录照片档案卷内目录照片号照片题名拍摄时间照片所在页号底片所在卷号/页号/底片号备注附件3：光盘档案卷内目录序号光盘名称刻录日期刻录人密级备注光盘档案卷内目录第四编实物档案管理管控细则一、实物档案的归档范围凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下：1、本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖怀、牌匾等。2、本单位举办或承办重大活动形成的有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。3、本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。4、其它有重要保存利用价值的实物。二、实物档案的归档要求1、实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏或转送他人。2、归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。3、归档的实物档案应保持整洁、无破损。三、实物档案的整理（一）分类实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别，由于每年形成的实物档案合适的内容单一，主要是一些荣誉实物档案，所以可以不分类，打破载体形式界限，直接按归档时间顺序统一编号。（二）编号依照实物形成的时间先后顺序排列，从1开始编制流水号，实物档案应以“件”为单位，按一件一号的原则进行编号，并在实物上粘贴标签，平面实物粘贴在实物反面的右下方，立体实物将标签粘贴在实物底部。归档章相关项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号。全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。可以不编。目录号：可以不编。年度：实物形成的时间，注明到年份。案卷号：每件实物档案的流水编号。归档章相关项目应用阿拉伯数字填写，书写材料应符合档案管理管控要求。（三）编目实物档案应按分类编号要求，将目录录入计算机，编制实物档案案卷目录，案卷目录的格式用文书档案案卷目录格式，题名注意要注明标准合适的内容外，应注明载体。（四）保管实物档案从某种程度上体现着一个企业的发展史和光荣史，有着不可替代的地位和作用。许多实物都具有较强的代表性、可参考性，所以它的保存又不能象文书档案、科技档案那样简单地放在档案柜中，而是要采取相对开放式的保管方式。如：整齐地陈列于荣誉室，使各阶段、各项工作中取得的成绩得展示，对本单位的工作人员是一种鼓舞和激励，能发挥其他档案不可替代的作用。当然，并不是所有的实物档案都要陈列出来，对于那些未被列入陈列柜中的实物档案，并不意味着将其打入冷宫，对其置之不理，而是要妥善放置于档案柜中，以被利用。具体保管要求有六点：1、实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。2、对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。3、实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。4、存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。5、奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成保管或折叠后放入档案盒保管。奖杯存入要避免又叠压、挤碰。（五）利用1、利用实物档案必须严格履行登记手续。2、利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准后才能利用。3、归还实物档案时，档案管理管控人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应追究责任。第五编人事档案管理管控细则（仅供参考）人事档案是公司人事部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现及工作变动等合适的内容的文件材料，是组织对个人培养、使用、提升、晋级的重要依据,为加强人事档案的管理管控，提高科学管理管控水平，确保人事档案的完整与安全，有效保护和利用档案，更好地为公司各项管理管控工作服务，根据《企业职工档案管理管控工作规定》制定本细则。一、人事档案的归档范围第一类、履历材料；第二类、自传材料；第三类、鉴定、考核、考察材料；第四类、学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、考绩、审批材料等）；第五类、政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类、参加中国共产党及民主党派的材料；第七类、奖励材料（包括科学技术和业务奖励英雄模范先进事迹）；第八类、处分材料（包括甄别、复查材料、免于处分的处理意见）；第九类、录用（包括劳动合同合约书）、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会议登记表等材料；第十类、其他可供组织参考的材料；二、人事档案的移交1．人力部门负责人事档案的补充、收集、整理和归档，档案室负责人事档案的接收、整理、保管和提供利用。2．人力部门明确专人负责人事档案管理管控工作，与档案保管部门建立人事档案接口关系，保障人事档案材料的及时归档。3．在职工调整职级、评定工作岗位技术、考核考察等活动结束后，将形成的材料10天内送交档案管理管控人员归档。

4．立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经部门审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。对不符合归档要求的档案材料，及时通知形成材料的部门，补送材料或补办手续。5.除做好日常收集工作外，每半年进行一次集中全面收集。对较大规模的考察、考核、职务和工资变动、评聘专业技术职务等工作中形成的档案材料，及时进行重点收集。

6.人事档案材料统一使用A4的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。归档材料原则上为材料原件，电传文件也可归档。7．每年年底全面检查核对一次档案，并与人事部门核对各类人员的增减情况。三、人事档案的整理第一、二、三、四、七、十类人事材料按其材料形成时间先后排列，其中第七类奖励材料应将单位的审批材料放在前面。第五、八类排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对决定处分和结论的意见、调查报告、证明材料、本人检查、交待材料。第六类、材料应将入党、入民主党派的材料分别排列、入党志愿书排在入党材料之前，然后排列申请书、转正申请书、党员登记表等。第九类材料按合适的内容性质与时间相结合的方法排序，先分成4个小类：1）工资待遇材料；2）调动、任免与离退休材料；3）出入境材料；4）其他材料。各小类内的材料，均按形成时间的顺序排列。人事档案清点无误后，办理登记、编号、归档入库。整理分类方法如下：1．档案编号以员工工号或入职编号为准。例：编号：0001姓名：XXX2．入职职工档案。编号：RS-R-200X。3．招聘档案。编号：RS-Z-200X。4．培训档案。编号：RS-P-200X。5．薪资福利档案。编号：RS-X-200X。6．人事规章制度。编号：RS-G-200X。7．其他文件资料。编号：RS-Q-200X。8．档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。四、人事档案的查阅和借用管理管控1．人事档案原则上不外借。各部门因工作需要查阅人事档案时，须经所属主管领导批准、档案管理管控部门核实后，方可办理借阅手续。2．外单位查阅人事档案时须持本单位组织（或人事）等部门出具的介绍信，并经本公司部门经理签署意见后，方能借阅。3．借阅期间，应做好人事档案的安全、保密。查阅档案一般在档案室（或办公室）查阅，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案合适的内容，违者严肃处理。

4.借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复制档案合适的内容。因工作需要从档案中取证的，须经档案主管部门领导批准后才能复制办理。5．任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。第六编会计档案管理管控细则（仅供参考）一、会计档案的定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算材料，它是记录和反映本公司经济业务的重要史料和证据。1998年财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理管控办法》对会计档案的管理管控作了严格要求。《办法》规定，各单位每年形成的会计档案都应由财务会计部门按照归档的要求负责整理立卷。会计档案在会计年度终了一年后向档案部门移交，不得自行封包保存。二、会计档案的整理（由会计部门立卷）一般采用年度—形式（名称）—保管期限分类组卷，即把一个单位形成的会计档案先按年度分开，然后再按名称分类，在每一类中按保管期限顺序排列，一年一个流水序号。（一）会计凭证的整理1．按月度进行整理，记账凭证应折叠整齐，每月订成一册或数册，每册厚度在3CM。2．加盖牛皮纸封面、白纸封底或牛皮纸包角。用红色活字数字注明册数和数量。（二）会计账簿的整理按照账簿种类整理立卷，具体方法是：1.订本账，依次编写有效页号，并在原装订本正面贴上会计账册封面；2.活页或卡片账页，先去掉空白页并依次编排页号，再装订，并贴上会计账册封面；3.会计账簿编号为一年一编，具体顺序：总账——明细账——银行日记账——现金日记账——辅助账。4.编号：账簿类内按保管期限递减的原则，所有各种账簿案卷统一由年编案卷顺序号。5.填写案卷目录。6.装盒。按案卷号顺序装满一盒再装第二盒，不同年度的会计账册不能装入同一盒。（三）报表的整理：1.组卷年度报表，独立组卷。在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。2.编制页码。在文件右上角编制页码。3.编制卷内目录。卷内目录包括顺序号、责任者、文号、文件题名、日期、页号、备注。4.装订：组好的案卷要除去卷内文件的金属物，加卷内目录，采用三孔一线方式装订。5.填写备考表、封面。三、排架顺序和存放顺序上架排列方式与本单位档案分类合适的方案一致，采用按档案年度,再按类别顺序排列。存放顺序从左到右，从上到下方式。四、会计档案的移交1．会计档案由会计部门保管1年期满后移交给本单位综合档案室保管；2．会计部门编制移交清